Bli organisert: chandoo og kartleggingen av livet i Excel

Purna Duggirala er bedre kjent som Chandoo. Han driver et nettsted - og nyhetsbrev, og forum og podcast - på Chandoo.org, dedikert til å lære folk hvordan du bruker Microsoft Excel. I motsetning til noen programvareeksperter som bare spesialiserer seg i å lære kraftbrukere detaljene i verktøyene sine, hjelper Chandoos arbeid alle, helt ned til nybegynnere som bare lærer å forstå Excel og hvordan det kan hjelpe dem å organisere livene sine på enkle måter.

Chandoo mener Excel også kan være et verktøy for å hjelpe oss med å forstå oss selv bedre. "Med mindre vi kan analysere dataene våre og forstå mønstrene, " sa han, "er vi hjelpeløse."

Han startet siden sin for omtrent ti år siden, da det bare var en enkel personlig blogg. Etter flere år med å ha kjørt det på fritiden, sa han opp jobben sin for å gjøre Chandoo.org til midtpunktet i arbeidet. Det er fremdeles personlig som alltid, med referanser til tvillingene hans, kona, sykkelhobbyen og kjærligheten til Legos, alt blandet med tips for å mestre Microsoft Excel.

Jeg intervjuet Chandoo for å spørre om hvordan han som Excel-guru bruker verktøyet for å organisere livet og arbeidet sitt, og hvordan nybegynnere som vet lite eller ingenting om Excel kan komme i gang med programvaren. Jeg lo da jeg så hvor mange av svarene hans som kom i form av kulepunkter, kanskje illustrerende for hvordan det å leve og puste i Excel-blokker kan påvirke måten man tenker.

Jill Duffy: Du har tatt en blogg som du pleide å drive på fritiden og gjort den til ditt livsverk. Hvordan administrerer og organiserer du som Excel-guru alt materialet du har satt sammen for nettstedet? Kan du dele både noen tekniske tips så vel som større prinsipper som informerer hvordan du gjør det?

Chandoo: Ja, Chandoo.org pleide å være en personlig blogg og hobby til begynnelsen av 2010. I april 2010 forlot jeg jobben min hos et stort IT-selskap, slik at jeg kunne være selvstendig næringsdrivende. Det har vært en spennende og berikende opplevelse så langt.

Nettstedet kjører på Wordpress-bloggprogramvare. Jeg har vært webutvikler hele livet. Så jeg liker å titte med PHP, JavaScript og HTML for å gjøre nettstedet vårt brukervennlig og verdifullt for publikum. Jeg bruker en haug med verktøy og konsepter for å lage og dele innhold med Chandoo.org-lesere.

Verktøy:

• Camtasia fra TechSmith for å lage og redigere videoer
• Frimodighet for å lage og redigere podcaster
• Paint.NET og Snagit for å lage og redigere bilder
• Excel, selvfølgelig, for å lage nedlastbare arbeidsbøker og eksempler for nettstedet mitt
• Excel VBA for å generere HTML-kode for nettstedet
• Notisblokk ++ for å opprette og redigere PHP / HTML-sider
• Cloudberry Explorer og WinSCP for å laste opp filer til serverne våre

Begreper:

• Skriv en artikkel om gangen. Jeg fokuserer på å lage flott innhold for i dag og i morgen. Hver gang jeg har en artikkel, spør jeg meg selv: "Hvordan skal dette gjøre noen kjempebra?" Nøkkelordet er noen. Hvis du prøver å skrive for alle hver gang, vil du ikke finne mange ideer. Så jeg prøver å fokusere på å hjelpe en del av publikum med hver artikkel.
• Hold det enkelt. Jeg skriver på vanlig engelsk og forklarer begrepene tydelig, ofte pepper de med humor. Excel kan være et trist emne, så jeg vil holde diskusjonen livlig og relevant. Jeg bruker forskjellige formater - bilder, animerte GIF, videoer, lyd og tekst - for å nå publikum.
• Legg til min personlighet. Jeg introduserer litt av personligheten min i alt jeg publiserer på Chandoo.org. Jeg deler viktige milepæler i livet mitt, mine feil og triumfer, med publikum slik at de føler seg knyttet til meg.

JD: Hvordan anbefaler du noen som bruker Excel for første gang å komme i gang? Er det prinsipper å lære først, eller betyr det mer hva som er deres mål eller mål med å bruke Excel?

Chandoo: Hvis du er helt ny på Excel, er den enkleste måten å komme i gang å åpne den og leke med den på en stund.

Når du er kjent med brukergrensesnittet, kan du gå til Excel Baby Steps eller Excel for nybegynnere på nettstedet vårt og lære om forskjellige daglige bruksområder.

Når du er utenfor begynnerstadiet, er den beste måten å lære Excel ved å bruke det hver dag. Det er så mye du kan hente ved å snuble på funksjoner og menyknapper.

