Bli organisert: 10 strategier for bedre og mer effektive oppgavelister

Hvor effektiv er oppgavelisten din? Hjelper det deg å planlegge dagen din? Hjelper det deg å prioritere? Eller er det en uendelig liste over ting du føler deg skyldig for at du ikke har gjort ennå, og du nå ikke vil gjøre noe i det hele tatt?

En god oppgaveliste har kraften til ikke bare å forme dagen din, men også til å rette oppmerksomheten mot det som er mest meningsfullt for deg. Ved å skrive ned oppgavene dine fordeler du effektivt de større målene dine i mer håndterbare deler. En ukentlig oppgave med å rydde opp papirer som har samlet seg på skrivebordet ditt, kan hjelpe deg med å oppnå det større målet om å holde deg organisert og gå papirløs. Selv en liste over dagligvarer og handlere kan være et tegn på et større mål å spise godt eller lage mat hjemme mer.

Når du lærer hvordan du lager en effektiv oppgaveliste, kan du holde tankene bedre tilpasset dine sanne mål. En god oppgaveliste skal gi deg veiledning, ikke fylle deg med frykt. Her er noen tips for å lage bedre oppgavelister.

1. Velg riktig oppgave-app for deg

Det første trinnet i å lage en bedre oppgaveliste er å bestemme hvor du vil beholde den. Det er ingenting galt med å ha en oppgaveliste. Hvis det fungerer for deg, flott. Når det er sagt, er det mange grunner til at en virkelig god oppgaveliste-app er overlegen:

• Oppgaver-apper har innebygde påminnelser.
• Digitale lister er lettere å redigere enn papir, slik at du kan justere prioriteringene og avklare oppgavene dine etter behov.
• Du kan ikke miste en digital liste som er lagret i skyen. Hvis du ikke er en naturlig organisert person, kan dette være en viktig fordel.
• Ulike synspunkter i en gjøremål-app lar deg bare se oppgaver som er aktuelle for øyeblikket.
• To-do-apper kan være samarbeidsvillige; Du kan tilordne oppgaver til andre mennesker og bli varslet når de fullfører dem.
• Du kan velge en oppgaveliste-app med funksjoner som motiverer deg, enten det er et vakkert design eller en gamified opplevelse.

Det er et enormt antall oppgaveliste-apper. Du kan miste produktivitet i hele dager ved å utforske alle oppgaveadministrasjonsappene som dukker opp i et søk i en hvilken som helst appbutikk. Etter å ha testet mange av dem, er de jeg anbefaler mest:

• Todoist
• Any.do
• asana
• Tingene

Noen få andre apper som er bra under visse omstendigheter, er Google Tasks (for integrering med G Suite-apper), Microsoft To-Do (hvis du bruker Microsoft Office eller Windows 10), Habitica (hvis du liker gamification) og Omnifocus (for de som legger mange detaljer til oppgavene sine). Men det er så mange andre. Hvis ingen av disse er interessert i, kan du spørre vennene dine (spesielt de organiserte) hva de bruker. Prøv noen få og velg en du liker, og som sikkerhetskopierer informasjonen din til skyen, slik at du aldri mister noe.

Hvis du trenger hjelp med å holde rede på oppgavene fordi de alltid ser ut til å være i gang eller er på vent, kan en kanban-brett-app, for eksempel Trello, tjene deg bedre enn en mer tradisjonell oppgaveliste.

2. Lag mer enn en liste

Svært få mennesker har bare en oppgaveliste. Lag en oppgaveliste for arbeid og en egen for personlige oppgaver. Du har kanskje en delt liste over husholdningsoppgaver, en Someday-liste hvor du skriver ned ting du vil gjøre, men ikke haster, og mer.

Å ha mer enn en liste hjelper deg å fokusere. Når du er på jobb og er klar til å påta deg noen arbeidsrelaterte oppgaver, vil du ikke bli distrahert av det faktum at du må bake en bursdagskake på fridagen din.

Alle flotte gjøremålsprogrammer lar deg lage flere lister. Kom i gang med noen få som er enkle og åpenbare, for eksempel:

• Arbeid
• Personlig
• Husstand

Kanskje for deg er det mer fornuftig å ha prosjekt A og prosjekt B i stedet for en generell arbeidsliste. Hva annet trenger du? Du kan alltid endre listen over lister senere.

3. Legg til nye oppgaver så raskt som mulig

Når en ny oppgave dukker opp i hodet ditt, kan du skrive den på oppgavelisten så raskt som mulig. Hvis oppgaven din har en slags snarvei for å legge til en ny oppgave, kan du lære den. Hvis appen din har en snarvei til en mobiltelefon, kan du konfigurere den.

Når du legger til oppgaver i oppgavelisten så snart du tenker på dem, kan du forhindre deg i å bo på dem. Når det er skrevet ned, trenger du ikke huske det lenger.

4. Tildel forfallsdatoer

Når en oppgave har en forfallsdato, legger du den til oppgavelisten din. Forfallsdato hjelper deg med å prioritere.

Ikke alle oppgaver trenger en hard og rask forfallsdato i det virkelige liv for å motta en på oppgavelisten din. Tildel en dato for oppgaver når du vet omtrent når du tror du kan få det til.

