Bli organisert: 11 triks for å øke produktiviteten

Å ønske å få mest mulig ut av tiden din er normalt. Vi lever i en produktivitetsbesatt kultur, og det er vanskelig å utsette noen for å drømme om et liv som er mer effektivt. Noen mennesker ønsker å få gjort arbeidet raskt, slik at de kan legge igjen alt når de drar hjem. Andre ønsker å mestre kunsten å lede prosjektledelsen, slik at de kan tjene nok penger til å betale regningene mens de sparer litt tid og energi på å forfølge lidenskapen deres, enten det er kreativ skriving, videospilldesign eller hagebruk.

Å være mer produktiv handler om å få mest mulig ut av tiden du har.

"Det er 168 timer i løpet av en uke. Hvis du jobber 50 og sover 8 per natt (totalt 56 timer per uke), er det 62 timer til andre ting, " skriver ekspert og tidsforfatter Laura Vanderkam i sin siste bok. Klokka er der. Det handler om hvordan du bruker det.

Disse 11 tipsene vil hjelpe deg med å øke produktiviteten både på kort og lang sikt.

1	Spor din tid

Vet du hvordan du bruker tiden din? Hvis ikke, hvordan forventer du å få mer ut av det?

Spor tiden din i en uke. Det trenger ikke være nøyaktig i øyeblikket, men følg med når du ankommer og forlater jobb, pauser, måltider, familietid, aktiviteter, fritid og så videre. Installer appen RescueTime hvis du vil ha mer detaljert informasjon om hvordan du bruker datamaskinen din. Den sporer hvilke programmer du bruker og hvilke nettsteder du besøker, samt hvor mye tid du bruker bort fra datamaskinen.

(Vist: En månedlig produktivitetssammendrag.)

Når du går gjennom loggen din, kan du se etter timer du bruker "dårlig" (men du definerer den). Når du innser hvordan du bruker timene dine, kan du øke hvor mye du får ut av dem.

2	Gå gjennom kalenderen og oppgaven første ting

Det er et produktivitetsmareritt å ha kapret hele dagen av et møte du helt glemte var i kalenderen. Ikke la det skje. Se først på kalenderen og oppgavelisten hver morgen. Det tar mindre enn ett minutt, og du blir ikke kastet av kurs senere. Oppgavehåndteringsappen Any.do har en innstilling som minner deg hver morgen om å gjennomgå planene dine for dagen.

3	Beskytt dine mest produktive timer

Spør hvilken som helst vellykket kreativ person om hvordan de finner tid til å skrive filmmanus, male portretter, spille musikk eller hva de vil, og de vil mest sannsynlig fortelle deg reglen om ass-in-the-stolen: Start med å sette rumpa i stolen.

Det er selvfølgelig ikke så enkelt som å sette seg ned. Tidspunktet betyr noe. For de fleste er den mest produktive delen av dagen om morgenen, ikke umiddelbart etter at du har våknet, men vanligvis før lunsjtid. Bruk timene til det arbeidet som betyr mest. Ikke planlegg møter da. Ikke sjekk e-post. Ikke ta igjen sosiale medier. Hvis du er en nattugle, beskytt dine sene timer på samme måte. Så får du rumpa i stolen…

4	Hold en oppgaveliste

Skriv en oppgaveliste. Gjør hver oppføring konkret og handlingsrik. Bare skriv ned ting som vil bli gjort på en bestemt dag, ikke oppgaver som tar flere dager å fullføre. Når listen din ser for ambisiøs ut for den nåværende dagen, må du beholde de viktigste oppgavene og skyve de andre som kan vente til andre dager. Ikke prøv å ta for mye på en gang.

To-do-apper er en krone et dusin, så velg en du vil. Og ikke vær redd for å avvise en app hvis du ikke liker hvordan den ser ut! Design betyr noe. Hvis du hater hvordan det ser ut, vil du glede deg over å se på oppgavelisten din, og det er ikke bra.

5	Innsjekking på timen

Still inn datamaskinens dato og klokkeslett-preferanser for å kunngjøre klokkeslettet på timen. Hver gang det skjer, sjekk inn med deg selv. Har du fortsatt oppgaven? Bør du ta en pause?

