Bli organisert: 5 enkle trinn for å komme i gang med gantt-diagrammer

Før du starter et nytt prosjekt, hjelper det å ha et veikart, en slags oversikt over alle nødvendige trinn og rekkefølgen de trinnene trenger å skje. Det er egentlig et Gantt-diagram. Det har ikke noe å si om prosjektet er personlig, som å legge til en kortstokk på baksiden av huset ditt, eller et forretningsanlegg, som å bygge et nytt nettsted. Du må vite

• når og hvor du begynner,
• alle trinnene underveis og hvor lang tid de vil ta,
• hvem som er ansvarlig for hvert trinn,
• rekkefølgen trinnene må skje, og
• når prosjektet skal fullføres.

Gantt-diagrammer, oppkalt etter ingeniøren og konsulenten Henry Gantt, som utviklet og brukte dem på 1910-tallet, er en visualisering av et prosjekt fra start til slutt. De er et ekstremt vanlig produktivitetsverktøy, og de er en sentral del av mange prosjektledertjenester. Faktisk tar den utmerkede TeamGantt-tjenesten til og med navnet sitt fra hitlistene., Jeg forklarer hva Gantt-diagrammer er, hva de gjør og hvordan folk bruker dem, og gir fem trinn for å komme i gang med dem.

Hva er et Gantt-diagram?

"Et Gantt-diagram er en visualisering av trinnene det tar for prosjektet ditt å bli fullført, " forklarte Kayvon Ghaffari, lederprogramleder i LiquidPlanner, da jeg nylig ba ham dele litt innsikt om hvordan du kommer i gang med Gantt-diagrammer. LiquidPlanner er en Editors Choice-vinnende prosjektledelse og samarbeidspartner-app som understreker Gantt-diagrammer.

Ghaffari minnet meg om at et prosjekt er forskjellig fra andre typer arbeid. "Et prosjekt er et sett med arbeid som har en begynnelse og slutt, og oppfyllelsen av å skape det prosjektet er et sett med oppgaver, " sa han. Gantt-diagrammer fungerer for prosjekter spesifikt, ikke for pågående arbeid. De handler om å hjelpe deg med å komme deg fra begynnelse til slutt, så det er viktig at det er det en slutt.

Gantt-diagrammer lest fra venstre til høyre, topp til bunn. (Se bildet over fra TeamGantt.) X-aksen er tid. Diagrammet starter når prosjektet starter og slutter når prosjektet er levert. Å løpe lengden på y-aksen er oppgaver, selv om de bare er i en liste. Deres eksakte plassering på y-aksen er ikke relevant, selv om de har en tendens til å falle i kronologisk rekkefølge.

"En oppgave har tre komponenter: hva det er, hvor lang tid det kommer til å ta, og hvem som skal gjøre det, " sa Ghaffari. På et Gantt-diagram er hver oppgave representert med en stolpe. Lengden på linjen viser hvor mye tid oppgaven vil ta. Ofte er oppgavelinjene fargekoordinert, noe som indikerer hvilken person eller avdeling som er ansvarlig for å få oppgaven gjort. Når det gjelder "hva", vises oppgavens navn vanligvis på linjen eller blir synlig når du klikker på det.

I tillegg til å vise alle oppgavene for et prosjekt og hvor lang tid de vil ta, viser Gantt-diagrammer sekvensering og avhengighet. De viser med andre ord i hvilken rekkefølge oppgavene må skje, og om en ting må skje før en annen. Hvorfor er det så viktig?

Hva gjør Gantt-diagrammer?

"Gantt-diagrammer gjør det visuelt klart at du ikke kan gjøre alt på samme tid, " sa Chris Savoie, Workfronts direkte produktstrategi. Han brukte eksemplet med å bygge et trehus. Du kan kjøpe neglene og treverket på samme tid, men du må kutte veden før du spikrer den inn i treet.

Gantt-diagrammer viser avhengigheter mellom oppgavene, vanligvis med noe som en linje som forbinder dem.

Før han begynte i Workfront (som i likhet med LiquidPlanner er et verktøy for arbeidsplasssamarbeid og prosjektledelse), arbeidet Savoie på noen svært komplekse prosjekter med United Space Alliance i samarbeid med NASAs Johnson Space Center. Han nevnte at selv om sekvensering og avhengighet er viktig for selv enkle prosjekter, som å bygge et trehus, er de avgjørende for massive, årelange prosjekter, som å bygge den internasjonale romstasjonen.

En annen ting som Gantt-diagrammer gjør er å hjelpe organisasjoner eller prosjektledere med å administrere ressurser. "Bare fordi en oppgave eksisterer, betyr ikke det at det er en person som er fri til å gjøre det, " sa Ghaffari.

Med et Gantt-diagram kan du enkelt se når folk eller avdelinger er planlagt å jobbe med oppgaver kontra når de har fri. "Du må kunne redegjøre for folks tidsplaner og hvor mange timer det er i løpet av dagen, " la han til. Gantt-diagrammer skaper en effektiv måte å se tid, oppgaver og ressurser på.

Komme i gang med Gantt-diagrammer

Når du har forståelse på høyt nivå av hva Gantt-diagrammer er og hvorfor de er nyttige, kan du begynne å lage dem til dine egne prosjekter. Disse fem trinnene vil hjelpe deg å starte.

1. Velg en mal eller Bygg en fra riper

Generelt, når du starter et nytt Gantt-diagram, har du muligheten til å bruke en mal eller starte fra bunnen av. Maler kan komme fra en ekstern kilde, i tilfelle av de som er levert av prosjektstyringsprogramvare, eller de kan komme fra et tidligere eget prosjekt.