Dette er effektivt av to grunner: For det første, de fleste gjør-apper lar deg se hva som er grunnet "i dag", "i morgen" og "denne uken", uavhengig av hvilken liste de er i. Så du kan se alt det som kommer " i dag "på tvers av arbeidslisten din, personlig liste, og så videre. For det andre, ved å gi oppgaver forfallsdato, planlegger du effektiv uken, som er en utmerket tidsstyringsstrategi.

5. Revisjon daglig

Start hver dag med å kaste et øye med oppgavelisten din for dagen og vurdere om det er rimelig. Så revidere den. Hvis du har for mange oppgaver i dag, og du vet at du ikke får tak i dem alle, setter du deg selv opp for å mislykkes.

6. Begrens deg til mellom tre og fem daglige oppgaver

På en gjennomsnittlig dag sjekker jeg av mellom tre og fem oppgaver. Hvis jeg utilsiktet har planlagt 12 oppgaver for dagen, vet jeg at jeg ikke kommer til dem alle, noe som betyr at jeg må prioritere dem på nytt og endre forfallsdatoer. Hvis jeg oppdager dette potensielle problemet før dagen min starter, kan jeg tilpasse meg i stedet for å bli stresset av alle de oppgavene som jeg mente å gjøre og ikke gjorde.

Hva er din daglige oppgavegrense? Det kommer an på hva slags oppgaver du skriver ned og hvor vanskelige de er å fullføre. Over tid, hvis du sporer hvor mange oppgaver du sjekker av hver dag - de beste gjør-appene gjør det for deg - lærer du maksimalt. Når du vet maksimalt, kan du begrense dine daglige oppgaver til et rimelig antall.

7. Skriv ned oppgaver, ikke mål eller mål

Det du skriver på oppgavelisten din betyr noe. Populere listene dine med oppgaver, i stedet for mål og mål. For å gjøre det, må du vite forskjellen mellom de to.

Mål er store bilder eller ønskede resultater. De er vanligvis vanskelig å tallfeste. Et eksempel er "bli flytende på hindi." Å sette det på oppgavelisten din ville ikke være veldig effektivt.

Mål er markører på vei til å nå målet. Det er mye lettere å forveksle disse med oppgaver fordi målene er mer spesifikke og kvantifiserbare. Et eksempel på et mål kan være "ha en samtale på hindi om favorittfilmene mine."

Så hva er oppgaver? Oppgaver er handlingene du gjør for å nå et mål. Bryt et mål ned, så har du oppgavene dine. Veldig ofte er de enkeltbegivenheter, selv om de kanskje gjentar seg. En oppgave kan være "lære tre nye hindi-verb" eller "studere i 30 minutter."

Oppgaver - ikke mål eller mål - er det som hører hjemme på en oppgaveliste.

8. Hold målene og målene dine separate

Å definere dine mål og mål er en viktig del av å lage bedre og mer effektive oppgavelister. I en perfekt verden er oppgavene du utfører først og fremst for å nå dine mål. Hvis ikke, hvorfor kaster du bort tiden din med å gjøre dem? Du må vite hva dine mål er, men du trenger ikke dem på oppgavelisten.

Skriv ned dine mål og mål et annet sted. Hvis oppgavelisten din har en merknadsdel, legg dem der. Hvis du fører journal, kan du skrive ned målene dine og revidere dem kvartalsvis eller årlig. Henvis til målene dine fra tid til annen, men ikke la dem distrahere deg fra de konkrete tingene du trenger å gjøre i dag.

9. Se ofte på oppgavelisten din

En effektiv oppgaveliste guider deg gjennom dagen. Se på det i begynnelsen av uken for å planlegge tiden din. Se på den på begynnelsen av dagen for å revidere planen for dagen. Se på det etter lunsj så du vet hva annet du trenger å fokusere på resten av dagen. Når du føler deg fortapt i en oppgave eller trenger en pause fra den, kan du se på oppgavelisten for noe lite og enkelt du kan takle i mellomtiden.

Jo mer du ser på listen din, desto mer vil du stole på den. Jo mer du stoler på det, jo mindre må du huske hvilke oppgaver du må gjøre. Jo mindre du må huske, jo mer frigjør du tankene til å fokusere på oppgaven du har.

10. Gjør oppgavelisten din skannbar

Hvis du ser på oppgavelisten din ofte - og det synes jeg du bør - vil du raskt innse hvor nyttig det er å se hva du trenger på et øyeblikk, snarere enn gjennom en dyptlesning.

Bruk stramt språk eller korthet for å skrive oppgavene dine. Mange apper har prioriterte rangeringer eller stjerner du kan legge til som lar deg fremheve viktige oppgaver. Fargekode oppgavene dine hvis det hjelper. Bruk ikoner som gir deg mer informasjon om oppgaven, for eksempel om den krever en telefonsamtale eller er relatert til helsetjenester. Uansett hvor raskt du ser på oppgavelisten din, bør du kunne høste mye informasjon om hva som må gjøres.

Produktivitetets hjerte

En flott oppgaveliste er kjernen i personlig produktivitet. Det er så gledelig å finne en oppgavehåndteringsapp og prosess som fungerer for deg. Å sjekke av elementene på listen din gir deg en følelse av prestasjon og er et sentralt element i å bli organisert. Et pålitelig oppgavesystem gjør livet både lettere og mindre stressende.