Abonner også på et nyhetsbrev eller podcast slik at du kan hente verdifulle ferdigheter, scenarier, snarveier og tips.

Når du lærer noe nytt om Excel, kan du utføre det i praksis. På denne måten vil du huske konseptene bedre.

JD: Jeg møter mange mennesker som føler seg uorganiserte med sitt digitale liv. Har du noen råd, tips eller eksempler på hvordan du bruker Excel for å organisere et annet aspekt av ens liv eller arbeid?

Chandoo: Excel er et kraftig og elegant verktøy for å håndtere alle aspekter av ens liv. For det første er Excel flott for

• Budsjettering og kostnadssporing
• Oppgavelister
• Målsporing
• Planlegger personlige eller arbeidsprosjekter

Jeg begynte å lære Excel i 2006, da jeg fikk min første jobb som forretningsanalytiker. I disse dager bygde jeg flere trackere for å overvåke budsjettene mine, planlegge investeringene mine, ta beslutninger om kjøp (for eksempel bil, hjem, etc.) og spore treningsøktene mine.

I dag spiller mobilapper en viktig rolle i å tilfredsstille de fleste av disse behovene. Men en ulempe med apper er at de ikke gir deg fleksibilitet til å analysere og forstå dine egne data slik Excel gjør.

For eksempel sporer jeg treningsøktene mine og sover med Fitbit, men det lar meg ikke analysere søvnmønstrene i løpet av en uke eller sammenligne hvordan syklingen min er mellom to dager. Med mindre vi kan analysere dataene våre og forstå mønstrene, er vi hjelpeløse.

Det er her Excel lyser. Du kan bruke den til å spore nesten hva som helst og analysere når du har noen data.

Takket være Excel-appen for iOS, Android og Windows kan du enkelt legge inn data hvor som helst og knuse informasjonen fra sofaen din.

Du kan bygge din egen analytiske app med Excel i fire trinn:

1) Strukturér den analytiske appen din i tre bøtter: input, beregning og output.

2) Sett opp regnearket ditt så enkelt som mulig. Begynn med få felt, og strukturer dataene dine som en Excel-tabell. Dette gjør det enkelt å legge til data.

3) Bruk enten formler (for avanserte brukere) eller pivottabeller (brukere fra nybegynnere til mellomnivå) for å knuse dataene.

4) Visualiser ved bruk av diagrammer, gnistbånd eller betinget formatering.

Deretter kan du overvåke fremdriften din fra Excel-appen, eller bruke Excel på din PC eller Mac.

JD: Hva er noen andre eksempler på hvordan du har brukt Excel til å kartlegge ditt personlige liv?

Chandoo: Jeg laget en sporingsfôr til babyer da vi fikk tvillinger i september 2009. Det er en annen historie som jeg ga opp sporing etter å ha blitt overveldet av syklusen med bleieskift, blanding av formelmelk, fôr og stryking av dem noen hundre ganger.

Å visualisere min første 200 km sykkeltur er en annen.

Jeg gikk på min første 200 km sykkeltur i juli 2014. Jeg ønsket å feire denne bragden med publikum. Så jeg laget en Excel-arbeidsbok med all statistikk om turen.

En annen er å visualisere Roger Federers syvende Wimbledon-seier. Jeg elsker tennis, og jeg beundrer Roger Federer. Så da han vant Wimbledon-tittelen for syvende gang, opprettet jeg en fantastisk Excel-arbeidsbok som skildrer kampens fremgang og statistikk.

JD: Mange mennesker føler at de ikke er organisert ikke bare med teknologien, men også hvordan de klarer å lære nye konsepter. Hvilke råd har du om å lære noe nytt på en organisert og effektiv måte?

Chandoo: Læring er en verdifull ferdighet. Det holder oss unge og skarpe. Her er noen måter å lære en ny idé:

• Start. Ikke sette av læringsmål. Sett av så lite som en time per uke for å lære noe nytt. Det kan være programmering, nye språk, snekring eller lage pivottabeller.
• Klem læring til ledig tid. Abonner på podcaster eller få lydbøker og lytt til dem under pendle- og ventetiden.
• Når du lærer noe nytt, kan du prøve å koble ideen til et eksisterende konsept du kjenner godt. Dette styrker fortellingen og hjelper deg å huske ideen bedre.
• Ikke vær grådig med kunnskap. Del det du lærer med andre. Dette forbedrer forståelsen av konseptene og gjør deg til en ekspert på området.
• Når det gjelder programvare (eller apper), er vi knapp sjenerte. Det betyr at vi ikke trykker på en knapp eller klikker på et menyalternativ med mindre vi vet hva den gjør. Vær dristig og trykk på knappene. Dette kan føre deg ned i et interessant kaninhull og lære deg verdifulle leksjoner. Sørg selvfølgelig for at du lagrer filene.

For flere Excel-tips, se Chandoos 12 regler for å lage bedre regneark og 20 Excel-tips for å bli et regneark Pro.