Bli organisert: 7 viktige tips for slappe brukere

Mange team flytter sin interne kommunikasjon bort fra e-post og til meldingsapper, for eksempel Slack. Slack har blitt et av de mest populære verktøyene som grupper bruker for å kommunisere og samarbeide, men det er ikke nødvendigvis noe mer effektivt enn e-post på egen hånd.

For å få mest mulig ut av Slack, må du sørge for at du bruker noen av nøkkelfunksjonene som gjør at appen er forskjellig fra e-post.

Mange produktivitetstips jeg har sett for Slack innebærer å lære snarveier, koble til tredjepartsapper og sette opp automatiske kommandoer ved å bruke IFTTT. Slike ting er riktignok nyttige, men jeg tror du kan få mer avkastning på investert tid ved å begynne med å konsentrere deg om viktige funksjoner, tilpasninger og beste praksis. Disse er begge enkle å lære og sannsynligvis ha stor effekt på Slack-effektiviteten.

1. Legg til varsler for nøkkelord og setninger

Hvis du vil ha en produktiv opplevelse på Slack, er varslene en av de aller første innstillingene du bør justere. Du bør spesielt fokusere på varsler for ord som har spesiell betydning for deg.

Klikk på navnet ditt øverst til venstre og velg Innstillinger. Gå til Varslingsinnstillinger. Bla ned dit du ser markerte ord. Eventuelle ord eller uttrykk du skriver her vil utløse et varsel når noen bruker dem.

Du trenger ikke bruke anførselstegn for termer på mer enn ett ord, og ord er ikke store og små bokstaver.

2. Tilpass kanalvarsler

Ikke alle kanaler du deltar i er nødvendigvis like viktige som de andre, og det er ikke sikkert du vil høre en bing, ring, ding, surr eller boop hver gang noen i en kanal nevner får en @e til å rope ut. På samme måte kan det være noen kanaler som bruker nøkkelord som er viktige for deg, men bruken av dem i en bestemt kanal er det ikke. Du kan ekskludere varsler for nøkkelord og uttrykk fra utvalgte kanaler.

Start med å gå til kanalen du vil justere. Klikk på navnet på kanalen øverst på siden, og velg deretter Kanalvarslingspreferanser. Gjør justeringene i boksen som vises.

3. Bruk @Everyone og @Channel Sparsomt

Dette produktivitetstipset handler mer om Slack etikette enn noen spesiell funksjon eller alternativ: Bruk @everyone og @channel sparsomt.

Å bruke en av disse meldingene tilsvarer det å sende en e-post eksplosjon til alle, noe du og teamet ditt kanskje prøver å unngå ved å bruke Slack i utgangspunktet.

4. Legg slakk e-post-aliaser i kontaktene dine

Jeg elsker at team kan sende meldinger til Slack ved å videresende e-post til en spesiell adresse. Men jeg hater at e-postadressene er gobbledygook.

Gjør deg selv en tjeneste ved å legge Slack e-postaliasene i adresseboken din og gi dem et mer minneverdig navn. Hvis du for eksempel bruker videresending av e-post for å varsle teamet ditt om pressedekning, kan du navngi Slack e-postadresse Slack Press Coverage. Hvis du bruker den til å videresende nyheter, kan du kalle den Slack News. På den måten, når hjernen din tenker å sende en e-post til Slack, kan fingrene dine begynne å skrive "Slack", noe som bare er fornuftig.

Finn e-postaliasene dine (eller konfigurer dem) ved å gå til teamets innstillinger for apper og tilpassede integrasjoner. En ny side åpnes. Velg Konfigurer øverst til høyre. Se etter e-post. For å få en e-postadresse som allerede er satt opp, velger du Rediger konfigurasjoner. Du kan kopiere og lime inn aliaset derfra.

5. Skriv inn / for kommandoer og snarveier

Du kan bruke mye tid på å lære kommandoer og snarveier, men jeg tror en bedre bruk av tid for ikke-strømbrukere av Slack er å bare huske at du kan skrive en skråstrek i begynnelsen av en melding og se en liste over alternativer for kommandoer.

Velg kommandoen du ønsker fra listen ved å skrive inn neste bokstav i kommandoen.

6. Legg til påminnelser

Når du åpner en verden av raske kommandoer i Slack, er det en som er verdt å lære er Påminnelser. Skriv inn "/ påminnelse" og la Slack be deg om å fylle ut resten.

Du kan legge til påminnelser for deg selv, lagkameratene eller en hel kanal. Du kan angi en påminnelse, for eksempel, for å varsle alle på teamet ditt om å tømme ut kjøleskapet fredag ​​kl. 16.40

7. Legg til farge i sidefeltet

Hvis du bruker Slack for mer enn en gruppe eller et formål, kan det bli forvirrende å hoppe fra konto til konto, med mindre du angir forskjellige temaer for sidefeltene.

Jeg anbefaler å velge temaer som er mest forskjellige fra hverandre for å hjelpe deg raskt og enkelt å gjenkjenne hvilket team du er i til enhver tid.