En av fordelene ved å bruke ditt eget tidligere arbeid for å lage en mal, er at du ofte kan lære mye av det som skjedde tidligere. Malen vil gi informasjon om ikke bare oppgavene og sekvenseringen, men også om noen oppgaver tok lengre tid enn forventet.

2. Merk milepælene dine

Mest programvare for å lage Gantt-diagrammer inkluderer muligheten til å legge til milepæler. En milepæl er en markør som indikerer at en fase av et prosjekt er fullført. Når du for eksempel bygger et nettsted, er det en typisk milepæl å låse wireframes.

Når du bygger et Gantt-diagram fra bunnen av, er det ofte nyttig å plotte alle milepælene før du legger til noen oppgaver. Å liste alle milepælene er med på å dele opp prosjektet i mindre biter, og de mindre delene er lettere å konseptualisere enn hele prosjektet på en gang.

3. Legg til oppgaver, sekvenshendelser og opprett avhengigheter

Neste trinn er å legge til oppgaver, sekvenshendelser og opprette avhengigheter. Når du legger til oppgaver, må du huske å se på historiske rapporter eller snakke med personene som vil fullføre oppgavene for å få nøyaktige estimater for hvor lang tid de skal ta.

Når du sekvenserer hendelser, må du huske at det er mulig for flere oppgaver å bli utført samtidig, men ikke av samme person. I en nettstedsbygging kan en person jobbe med wireframes mens en annen person samler prøveinnhold for prototypen. Men wireframe-designeren kan ikke også lage stemningstavler samtidig.

Legg til avhengigheter bare etter at du har listet opp alle oppgavene og satt dem i riktig rekkefølge, og vær forsiktig med dem. "Det som virkelig kan rote deg er hvis du går halvveis inn i Gantt-diagrammet og ser at oppgave 12 ikke lenger er avhengig av oppgave 5, " sa Savoie. Han la til at nybegynnere bør være ekstremt forsiktige med ikke å fjerne avhengigheter, med mindre de er sikre på at det er riktig å gjøre det, fordi det er veldig vanskelig å få dem tilbake hvis de skaper en lang hendelseskjede.

4. Se på ressursene dine

"Oppgavene må være i riktig rekkefølge, og da må du kontrollere for hvem som er tilgjengelig for å fullføre disse oppgavene, " forklarte Ghaffari. Som nevnt ovenfor, betyr det bare at det er en oppgave å gjøre, ikke at det er noen som er fri til å gjøre det.

Ghaffari bemerket at selskapets Gantt-kartprogramvare ikke tillater overbooking, noe som betyr at LiquidPlanner ikke lar deg tilordne noen til en oppgave hvis personen allerede er tilordnet en annen oppgave samtidig.

Gantt-diagrammer hjelper deg med å se ikke bare om en ressurs er overbooket, men hvilke konsekvenser det har for resten av prosjektplanen når den blir korrigert.

5. Samarbeid

"Det er veldig viktig at folk forstår at Gantt-diagrammet ikke er magi, " sa Ghaffari. "Bare fordi du har planlagt noe, betyr ikke det at det har noe med virkeligheten å gjøre."

Måten å sikre at Gantt-diagrammet stemmer overens med virkeligheten er gjennom samarbeid. Ofte er Gantt-kartprogramvare en del av en større prosjektledelse eller samarbeidspakke for arbeidsplasser. Alle på et lag skal ha muligheten til i det minste å se diagrammet, hvis ikke oppdatere oppgaver og annen informasjon som strømmer inn i det. På den måten, hvis en ansatt fullfører en oppgave tidlig, og hun har makt til å oppdatere fremdriften sin for å merke oppgaven fullført og korrigere den estimerte tiden, og ved å gjøre det kan hun hjelpe andre oppdragsgivere å få oppgavene sine gjort også tidlig. Eller hun kan også flagge seg selv som en tilgjengelig ressurs for å hjelpe til med en annen oppgave frem til neste planlagte oppgave.

Ghaffari oppsummerte kraften i samarbeid på denne måten: "Hvis Gantt-diagrammet er i et vakuum, hvem vet om det er nøyaktig? Hvis det er samarbeid, er det sjekker som er innebygd, og det er mer sannsynlig at det gjenspeiler virkeligheten. Det er der verdien av Gantt-diagram skinner."

Ikke stol for mye på Gantt-diagrammer

Både Ghaffari og Savoie fortalte meg at de bruker Gantt-diagrammer for planlegging og for å sjekke inn på et prosjekt, men at de ikke liker å administrere det daglige arbeidet i det. "Det er en plan, ikke en utførelsesplan, typisk, " sa Savoie.

Savoie bemerket også at en nybegynner kanskje ikke er klar over at folk sjelden, om noen gang, ser på hele Gantt-diagrammet samtidig, fordi de vanligvis er enorme. "Du vil trenge et plakat for å trykke det, " sa han.

Ifølge Ghaffari, "Å bygge Gantt-diagrammet er ikke sluttmålet. Det er en visualisering av oppgaveplanen og sekvensering. Gantt-kartet hjelper folk å forstå hvordan planen kommer til å fungere."

Hvis du er interessert i Gantt-diagrammer, er du sannsynligvis også interessert i prosjektledelse generelt. For noen gode tilleggstips for å holde ditt prosjekt i rute, sjekk ut mine 4 tips for å komme i gang med prosjektledelse og også rådene mine om hvordan du kan forbedre kommunikasjonen for bedre prosjektledelse.