Bli organisert: ikke la digital rot ødelegge livet ditt

Digital rot, fysisk rot, følelsesmessig rot… Det hele tar en avgift på livet ditt. Juni Saruwatari vet om rot. Hun er en organisasjon og produktivitetsekspert, samt forfatteren av en ny bok som heter Behind the Clutter: Truth. Kjærlighet. Betydning. Formål .

Hun er en kvinne etter mitt eget hjerte. Mange av hennes veiledende prinsipper for å være organisert ligner min egen, forankret i sunn fornuft, som å stole på systemet ditt og eliminere distraksjoner.

Jeg arrangerte å intervjue Saruwatari av Skype, men jeg skrudd opp datoene og tidspunktene for intervjuet ikke en gang, men to ganger. Når du har en kolonne og en bok om å være organisert, som jeg gjør, og du skruer opp noe så enkelt som datoen og klokkeslettet for et møte med en annen organisasjonsekspert, vel, ironien i det etterlater en bitter smak i munnen.

Årsaken til at jeg skrudd sammen - og dette er relevant for Saruwataris arbeid - er at jeg hadde for mye på gang i livet mitt, for mange ting i hodet til å huske. Noe måtte gi. Jeg hadde nylig flyttet til en ny stat, startet en ny livsstil, og forbereder meg nå på å flytte til et nytt land. Saruwatari kan si at jeg har behov for en mental dumping, en daglig praksis der hun skriver ned alt du må gjøre, uansett om det allerede er på oppgavelisten hennes. Den renselsen, mener hun, frigjør oss til ikke bare å være mer produktive, men også i fred med oss ​​selv.

Da vi endelig fikk kontakt med Skype, var Saruwatari sprudlende, men likevel rolig, og hun lo ofte, selv når hun beskrev de mer jordlige prosedyrene for å bli organisert. Hun begynte intervjuet vårt med å svare på mitt første spørsmål før jeg selv hadde en sjanse til å stille det.

Juni Saruwatari: Min filosofi om rot, enten digital eller fysisk, er at det er den samme saken. Folk har en tendens til å samle seg digital rot fordi de ikke virkelig kan se det.

Rotet er uferdig virksomhet. Rota forblir i konsisensen, og du bærer den rundt deg. Hvis du har digitale ting, og du ikke har sluppet det, og det tjener ikke et formål, og du har bestemt at det ikke er nyttig, så er det rot.

Den uferdige virksomheten med, si, noen gjøremål i tankene dine som du ikke har tatt vare på, eller un-tilgivelsen i hjertet ditt, eller noe som helst - takkebrev du ikke har skrevet, takknemligheten i hjerte som ikke har blitt uttrykt - det er alt rot også.

Så det er emosjonelt, det er mentalt, og så er det digital rot. Det er en sammenheng mellom dem og den fysiske roten.

Jill Duffy: Snakk litt mer om kostnadene for rot, enten det er digitalt eller fysisk.

JS: Folk føler seg styrket, ikke spenstige, ikke optimistiske, som om de er i en nedadgående spiral i livet. Folk forteller meg at de fysisk føler at de kveles når de har for mye rot. Og det kan ikke bare være fysisk rot, men rot i hodet. Det er overveldende. Du kan ikke komme deg videre! Mennesker føler seg lam, immobilisert, strømløs.

Enten det er fysisk eller digital rot, det er koblet til den emosjonelle og åndelige roten.

JD: I boken din, går du inn på tidskostnadene til rot?

JS: Ja, det gjør jeg! Jeg er veldig lidenskapelig opptatt av det. Jeg har undervist i tidsstyring, jeg kaller det tidsutvidelse, i mange år. Det hele henger sammen.

Når du har rot, tar det deg dobbelt så lang tid å gjøre noe eller komme deg et sted. Hvis du tenker på å være inne i et hus, hvis banen er full av ting, vil det ta deg dobbelt så lang tid å komme deg gjennom døren. Du kan ikke engang komme til døra hvis det er mye rot!

På samme måte kan veien til å gjøre en aktivitet rotes. For eksempel snakker jeg med deg, og jeg vil ha en engasjerende samtale, men hvis det er rot, vil det være rot i hodet mitt. Hvis jeg tenker på noe annet, er jeg egentlig ikke tilstede med deg i øyeblikket. Så det forhindrer oss fra å få en engasjerende samtale. De hundre e-postene i innboksen min får meg til å tenke: "Herregud, hva er der inne som jeg ikke har fått til ennå?"

Det er 86.400 sekunder på en dag. Hvis noen skulle gi det samme tallet i dollar , så 86.400 dollar , på en dag og sagt til deg: "Du kan ikke rulle det over, du kan ikke bestemme hva du skal gjøre med det på en annen dag, " hva ville du gjort? Du vil investere det med omhu. Du ville begynne å bygge et fundament.

Mange mennesker som er i produktivitet og brenner for teknologi, blir fanget opp i nye apper og nye programmer, og de glemmer at de først må begynne med et fundament. De 86.400 sekundene per dag, eller 168 time per uke, eller 24 timer i døgnet - hva vil du gjøre med det?

