Bli organisert: 5 måter du saboterer produktiviteten din

Jeg bruker mye tid på å lese forskning om organisering og produktivitet, og bruker mye tid på å henge sammen med teknologientusiaster. Siden jeg har funnet teorier og beste fremgangsmåter for å maksimere produktiviteten og holde organisert, har jeg også lagt merke til vanlige vaner blant mennesker som elsker teknologi som direkte saboterer deres evne til å fungere på sitt beste.

Folk snakker mye om produktivitet, men bruker sjelden mye tid på å diskutere hva det er. For meg handler produktiviteten svært personlig, men til syvende og sist handler det om å oppnå mål.

Et mål kan være alt fra å maksimere fortjenesten i en virksomhet, til å få en ni-til-fem jobb gjort raskere, slik at du har noen mentale og fysiske ressurser til overs for å forfølge personlige interesser. Noen mennesker vil komme seg ut av kontoret hver dag for å tilbringe mer tid med familien. Noen mennesker vil legge ned to timers arbeid hver natt med å skrive et filmmanus.

Uansett hva du vil gjøre, betyr det å være ditt mest produktive selv:

1. tenke på hva du ønsker å få gjort, 2. finne ut hva du kan gjøre hvis du skaper et optimalt miljø, og

3. Følg med på å skape et optimalt miljø og fullføre oppgavene dine eller oppnå dine mål.

Selvfølgelig er oppfølgingen vanligvis problemet. La meg peke på noen av de vanligste måtene jeg ser teknologiske entusiaster spesielt sabotere deres produktivitet.

1. App-Hopping

Hvis du elsker tech, er du sannsynligvis også glad i apper. Du laster ned alltid den siste appen. Du er stolt av å være en tidlig adopter. Du saboterer imidlertid deg selv hvis du app-hopper med produktivitetsapper. Produktivitetsapper er apper og tjenester som hjelper deg med å få gjort arbeid, inkludert oppgavelister, oppgavehåndteringsapper, filsynkroniseringstjenester, notat-apper, kalendere og kontorpakker.

Med en hvilken som helst ny app vil det være en tidsinvestering for migrering og lære hvordan du bruker systemet. Legg til tilpasning, og du sløser mye tid du kunne ha brukt på å være produktiv. I tillegg vil det ta deg en stund å utvikle nye vaner for å bruke disse appene som du sannsynligvis bruker daglig. Det er mer tapt tid, og ofte mer "arbeid om arbeid."

Når det er sagt, bør du kvitte deg med apper eller tjenester som ikke tilfredsstiller dine behov. Men den avgjørelsen må baseres på om de eksisterende verktøyene dine gjør det du trenger, ikke om du tror at gresset kan bli grønnere med en annen app.

Råd: Velg en app for hvert produktivitetsbehov og hold deg fast i den.

2. Falling in the Email Black Hole

De fleste tech-entusiaster vet at de ikke bør kaste bort for mye tid på e-post, og likevel blir de sugd inn i det i flere timer hver dag. Hvor ille er e-postproblemet ditt? Vet du selv hvor mye tid du kaster bort?

En måte å måle det på er å bruke RescueTime, et freemium-verktøy som fungerer usynlig i bakgrunnen for å registrere hvor mye tid du bruker på hver app og nettsted du bruker, inkludert e-post.

RescueTime kan åpne øynene for alvorlighetsgraden av e-postproblemet ditt, men det kan ikke hindre deg i å bruke det. Plugin-enheten Stayfocusd kan hvis du bruker nettbasert e-post. Legg til e-postnettstedet ditt i listen over domener du vil være forhindret fra å få tilgang til, og angi deretter tidspunktene for begrensningene. StayFocusd vil blokkere deg fra siden.

Når vi snakker om ganger, er en annen måte å dempe et e-postproblem på å skape nye vaner for når du sjekker e-post. Eksperter er generelt enige om at en av de verste måtene folk saboterer sin produktivitet er ved å åpne e-post så snart de kommer til pultene sine. Det er bedre å starte dagen med en meget produktiv oppgave og lagre e-post for senere.

"Men, " protesterer du, "hva hvis det er en viktig e-post som jeg trenger å handle på med en hast?" Hvis e-post er en hundekrage rundt nakken din, må du sjekke arbeids-e-posten på smarttelefonen, og bare ta tiltak i presserende saker. Gjør deg som vane å bare sjekke den på telefonen, noe som vil gjøre det lettere å lukke e-postappen og komme til virkelig arbeid. Gjør minst 45 minutter med virkelig arbeid før du til slutt lanserer e-post på datamaskinen. Du vil kanskje bare finne deg selv sugd inn i den viktige oppgaven og ignorere e-post til mye senere, og det er en god vane å utvikle.

