Bli organisert: 5 grunner til at innboksen ikke er oppgavelisten din

Jeg elsker å spørre folk om hvordan de bruker e-post på kontoret, for bare å forstå forskjellen mellom hvordan e-post ble designet for å brukes, hvordan den brukes mest effektivt og hvordan folk faktisk bruker den.

Når de blir spurt, oppsummerer mange stolt sine e-postadministrasjonsteknikker på denne måten: "Min e-postinnboks er min oppgaveliste!"

De tror vanligvis at dette er et genialt system, men det får meg til å vinne. Jeg trekker tilbake av gru når jeg hører denne velmenende, men til slutt ødeleggende uttalelsen. (Min fysiske reaksjon, har jeg lært, er ikke ideell hvis jeg har tenkt å fortsette samtalen.)

Hele hensikten med denne artikkelen er å overbevise deg om at e-postinnboksen ikke skal være oppgavelisten din. Det er bedre og mer effektive måter å bruke e-post - eller bedre, å tenke på e-post.

Forhåpentligvis vil denne artikkelen overbevise deg om å endre måter. I neste ukes spalte (sjekk tilbake hver mandag for det siste i denne Get Organised-serien), skal jeg diskutere den andre siden av ligningen: hvordan lage en smartere oppgaveliste. Husk også å lese forrige ukes kolonne med 11 tips for håndtering av e-post.

Hva er e-post til?

"E-post" er ikke lenger et nøyaktig beskrivende navn for programvaren og tjenestene vi bruker for å sende elektronisk post. De gjør så mye mer enn det. Med alle e-postens funksjoner og funksjoner - muligheten til å sende vedlegg (livet endrer seg!), Innebygde adressebøker, planleggings- og påminnelsesfunksjoner, offentlige og private kalendere - er det et under at vi fortsatt kaller det "e-post" i det hele tatt.

For kommunikasjon mellom organisasjoner fungerer e-post strålende. Du har et papirspor av samtaler, alle tids- og datostemplet, levert nesten umiddelbart og trygt. E-post lar deg takle arbeidet i ditt eget tempo, og prioritere svarene som du synes.

Imidlertid kan e-post være grusomt utdatert og til og med på vei til likhuset (se "Er e-post død?") For intra-organisasjon (som betyr i din organisasjon). Vi har nå et bredere utvalg av verktøy som hjelper oss å oppfylle de samme sluttmålene, men på mer effektive og nyttige måter. Direktemeldingsapper, sosiale sosiale nettverk og prosjektledelsesportaler (som Basecamp) er noen eksempler. Noen glemmer at telefoner og møter ansikt til ansikt ofte også er det beste kommunikasjonsmiddelet for visse oppgaver.

E-post har absolutt sin plass, men mange bruker den for å utføre oppgaver som vil ha fordel av en annen løsning. E-post skal brukes til kommunikasjon som krever papirspor, spesielt meldinger mellom organisasjoner. Appene og funksjonene innen e-post, som kalendere og planlegging, bør brukes slik de var ment. Hvis du vil beholde oppgavelisten din i e-postprogrammet ditt, er det sannsynligvis et verktøy for det (i Outlook, for eksempel, heter det Oppgaver). Men innboksen var ikke designet for å fortelle deg hvilke oppgaver du trenger å gjøre dag for dag. Her er noen grunner:

Årsaker til at innboksen din ikke skal være oppgavelisten din

1. Ingen kontroll over innkommende elementer.

En oppgaveliste inneholder bare elementer du legger på den. Innboksen din er derimot som en tut uten tapp. Du har ingen kontroll over innkommende elementer, bortsett fra å vurdere dem én etter én og slette dem - en svært ineffektiv måte å dyrke en oppgaveliste på. Meldinger dukker opp på alle døgnets tider. De kan komme fra hvem som helst uten hensyn til hierarkiet som kan bestemme din faktiske oppgaveliste. Og mer sannsynlig enn ikke, bare en brøkdel av dem vil reflektere hva du trenger å gjøre.

2. Ill-navngitte oppgaver.

For den lille delen av innboksmaterialet som faktisk gjenspeiler ting som bør være på oppgavelisten din, spør deg selv om dette: Beskriver emnelinjen nøyaktig hva du trenger å gjøre? I mange tilfeller har andre mennesker komponert emnelinjen, som kanskje ikke reflekterer selve meldingen, langt mindre den delen av meldingen som gjelder deg. Med en riktig oppgaveliste bruker du ditt eget språk for å få viktig informasjon raskt. En velskrevet oppgaveliste er en du kan skanne på et sekund eller to og vite nøyaktig hva som må gjøres. Bare du kan skrive på en måte som raskt formidler informasjon til deg selv.

3. For lang tid.

Jeg vet at jeg nettopp uttalte dette punktet, men det bærer gjentakelse: En velskrevet oppgaveliste er en du kan skanne på et sekund eller to og vite nøyaktig hva som må gjøres. Jeg vil satse $ 50 for at jeg ikke kunne finne en eneste person på PCMag med en e-postinnboks som kan formidle informasjon på et øyeblikk.

Ikke kidna deg selv. Vi har alle meldinger i innboksen som minner oss om oppgaver vi ønsker å fullføre, men ikke vil gjøre det. Og det er greit. Men disse varene hører ikke hjemme på en huskeliste.

4. Mangel på verktøy for å prioritere og sette frister.

Røde utropstegn, flagg, stjerner, fargeboble - e-postprogrammer gir deg vanligvis en håndfull verktøy for å merke viktige meldinger. I noen applikasjoner kan du til og med knytte en "svar etter" -dato, for eksempel i dag, i morgen eller løst "denne uken." Bruk disse funksjonene til å minne deg selv på å kommunisere med mennesker, men ikke som prioriterte markører eller faste forfallsdatoer for spesifikke oppgaver. Som nevnt forteller faglinjer deg ikke alltid hva du trenger å gjøre, og å legge til flagg leverer ikke den samme verdifulle informasjonen som finnes i en oppgaveliste. En god oppgaveliste ordner oppgaver etter prioritet og bruker tidsfrister.

5. Hindrer at e-posten din blir e-post.

Jeg håper jeg stort sett har overbevist deg om at det å prøve å finpusse innboksen til å fungere som en oppgaveliste resulterer i en veldig dårlig oppgaveliste. Gjett hva? Det skaper også en veldig dårlig innboks, så nå dere to ineffektiviteter! Hvis du prøver å manipulere innboksen din til å doble som oppgavelisten din, lar du bla mellom operasjonene. Slik kan det skje: Sorter innboksen en måte å finne oppgavene med høy prioritet; få øye på et nytt stykke postflyt; bli avbrutt; ty innboksen; sjekk den nye e-posten; bestemme at det ikke er aktuelt for deg; ty igjen ved flagg eller stjerner; prøv å huske hvor du var med oppgavelisten…

Husk at hvis e-postprogrammet ditt har en innebygd app eller funksjon for oppgavelister, kan du bruke det!

E-post er e-post

Behold e-postinnboksen din som en e-postinnboks, og ikke en oppgaveliste, så blir du mye mer effektiv. Sjansen er stor for at arbeidslivet ditt blir litt lykkeligere. I Get Organised-kolonnen i neste uke skal jeg forklare mer detaljert hva som gjør en god oppgaveliste, hvordan du bruker den og noen verktøy som gjør prosessen med å administrere en oppgaveliste svært automatisert.