Bli organisert: 3 måter å bruke asanas nye kanbanbrett på

Noen produktivitetsverktøy gir virkelig ikke mye mening før du ser dem i aksjon. Så hvis du aldri har brukt kanban-brett, har du kanskje ikke forstått hva det braset rundt topp arbeidsflytstyring og samarbeidstjeneste Asana som legger til Kanban-brett. Hvis du er interessert i å være mer produktiv på jobben, er det imidlertid verdt å se nærmere på, slik jeg vil forklare.

For den uinnvidde, online appen Asana som har fått mye trekkraft den siste tiden. Denne tjenesten er i utgangspunktet en gjøremålsliste på steroider. Du kan bruke Asana med en gruppe mennesker, og det er ganske populært på arbeidsplasser. Det som er nytt i Asana fra forrige uke, er en funksjon som heter boards, basert på kanban-brett. Kanban er et generisk begrep som beskriver både en type app og et system for bruk av den appen. En av de mest kjente kanban-brett-appene er Trello.

Kanban er også ganske populær blant IT-team og programvareutviklingsteam. Når de beskriver det, kaster de rundt begreper som Scrum og levering til rett tid, og forventer at vi vanlige skal forstå hva de mener. Det er veldig forvirrende.

En mye enklere og tydeligere måte å forstå kanban på er å se eksempler på det i aksjon. Nedenfor er noen eksempler på kanbanbrett som kanskje er mindre vanlige på arbeidsplassen, men som er designet for å være fornuftig for nesten hvem som helst.

1. Spore personlige oppgaver: Å gjøre, gjøre, gjort

En måte å bruke et kanban-brett er å organisere en personlig oppgaveliste og sørge for at du aldri tar på deg for mange oppgaver på en gang. La oss kalle dette for å gjøre, gjøre, gjort bord.

I dette oppsettet har du tre kolonner merket å gjøre, gjøre og gjøre. Du har også en bunke med klistrelapper, som i kanban kalles kort. Du skriver oppgavene dine på klistrelappene, en oppgave per lapp og stikker dem i kolonnen Oppgave. Så langt så bra.

Akkurat nå har vi en liste over oppgaver i kolonnen Å gjøre, og ingenting i kolonnen Gjør eller gjort. Jeg vet at du kan se hvor dette går, men ikke hopp til neste trinn ennå.

Det du trenger å forstå om kanbanboards er at de er visualiseringer av informasjon som du like gjerne kunne spore på noen annen måte. I Asana kan du i stedet se på oppgavene dine i listevisning, ved å bruke overskrifter i listen for å skille mellom forskjellige typer oppgaver, som på bildet nedenfor.

Men når du visualiserer den samme informasjonen i tavlevisning, kan det ha en annen psykologisk effekt. Med tavler, gjør, gjøres tavler, setter folk vanligvis selv en grense for hvor mange oppgaver som kan være i gjøres-kolonnen til enhver tid. Hensikten er å lage et system som guider deg til å fokusere på bare noen få aktive oppgaver. Med en listevisning er det lett å føle at alle oppgavene er like viktige, og de må alle fullføres akkurat nå!

The To Do, Doing, Done kanban-brettet fungerer veldig bra for kompliserte oppgaver som har mange trinn. På bildene over og nedenfor kan du se at mange av oppgavene er store og ikke kan gjøres på en eneste dag. Å begrense gjørelisten til bare to eller tre oppgaver på det meste oppfordrer deg til å fokusere på dem til de er ferdige.

Det er veldig enkelt å anvende det samme konseptet med å begrense pågående arbeid (gjør) til et teaminnstillinger.

2. Distribuer arbeid gjennom en delt oppgavekasse

Her er et annet eksempel som er ganske grei. Du kan bruke et kanban-brett for å gjøre arbeidet tilgjengelig for enkeltpersoner i teamet å hente og tildele seg selv.

For å gjøre det enkelt å forstå, la oss late som om dette er en huskeliste. Denne husstanden har tre barn: Andy, Berta og Claudio. Den første kanban-kolonnen er Chores. De neste kolonnene er Andy, Berta og Claudio. Den siste kolonnen er ferdig.

Husholdningenes regel er at hvert barn må velge en oppgave å gjøre hver lørdag. Ytterligere gjøremål kan komme opp fra tid til annen. Barna har autonomi til å velge oppgave basert på hva som er tilgjengelig. De tar et valg, trekker det kortet i kolonnen sin, og krever derfor ansvar for det. Når de er ferdige med oppgavene, flytter de kortet til Ferdig-kolonnen.

Det er lett å forestille seg denne ordningen i en arbeidsplass. Vi kan ha et team med arbeidere med en haug med arbeid som de alle må fullføre. I stedet for å vente på at en leder tildeler arbeid til dem, får de kreve en oppgave fra den tilgjengelige arbeidsboksen.

3. Administrer kontakter

En mer uvanlig måte å bruke et kanban-brett er å føre lister over kontakter basert på region eller by. Igjen kan det like gjerne være i et listeformat, men for mange mennesker har det å se kolonner og kort en annen (positiv) psykologisk effekt.

Denne gangen, enkel nok, har styret kolonner for forskjellige regioner og byer. Hvert kort er en kontakt som har base i regionen. Når reise tar deg til et bestemt sted, kan du enkelt se på en liste over kontakter du kan nå ut til mens du er der. I tillegg vil du merke veldig raskt hvis et økende antall viktige kontakter tilfeldigvis er på samme sted, noe som kan bety at du må øke hvor ofte du besøker.

For å automatisere denne prosessen litt, kan du videresende e-post fra kontakter direkte til et Asana-prosjekt. Endre emnelinjen til kontaktens navn og plassering for å gjøre det lettere for deg selv å senere sortere og kortlegge riktig. Når du ser så mange som inkluderer den komplette kontaktinformasjonen din på slutten av en e-post, vil du også ha alt det som er lagret på kortene.

Gjør mer med Kanban-styrer

Forhåpentligvis gjorde disse eksemplene kanbanbrett litt mer tilgjengelige for uinnvidde. Bruken av dem kan være mye mer komplisert, fra sporing av programvareutvikling jeg antydet tidligere til lagerkontroll. De mer grunnleggende eksemplene jeg ga, er laget for å hjelpe deg med å forstå hvorfor du kanskje bruker et brett i Asana i stedet for en liste. Vær kreativ og bruk brett for å administrere det som er mest fornuftig for deg.

Leter du etter mer informasjon om Asana? Du kan lese Bruke Asana i virksomheten, 7 Asana-triks for å bli en med forretningsarbeidsflyter, og Slack vs Asana.