Bli organisert: digitalisering av personlige dokumenter

innhold

• Bli organisert: Digitalisering av personlige dokumenter
• Hva ikke skal digitaliseres

Datamaskiner er veldig flinke til å søke. Datamaskiner er også utmerkede ved henting. Uansett hvor raskt og effektivt du tror du kan finne og hente informasjon i huset ditt fra papirbiter, kan du være trygg, datamaskiner kan gjøre det raskere.

Det er A-nummer én-grunnen til at du bør digitalisere mange av dine personlige dokumenter.

Det er flere grunner også, som at du ikke engang kan få informasjonen på det oversvømmelsesforsikringsdokumentet når det er på et stykke papir på kjøkkenet ditt mens en avlyst flyreise har forlatt deg fanget i St. Kitts på grunn av en orkan hjemme. Ville det ikke være en god tid å ha et digitalt dokument tilgjengelig fra din bærbare datamaskin, smarttelefon eller nettbrett?

Her er en annen: Du har byttet leger, forsikringsprogrammer og apotek flere ganger i løpet av de siste årene, og farmasøyten må nå vite deg om du noen gang har tatt en viss medisinering. Ville det ikke være nyttig å logge seg på et sikkert system som har oversikt over alle reseptene legene dine skrev fordi du knipset med telefonens kamera før du fikk dem fylt?

Eller kanskje er du motivert for å digitalisere flere av dine personlige dokumenter bare for å bli kvitt rotet. Årsakene til å gjøre det er uendelige, og unnskyldningene for ikke å komme i gang er også. Her noen tips og triks som ikke vil gi deg noen unnskyldning for å legge fra deg oppgaven lenger.

Hva du skal digitalisere

Før du kan redusere papirmengden i hjemmet ditt, må du bestemme hvilke dokumenter som har verdi for å bli digitale. I mange tilfeller vil du beholde originaldokumentene, noe som gjør det digitale til en sikkerhetskopi. Denne listen kan hjelpe deg med å generere ideer:

• skatter

• fradragsberettigede kvitteringer

• lønnsstrukturer

• gjerninger og leieavtaler

• garantier

• pass (mange land har veldig spesifikke regler for å lage kopier av pass; ta kontakt med regjeringen)

• familiearkiver, som fødselsattester, adopsjonspapirer, vigselsattester, dødsattester og innvandringspapirer

• forsikringsskjemaer

• lege- og tannlegejournaler og resepter

Hvis arbeidsgiveren din ikke leverer elektroniske lønnsstasjoner, bør du absolutt beholde originalene i minst seks måneder, hvis ikke et helt år. Banker og utleiere krever ofte disse dokumentene, i tillegg til skatteskjemaer (W2er i USA), når de fullfører papir- eller boligpapirer.

Med pass og noen andre offisielle juridiske dokumenter, må du være forsiktig med reglene for å lage kopier. Det er vanligvis en god ide å krympe eller forstørre bildet med minst 10 prosent (slik at det ikke ser ut som du prøver å forfalsket det).

Selv om du ikke tror at du noen gang trenger å oppgi kopier av noen av disse dokumentene, vil det helt sikkert være tidspunkter der du må henvise passnummeret ditt (for en applikasjon, si) eller noe annet stykke data fra dem. Det er så mye mer effektivt å søke etter den informasjonen fra datamaskinen din enn å begynne å grave gjennom et skap fullt av papirer.