Jeg begynner med roller. Jeg begynner med grunnlaget. Hva er rollene i livet ditt? Nå tenker på det som et kakediagram. Hvor mye tid vil du bruke på å spille hver rolle? Så ser du på tiden din som et puslespill og flytter ting rundt.

Det er alltid en avskrivning. Folk tror de har 300 timer i løpet av en uke, men egentlig er det 168.

JD: Hva er det å si? Du har like mange timer i løpet av en uke som Beyonce?

JS: Obama, Madonna, Ghandi, Buddha, Jesus - alle har like mye tid på en uke! Når folk klager over at de ikke har nok tid, sier jeg "Stopp det, " fordi de kjemper mot sannheten om det som er .

Sannhet, kjærlighet, mening, formål. Når jeg jobber med mennesker på deres tid, spør jeg: "Sannelig, hva gjør du med de 168 timene dine?" Først må de finne ut hvorfor de føler at de har et underskudd, og hvorfor de føler seg overveldet. Så spør jeg hva som er idealet? Hvor vil du være med de 168 timene?

Her er filosofien: Når du skaper klare grenser for din tid, er du grenseløs innenfor det tidsrommet. Når du lager klare grenser for ting, kan du være grenseløs innenfor det rommet.

Det vi gjør er å sette en intensjon. Så for eksempel: "I løpet av denne timen skal jeg utarbeide oppgavelisten min for å dra til India." Og det som skjer er at det ikke tar fem timer. Det tar den en time fordi du setter den intensjonen.

JD: Så det handler om å gi deg selv en realistisk grense, og deretter jobbe innenfor den grensen.

JS: Ja. Realistisk grense, eller hva er ideen din om realistisk. Alle har sin egen ide om hva det betyr. Når du lager den tiden og er dedikert til den, er du laserfokusert på den.

JD: Hva ser folk som et område der de vil bruke mindre tid, når de faktisk ser på hvordan de bruker tiden sin?

JS: Noen eksempler går inn i kaninhullet på sosiale medier. Kontroller også e-post gjennom dagen. Det er bedre å gjøre det en gang om morgenen, kanskje en gang på ettermiddagen etter at du kommer tilbake fra lunsj, og en gang på slutten av dagen.

En annen er avbrudd. På et kontor får mange mennesker avbrudd hvis du har en åpen dørpolitikk, og jeg sier alltid at du må lære folk hvordan du skal behandle deg. Jeg spøkte med en av klientene mine om at alle trenger å ta et nummer før de kommer inn på kontoret hennes, i stedet for bare å lure inn.

Det handler om å ha systemer. Hvis du har avbrytelser på jobb, og du er en leder, må du lære alle som jobber for deg å respektere tiden din, kanskje ved å stenge døren. Du kan ha kontortid, som om du var en professor, og kanskje si mellom 10.00 og 12.00, jeg er åpen for alle som har spørsmål, men mellom kl. 02.00 og 3.30 skal jeg være driver med lesing og research.

Sett av din egen tid som om det er et møte med noen andre.

JD: Det er et flott tips, å behandle din egen tid som om det var et møte.

JS: Ja, eller en legetime. Det er like viktig.

JD: Noen av favorittappene mine og online tjenester er de som fungerer usynlig og uten at jeg trenger å ta grep, for eksempel IFTTT, RescueTime og EasilyDo. Har du noen favorittapper som hjelper deg med å maksimere tiden din eller holde tiden din dyrebar?

JS: Påminnelser er gode. Det er som å ha en virtuell personlig assistent. Outlook også. Det er et velprøvd system. Du kan stille inn et varsel. Du kan slumre det. Du kan videresende den til noen andre for å ta vare på den. Jeg elsker det.

Jeg prøver å holde det så enkelt som mulig og ikke ha for mange programmer. Som du sikkert kan fortelle, er jeg som et barn på noen måter, og hvis det blir for komplisert blir jeg lei, og tankene mine går et annet sted.

Her er et eksempel: skanne apper. Alle disse fantastiske skanneprogrammene kommer ut hver dag. Jeg hadde fire som jeg undersøkte, og jeg ville bare finne noe slik at jeg kunne bli kvitt et av enhetene mine. Jeg fant en med en gang, så med de andre tok jeg ikke så lang tid på å prøve dem ut. Da jeg prøvde de andre, så snart jeg skjønte at det ikke var noe for meg, slett!

Hvis du undersøker forskjellige apper og forskjellige systemer, og finner ut at noe ikke fungerer for deg, må du slette det, selv om du har betalt penger for det. Fokuser på den du føler er gjenklang med deg, og ta det hele veien gjennom. Det som skjer med mange mennesker er to uker senere, de prøver noe annet, og så igjen har de digital rot.

JD: Jeg har lagt merke til det samme mønsteret. Folk som elsker teknologi vil prøve alt nytt fremfor å velge en app og være dedikert til å bruke den. De ser ikke på det som en investering i sin tid.