6	Tenk i form av tomater

Husker du Pomodoro-teknikken ? Det er en produktivitetsrutine som gjør at du jobber iherdig og uavbrutt i omtrent 25 minutter, og deretter tar en kort pause. Navnet kommer fra å bruke en kjøkkenur, i form av en tomat. Med denne teknikken estimerer du hvor mange 25-minutters økter, eller "tomater", du trenger for å fullføre en oppgave, og så tar du sikte på å få det til med korte pauser i mellom.

I Chrome er Strict Workflow den beste tomat-timerforlengelsen jeg har sett.

Du kan justere lengden på arbeidsøktene og pausene. Et tomatikon i hjørnet av nettleseren blir rødt eller grønt, avhengig av om du er i arbeids- eller pausemodus, og det viser de resterende minuttene for det nåværende benet. Streng arbeidsflyt kan også låse deg fra bestemte distraherende nettsteder i løpet av arbeidsfasen.

7	Lås deg selv utenfor distraherende nettsteder

En annen Chrome-utvidelse som heter StayFocusd forhindrer deg i å besøke distraherende nettsteder når du skal jobbe. I motsetning til streng arbeidsflyt, vil StayFocusd låse deg ute når som helst du angir, for eksempel fra 9:00 til 5:00 hver ukedag. Det kan forhindre deg i å trille Facebook eller bli sugd inn i BuzzFeed når du trenger å jobbe eller studere, eller det kan begrense Twitter-bruken din til bare 30 minutter per dag, hva du måtte ønske. Bare fortell det domenene som frister deg mest, og sett timeplanen din.

8	Tving deg til å ta pauser

Undervurder aldri viktigheten av pauser. All virkelig produktivitet mennesker vet at pauser er nødvendige for å holde seg effektive (og optometrister anbefaler absolutt skjermbrudd også). Time Out gratis er en Mac-app som vi på PCMag elsker. Den låser deg fra hele datamaskinen med intervaller du angir. Windows- og Linux-brukere kan prøve den gratis Work Rave. En tverrplattform (nettbasert) pause-app som vektlegger øyebrudd, kalt PYV for å "beskytte synet ditt" er også gratis.

9	Bevege seg!

Noen pauser skal være korte, slik at du kan komme tilbake i sporet for å jobbe raskt. Men minst en pause om dagen bør innebære å komme deg ut av stolen og gå en stund. Forskere ved Stanford University har vist at gåing fremmer kreativitet. Det er bra for helsen din og hjernen din, og dermed produktiviteten din. Få for vane å snakke en lang tur til lunsj, eller når det passer best inn i dagen din. Noen aktivitetssporere har flyttepåminnelser som får bandet til å vibrere hvis du har vært inaktiv for lenge. Garmin Vivoactive og Apple Watch har denne funksjonen, i likhet med mange andre trackere.

10	Belønne deg selv for å fullføre oppgaver

La oss si at du er ferdig med en oppgave en halv time tidligere enn forventet. Det mest produktive å gjøre ville være å gå raskt videre til neste jobb, ikke sant? Feil.

Når du er ferdig på tid eller tidlig, kan du belønne deg selv. Kjøp en kaffe. Tweet suksessen din. Doodle. Ring vennen din. Eller bare nyt øyeblikket. Du har en mulighet til å skape en vane her med å belønne god oppførsel. Det er en positiv forsterkning. Du vil se bedre resultater på lang sikt hvis du belønner deg selv for en godt utført jobb i stedet for å straffe deg selv med nytt (og uplanlagt) arbeid.

11	Spar tid for søvn og slakk

Søvn. Sov godt. Sov nok. Ingen er på sitt mest produktive eller effektive når de er søvnmangel.

I tillegg må du ikke bestille opp hvert øyeblikk hver dag. Forskning (mye av det forklart i boken Skritthet ) viser at når ressursene er tømt, tar din mentale båndbredde en hit. Det er sant når disse ressursene er tid, penger eller noe annet. Når vi opplever knapphet, slutter vi å operere på vårt beste, og våre beslutninger og handlinger lider. Så bygg inn litt slakk. Gi timeplanen din rikelig med vrimlerom, og la deg selv en uplanlagt tid til å være det.

relaterte artikler

• Årets beste produktivitetsapps
• 15 Produktivitetstips fra eksperter
• 55 apper som kan gjøre deg mer produktiv
• 5 tips for mer produktive møter