Bli organisert: 5 måter å sende bedre e-post på

Det er mange filosofier og metoder for å bruke e-post mer effektivt. De er grunnleggende for å begrense distraksjon og være mer produktive. Men du må også vite hvilke verktøy som står til din disposisjon for å komme til det mer produktive stedet.

E-posttjenesteleverandører og tredjeparts apputviklere har funnet opp noen eksepsjonelle verktøy som gjør e-post mye mer effektiv. Det er fem som jeg tror har størst effekt og er mest anvendelige. Sammen vil de hjelpe deg

• skrive bedre e-poster,
• forvandle e-postmeldinger til oppgaver,
• angre sending av e-post,
• planlegge sending av e-post, og
• slumre e-postmeldinger.

Skriv bedre

Å skrive unødvendig lange eller uklare e-poster er bortkastet tid. Mottakeren har kanskje ikke tid til å lese dem i utgangspunktet, eller kanskje kaste bort tid på å lese dem på nytt for å prøve å gi mening om dem, eller kanskje måtte svare avsenderen for å få en avklaring. I tillegg er det all den bortkastede tiden du brukte til å skrive dem i utgangspunktet.

Det er to apper som jobber hardt for å hjelpe deg med å skrive bedre e-poster fordi de fokuserer på selve skrivingen: Grammarly og Crystal.

Grammarly er en plug-in som fungerer som en stavekontroll for å analysere grammatikk og faktisk komme med intelligente forslag om hvordan du kan stramme språket ditt, skrive tydelig og fikse vanlige feil. Det har en bemerkelsesverdig evne til å oppdage ESL-feil spesielt.

Crystal er også en plugin-modul, og den nikker deg til å skreddersy språket i e-posten din for å appellere til mottakeren. Det fungerer slik: Crystal finner først mottakerne dine online - deres Twitter-kontoer, Facebook-sider og så videre - og ser på hvordan de bruker og reagerer på språk. Er de konsise og direkte? Eller pleier de å bli fanget opp i lange diskusjoner? Basert på resultatene, leder Crystal din skriving.

Hvis du ikke er en sterk forfatter, kan Crystal's veldig klare anmodninger virkelig hjelpe deg å finne ord for å skrive det du vil si. Det er et verdifullt forslag, men det er noe med det at det gnir meg feil vei. Det er et ikke-konstatert premiss at du skreddersyr språket ditt for å få noe ut av den andre personen, og jeg synes det er manipulerende. Det kan imidlertid ikke bry deg, eller det kan til og med være akkurat det du leter etter. Det er ingen som benekter at det er bra til det det gjør, i alle fall.

Gjør e-post til oppgaver

Innboksen din er ikke oppgavelisten din, men du får sannsynligvis fremdeles oppgaver tildelt deg via e-post. Fixen er å sette opp en tilkoblet app for å effektivt flytte oppgavene til et mer passende sted.

I stedet for å manuelt skrive inn en ny oppgave for deg selv i hva du skal gjøre eller huske appen du bruker, kan du koble appen direkte til e-postkontoen din eller sette opp e-post videresending, og flytt e-posten med ett eller to klikk til riktig sted.

Noen få apper som støtter muligheten til å flytte e-post til en annen app, enten gjennom direkte forbindelse eller e-post videre, er Wunderlist, Evernote Plus og Premium, Todoist Premium, Boxer og Newton Mail.

Angre send

Vi har alle truffet Send for tidlig, enten det er fordi vi oversett en skrivefeil, utelatt noe informasjon, eller ikke stoppet for å revidere en e-post skrevet i øyeblikket. Du trenger imidlertid ikke leve med anger eller ineffektiviteten til å måtte skrive en ny e-post. Du trenger bare å kunne angre sendingen.

Angre sending er forskjellig fra å huske en melding. Med angre sending sendes meldingen aldri. I utgangspunktet har e-posten meldingen i noe som 10 til 30 sekunder, i løpet av hvilken tid du kan ombestemme deg.

Gmail har en Angre send-knapp (se video nedenfor for hvordan du konfigurerer den) som alle Gmail-brukere skal aktivere. Newton Mail (som er full av fyldige funksjoner for e-post på mobile enheter) har også en som fungerer på alle e-postkontoer den støtter, og som inkluderer Microsoft Exchange og iMap-kontoer. Andre e-postleverandører tilbyr det også.

Planlegg Send

"Akkurat nå" er ikke alltid det rette tidspunktet å sende en e-post. Det er da tidsskjema er nyttig. Denne e-postfunksjonen lar deg velge et tidspunkt i fremtiden når meldingen skal leveres. Outlook, Boomerang for Gmail og Newton Mail har alle det.

Med planleggende sending, så lenge meldingen ikke har gått ut enda, kan du fortsatt redigere den. Så det dekker noe av det samme grunnlaget som angre send-funksjonen.

Snooze

Jeg er ikke tilhenger av Inbox Zero-filosofien om å prøve å holde den uleste meldingen teller ingenting. Det tar for mye tid å administrere og adresserer ikke folks virkelige e-postbehov, psykologisk eller teknisk. Jeg er imidlertid en fan av snoozing, som får den samme ideen om å holde antallet meldinger i innboksen din minimalt til enhver tid.

Snoozing gjør ikke annet enn å skjule en melding fra innboksen på en stund. Hvor lenge? Du bestemmer. Effekten er at du kan fokusere på viktige meldinger uten å bli distrahert av mindre viktige. De mindre viktige meldingene vil dukke opp igjen i en tid der det er bedre for deg å takle dem. Outlook (der det kalles "tidsplan"), Airmail, Sparkmail og Newton Mail har alle en snooze-knapp.

Hvis du er interessert i å være mer produktiv (og hvem er ikke det?), Bør du ta en titt på min oppsummering av The Best Productivity Apps. Uansett hva dine arbeidseffektivitetsproblemer er, bør det være flere apper eller tjenester der som vil hjelpe deg å utnytte tiden din bedre.