JS: De lar det ikke gå! Jeg skal se på noens uoversiktlige telefon, og de vil ha apper som de lastet ned for et år siden og aldri har brukt. Jeg sier til dem: "Slett, slett, slett!"

Folk er redde for å slette programmer de kjøpte. Men de vil komme opp igjen hvis de trenger det.

Et annet program som jeg elsker er PaperKarma. Hvis du får faktisk fysisk søppelpost, tar du bare et bilde av postetiketten med strekkoden, og de får deg av listen. Så kommer det tilbake til deg og sier: "Suksess!" når det fungerer.

JD: Jeg vil tilbake til Outlook et øyeblikk. Du sa du bruker påminnelser mye. Kan du gi et eksempel på en dag og hva slags ting du legger inn som påminnelser, hva blokkering av tid er for, og så videre?

JS: Ja, la oss starte med hvordan disse påminnelsene kommer seg inn der. På begynnelsen av hver dag vil du gjøre en mental dumping av alle tingene i hodet ditt som du må gjøre. Ikke kategoriser ennå. Etter to eller tre minutter kan det hende du har 25 ting der. Deretter, basert på intuisjonen din og hvor du er i dag, tilordne en gjøremål til hver enkelt, slik at du gjør en forpliktelse til det. Deretter må du ha noen kategorier satt opp for oppgavelisten din, og du skal tilordne en kategori til hver enkelt. Det er en del av det.

Så er den andre delen når du setter opp timeplanen din, du må ha tydelige grenser for tiden din. I begynnelsen og slutten av hver dag ønsker du å se på oppgavelisten din og prioritere hvilke du vil gjøre. La oss si for deg som forfatter at du har "Skriv eller research" som en kategori. Det er ikke sikkert du gjør den kategorien med oppgaver hver dag. Du kan gjøre det bare på tirsdager og torsdager.

JD: Det virker som om mental dumping er ment å frigjøre hjerne rotet, få disse tingene fra hodet, fra brystet, få dem ned og deretter håndtere dem en etter en på en veldig organisert og systematisk måte.

JS: Ja. Og dette er det viktigste: Jeg vil ikke at du skal sjekke om du allerede har den oppgaven på listen. Hele poenget er mentalt dumping. Hvis du skriver ned noe og ser at det allerede er på oppgavelisten din 10 ganger - og det er vanvittig! - viser det hvor mange ganger du tenker på det. Nå handler det om å utvikle et system for å huske oppgaven og få den gjort, og stole på at systemet kommer til å fungere for deg, at du kan stole på det systemet, og at du kan stole på det.

Det viktigste er å finne ut av systemet som fungerer for deg. Glem hva alle andre gjør.

Jeg skulle ønske at folk kunne gjøre en digital detox i en uke for å finne ut hva som virkelig er viktig. Det som skjer når du blir oversvømmet av ting er at alt blir "viktig".

Hva er arven din? Hvorfor er du her på jorden? Hvis du er en leder i et selskap eller en gründer, hva er målet eller oppdraget ditt? Du blir så fanget opp av å være produktiv for å være produktiv at du mister intensjonen, av hvorfor du gjør noe.

Det er så enkelt! Elsker du tiden du bruker? Hva er sannheten om den rollen du spiller? Hva er sannheten om tiden du bruker? Har det mening for deg? Noen ganger bruker vi tid på ting som har betydning for andre mennesker, og vi må vite hvilket formål det tjener. Sannhet, kjærlighet, mening, formål. Det er så enkelt.

JD: Hvorfor tror du det er at så mange mennesker har vanskelig for å komme tilbake til oppdraget eller formålet deres?

JS: Fordi de er oversvømmet av rot.

Jeg ber folk om å stoppe opp og sjekke inn med sannheten, kjærligheten, meningen og formålet deres og ha konstant årvåkenhet. Uten rot blir alt veldig tydelig.

JD: Hvis du kan oppmuntre travle fagfolk til å gi fra seg en slags rot eller en ting som gjør livet deres liv, hva vil du anbefale dem?

JS: Å ha innboksen din på null.

JD: Du vil råde dem til å ha null meldinger, eller vil du råde dem til å gi opp det målet?

JS: Jeg sa til en klient, "Hvis du kan tømme ut innboksen og ha den på null meldinger på slutten av dagen, vil du føle deg som en million dollar." Det jeg mener med det, er å ha et system slik at du kan se på en melding, berøre den og bestemme om det er noe du skal svare på, eller bestemme at du kommer til å lese den senere og legge den inn i en Les mappe, eller bestem deg for at du vil melde deg ut av en liste - jeg tror det er det eneste for digital rot. Hvis fagfolk kan få innboksen til null, synes jeg det er et flott mål. Og jeg mener ikke at du kommer til å ta grep om hver eneste ting. Jeg tror bare det vil hjelpe deg med å rydde deg mentalt, slik at du er forberedt på hva som helst dagen for deg, eller å reise hjem og være fullt til stede og forlovet i familien din, eller hvis du drar på en date, blir forlovet med partneren din. Det er en åndelig, mental, emosjonell praksis.