Når alt annet mislykkes, gjentar jeg denne mantraen: Jeg får ikke betalt for å svare på e-post.

Merk: Det kan hende du må bytte mantra hvis du faktisk blir betalt for å svare på e-post.

Råd: Bruk RescueTime for å tallfeste e-postproblemet ditt. Åpne aldri e-postappen din første på arbeidsstasjonen din. Ta sikte på å fullføre minst 45 minutter med virkelig arbeid før du får e-post.

3. Å tro at multitasking er uproduktiv

Folk som leser om teknologi, teknologikultur og produktivitet vet at multitasking er uproduktiv.

Vel, beklager, men det er bare ikke sant.

Forskning på multitasking viser at den er veldig produktiv, men bare til et poeng (se for eksempel arbeid fra Diwas KC og Narayan). Når grafisk er tegnet, har verdien av multitasking en omvendt U-form. Litt er bra, men for mye er like ille som ingen i det hele tatt.

Forskning antyder også at verdien av multitasking varierer basert på individ og type arbeid som blir utført. Helt ærlig tror jeg folk flest vet hvem av dem

oppgavene er egnede og uegnet for multitasking. Hold deg fast i et møte som ikke egentlig er relevant for deg i det hele tatt? Ta en e-post! Utarbeide et forslag på en million dollar? Du bør fokusere på den oppgaven alene.

Råd: Slutt å fortelle deg selv at multitasking er dårlig og omfavn det for passende oppgaver. Ikke skyv det.

4. Oppretting av duplikatkontoer ubevisst

Hvor mange ganger har du registrert deg for en online konto, for bare å innse at du allerede hadde en tilknyttet en annen e-postadresse senere? Det er et vanlig problem blant tidlige adoptere som setter sin ære i å registrere seg for nye nettsteder og tjenester så snart de blir tilgjengelige.

Å ha mer enn en konto kan være et problem hvis du senket tid til å sette opp den opprinnelige kontoen. Det er også et problem hvis du lagret data i den første kontoen du måtte trenge å ha igjen.

Den enkleste måten å unngå å opprette dupliserte kontoer er å bruke en passordbehandling. Passordbehandlere administrerer brukernavn og passord, og som en fordel, følger de også oversikt over om du allerede har en konto med noen app, nettsted eller tjeneste.

Jeg tester personlig programvare og online tjenester som en del av jobben min, og som et resultat har jeg mer enn 450 nettkontoer. Jeg ville aldri kunne følge med påmeldingene mine uten passordbehandling. Jeg bruker Dashlane, som er et PCMag Editors 'Choice. Det er to andre redaktørvalg: LastPass Premium og Sticky Password Premium.

Råd: Bruk en passordbehandling for å forhindre deg i å opprette dupliserte kontoer ubevisst.

5. Planlegge møter når du er skarpest

Du liker å være skarp under møter, ikke sant? Dessverre, med mindre møter er kjernen i jobben din, er det veldig uproduktivt å planlegge møter når du er på det skarpeste.

I likhet med e-post regnes møter som "arbeid om arbeid." Det virkelige arbeidet er det du gjør etter møtet. Så det er best å planlegge møter i tider på døgnet når du vanligvis faller, vanligvis på ettermiddagen, og beskytter viktige timer for når du kan takle de tøffe greiene.

Hva har dette å gjøre med å være en teknisk entusiast? Vel, mine andre nørder, hvis du er superkoblet og bruker alle de nyeste tilkoblede kalenderløsningene og planleggingsverktøyene, som Doodle, kan kanskje dine kolleger og samarbeidspartnere se når du er fri og når du er opptatt. Det er lett for alle å foreslå å møte om morgenen hvis det er første gang på dagen, kronologisk sett, når alle har fri.

Så blokker av i kalenderen din uansett tidspunkt på dagen. For de fleste er det de første timene av arbeidsdagen. Merk denne gangen "fokusarbeid", eller merk det privat slik at folk kan se at du er opptatt, men ikke vet hva du gjør. Blokkering av produktive timer vil også hindre deg i å planlegge andre uproduktive ting på dette tidspunktet, som legeavtaler. Lagre det i tider på døgnet når du er utbrent.

Råd: Ikke planlegg møter eller avtaler i løpet av timene med topp produktivitet. Blokkerer den ledige tiden i kalenderen for arbeid.