Bli organisert: 5 tips for møtefrister

Et av favorittordene mine har alltid vært: "Hvis du vil ha noe gjort, gi det til en travel person." Det er ingen stor hemmelighet at folk som holder seg opptatt har strategier for å prioritere og administrere alle tingene de trenger å gjøre. Selv om disse strategiene sjelden blir eksplisitte, dreier det seg vanligvis om ett hovedkonsept: frister.

Frister gir struktur. De skaper ansvarlighet og bidrar til å forhindre negative konsekvenser. Noen mennesker elsker dem, andre mennesker hater dem, men de som omfavner dem vanligvis er vellykkede.

For å skrive denne spalten tenkte jeg på mine egne strategier for å styre tidsfrister, og snakket deretter med kollegene og vennene mine som er produktive og vellykkede for å se hvor like strategiene deres var for mine og hverandres. Tipsene overlappet enormt.

Her er 5 tips om hvordan organiserte mennesker administrerer fristene og holder seg oppdatert.

1. Legg alltid inn fristen din!

Kanskje du trodde at nummer én-regelen om frister var å gi deg selv rimelige frister. Det er gode råd, men egentlig, viktigere enn: alltid legge ut fristen!

Det er alltid to frister: den polstrede fristen du tildeler, og "slippfristen." Frafallsfristen, også kjent som "ellers" -datoen, er den absolutte siste dagen og tidspunktet der noe kan skje. Det er nesten alltid fristen noen andre gir deg. Et eksempel på en frist for frist er skatteregistreringsfristen som regjeringen setter. En annen er søknadsfristen for college.

Den polstrede fristen er derimot din selvpålagte frist. Å fylle en frist betyr at du setter fristen litt tidligere enn fristen for å forlate et lite vingrom for at ting skal gå galt. Legg alltid ut dine egne frister, og hold alltid tidsfrister du tildeler andre. Planlegg aldri å få noe inn rett under ledningen (det er egentlig ikke en "plan", er det?). Planlegg heller for uforutsetninger, som sykedager, å bli sittende fast i et stoppet t-banetog, et e-postbrudd, en poststreik eller andre partier som bare ombestemmer seg hva de vil og når de vil ha det.

2. Gjør fristene dine synlige.

Frister må være der du kan se dem. Som med oppgavelister og mål, jo mer du ser fristene dine, jo mindre sannsynlig er det at du glemmer dem. Trykte veggkalendere fungerer strålende. Hvis du bruker en bærbar papir, skriver du fristene i en enkeltsidekalender (du kan skrive ut en fra Internett), brette den i to og bruke den som et bokmerke. Hvis du er en type papirløs notater, kan du angi tidsfrister i et program du bruker daglig, enten det er Outlook, Google Kalender, Excel eller noe annet. Du kan til og med bruke en desktop-widget-kalender, avhengig av hvor mange forestående frister du trenger å administrere.

En av fordelene med å sette fristene dine i en app er at det gjør dem enkle å dele. Med noen få museklikk eller trykk på en skjerm, kan du minne dine kolleger eller samarbeidspartnere om truende frister.

3. Kjenn arbeidssyklusene dine.

Hvordan du synliggjør fristene, avhenger i stor grad av syklusene dine, noe som betyr om du har en tendens til daglige, ukentlige eller månedlige frister. Jeg jobbet for eksempel med et kvartalsmagasin, så jeg hadde alltid festet tre kalendere til korktavlen min som viser de neste tre månedene. Da det var september, kunne jeg se de viktigste kommende fristene, selv om de ikke ville ankomme før i november. Jeg hadde også en årskalender som viste viktige frister som var enda lenger unna, men jeg holdt den kalenderen digital fordi jeg ikke trengte å se den hver dag. Svært produktive mennesker balanserer fristene de trenger for å kunne få tilgang til fristene de trenger å se. Det blir overveldende å se for mange frister. Å se de nødvendige fristene for de viktigste kommende prosjektene holder deg på oppgaven.

4. Bruk doble påminnelser.

Når en tidsfrist er langt borte, men veldig viktig, bruk en dobbel påminnelse. Sett med andre ord to alarmer eller varsler for å minne deg om noen dager i forveien om at fristen er nær. Dette trikset er spesielt viktig for frister som faller utenfor det typiske arbeidsomfanget ditt - hva slags ting du sannsynligvis vil glemme. Hvis jeg må presentere en tale (noe jeg gjør sjelden) seks uker fra torsdag, vil jeg sette en påminnelse i kalenderen min i seks uker fra mandag, slik at jeg i begynnelsen av den valgte uken husker at arrangementet kommer og som jeg trenger å forberede meg.

5. Møt fristene dine konsekvent.

"Møt dine tidsfrister konsekvent" er en av de tingene som er lettere sagt enn gjort. Men hvis du forstår at det påvirker verdien din på arbeidsplassen, vel, kan det alene være ganske motiverende.

Gjennomgående møtefrister kan øke din verdifulle som ansatt, teammedlem eller partner. Tenk på hvordan du ser på mennesker som konsekvent overholder tidsfrister. De er pålitelige, har sterk arbeidsmoral og blir sett på som lagspillere. Å møte frister handler sjelden om å få gjort arbeid utelukkende for deg selv. Det handler nesten alltid om å fullføre en lenke i en kjede, og der det er en kjede, er det andre mennesker som ikke kan overholde sine egne frister før du har møtt din. Hvis du ikke er i tide, kan de heller ikke være i tide.

Så mange mennesker overholder ikke tidsfrister konsekvent at de som gjør det skiller seg ut. Hvis du overholder fristene dine flere måneder på rad, vil folk legge merke til det, og det vil endre hvordan de ser deg og hvor stor tillit de er villige til å sette i deg.

Og som ordtaket sier: "Hvis du vil ha noe gjort, gi det til en travel person"? Jo mer du overholder fristene dine, desto større sannsynlighet er det for at du fortsetter å møte frister. Det er syklisk oppførsel.

Gjør eller ikke… Det er ingen 'prøve' med frister

Mens alle disse tipsene om tidsfrister fungerer for de fleste, må du alltid gjøre det som er mest fornuftig for deg, arbeidet og vanene dine. Noen mennesker overholder for eksempel ganske enkelt ikke polstrede frister. De trenger datoen som er skrevet på kalenderen for å være fristen, og alt polstring som måtte skje finner sted i hodet deres i stedet. Og det er bra.

Men når vanene dine hindrer din egen produktivitet og suksess, kan du prøve å gjenkjenne den og gjøre en endring. Veldig enkel påminnelses- eller varslingssystemer i appene du allerede bruker, fra Outlook til Gmail til Basecamp, kan være en lang vei for å hjelpe deg med å skape bedre vaner. Så utvikle en kalender, bruk appfunksjoner som allerede er til hånden, og angi noen frister (med svingete rom innebygd). Du vil være glad for at du gjorde det.