Bli organisert: filsynkroniseringstjenester til unnsetning

innhold

• Bli organisert: Filsynkroniseringstjenester til unnsetning
• Tips for synkronisering av filer

Rotete og uorganiserte mennesker legger alltid igjen viktige ting bak seg. Den presentasjonen du trengte for konferansen? Det er på kontoret på din stasjonære datamaskin. De bildene fra Mikkeys første bursdagsfest som du planla å vise bestemor mens du var på besøk? De er fremdeles på den bærbare datamaskinen din, som sitter 300 kilometer unna hjemme i sofaen.

Teknologer har heller strålende løst dette problemet for discombobulated mennesker. Svaret er filsynkronisering, og det er mange selskaper som tilbyr denne tjenesten gratis.

Selv om filsynkroniseringstjenester ikke vil endre personligheten din og gjøre deg om til et pent og oppmerksom person, kan de fungere som et sikkerhetsnett, slik at du kan unngå katastrofale konsekvenser for uorganiseringen din.

Hva er filsynkronisering?

Formålet med en filsynkroniseringstjeneste er å gi deg tilgang til alle de viktigste, gjeldende filene fra hvilken som helst datamaskin eller Internett-tilkoblet enhet, som smarttelefon eller nettbrett, når som helst og hvor som helst. "Gjeldende" i dette tilfellet betyr filer du med rimelighet kan trenge å få tilgang til i nær fremtid, i stedet for dokumenter som er i en viss fullføringsstatus som du virkelig burde arkivere (jeg skal skrive mer om hvordan du arkiverer i en fremtidig artikkel). Og filer kan være alt fra dokumenter til bilder til musikk.

Slik fungerer det: Du registrerer deg for en konto med en filsynkroniseringstjeneste (enten gratis eller med abonnementsavgift; jeg vil navngi spesifikke tilbud litt senere), installere filsynkroniseringsprogramvaren på datamaskinen din og bestemme hvilke filer eller mapper du vil synkronisere. Når filene er merket for synkronisering, lager tjenesten en kopi av dem og lagrer dem online, og - dette er den viktige delen - herfra og ut oppdaterer den kopien når du endrer filen lokalt. Nå, når du logger deg på tjenesten, enten du er fra en smarttelefon eller en annens datamaskin via filsynkningstjenestens nettsted, vil du ha tilgang til dokumentene dine.

Detaljer om hvordan tjenestene fungerer kan variere litt, men den grunnleggende forutsetningen er at når du endrer en fil, vil den endrede kopien lagres online og når du er logget inn på tjenesten - enten via et nettsted eller bare ved å holde deg logget på via den installerte programvaren på datamaskinen eller mobilenheten - tjenesten sørger for at du ser den nyeste kopien. Tjenesten "synkroniserer" den nyeste kopien av hver fil til alle enhetene du bruker for å få tilgang til dem. Noen tjenester lagrer også versjoner som bevarer historien til endringene dine, opptil et visst antall. På denne måten trenger du ikke bekymre deg for å lagre "versjon 1" og "versjon 2" kopier av dokumenter. Filsynkroniseringstjenesten gjør det automatisk.

Grunnen til at en filsynkroniseringstjeneste hjelper deg med å føle deg mer organisert, er at den gjør det vanskelig å forlate en fil bak. Du trenger ikke stadig sende deg e-post med det dokumentet du jobber med. Så lenge du har en Internett-tilkobling, kan du hente arbeidet ditt. De fleste tjenester har også et visst delingsnivå, slik at du enkelt kan sende filer til andre for å se, og noen har samarbeidsfunksjoner slik at flere kan laste opp filer til et delt sted.

Bruk saker for filsynkronisering

Noen ganger er det vanskelig å forestille seg hvorfor du trenger en bestemt tjeneste til du hører om hvordan andre bruker. Her er noen eksempler:

Opptatt profesjonell. Alle som selv jobber litt hjemmefra - eller kanskje en dag må - kan forestille seg nytten av filsynkroniseringstjeneste. Se for deg at dårlig vær forhindrer deg i å komme i jobb, men du må fullføre et prosjekt for å overholde en frist. Og den siste kopien av prosjektet lever lokalt på din kontormaskin. Med en filsynkroniseringstjeneste på plass, kan du ta tak i det prosjektet på få sekunder.

Reisende. Hyppige reisende som ikke vil ha en klønet bærbar PC med seg, kan sikre at alle filene deres er tilgjengelige for dem uansett hvor de logger seg på. Reisende kan også synkronisere bilder de tar og få dem til å vises på hjemme-datamaskinen nesten umiddelbart.

Søker. Jeg brukte en filsynkroniseringstjeneste nylig mens jeg gikk gjennom en lang søknadsprosess som involverte flere parter. Hver gang jeg mottok et dokument, skannet jeg det og lagret det i en synkroniseringstjeneste. Da en av partene tok kontakt med meg for å be om en kopi av noe, måtte jeg nesten aldri fakse eller kopiere og sende noe. I stedet kunne jeg trykke på en knapp og sende dokumenter til hvem som trengte dem, uavhengig av om jeg var hjemme, på jobb eller andre steder.

Student. Studenter som jobber med en avhandling, essays eller egentlig noen form for prosjekt, kan lagre eiendelene sine i filsynkroniseringsskyen og være i stand til å få til dem når som helst en ide slår til. De som holder en datamaskin hjemme, kanskje deler den med en romkamerat, og bruker offentlige datamaskiner på et bibliotek eller datalaboratorium, vil definitivt være godt tjent med å synkronisere arbeidet.

E-posten. Hvis du har for vane å sende filer til deg selv, slik at de blir lagret online for enkel tilgang, kan du forsikre deg om at du er en førstekandidat for en filsynkroniseringstjeneste. De er mye mer tåpssikre enn ad-hoc e-postmetoden. Og e-postvedlegg kan tette lagringsbegrensede innbokser.