Bli organisert: hvordan du kan unngå overbelastning av e-post

Det siste stykket i organisasjonspuslespillet - og det ene folket pleier å grue seg mest til - er e-postadministrasjon.

I likhet med mappeadministrasjon og filnavnkonvensjoner, krever e-postadministrasjon en livsstilsløsning. Du må utvikle regler og prinsipper som du kan leve med hver dag. Husk at det å holde seg organisert ligner det å opprettholde et kostholds- og treningsregime. Å ikke gjøre det og behandle organisasjoner som om det er et dags fjærrenseprosjekt, ligner på å gå på krasjdiett. Resultatene du ser vil være svært kortvarige.

Før du går i dybden med omorganiseringsprosjektet ditt, kan du ta et øyeblikk til å innse at du ikke trenger å være perfekt. Målet er å komme med regler for å leve som du rimelig kan holde deg til og som gjør arbeidet ditt eller det personlige livet enklere, mer produktivt og bedre. Hvis det å installere en fin ny Microsoft Outlook-plugin-modul er tingen som vil vekke din innboksrensende motor, kan du prøve Xobni (gratis, $ 29.99 Plus-versjon, 4 stjerner), som indekserer filene dine, eller Evernote for Windows Premium ($ 45 per år, 4, 5 stjerner), som lar deg sende e-post til Evernote der du har fordelen av den programvarens enestående søkefunksjoner.

Se bunnen av boksen

I det øyeblikket jeg skjønte at jeg trengte en systematisk tilnærming til e-post, var første gang jeg åpnet innboksen og hadde mer enn tre sider med ting som bare satt der. De fleste filene hadde blitt merket som "lest", men fordi jeg ikke hadde handlet på dem, la jeg dem i innboksen. Jeg husker at jeg følte meg overveldet og tenkte at hvis jeg ikke begynte å kaste e-post så sent som, ville problemet være verre i løpet av timen, og ville sikkert være uutholdelig neste morgen.

Som et resultat satte jeg meg et enkelt mål: Alltid kunne se begge bunnen av innboksen. Med andre ord, jeg vil kunne se oppføringer for den sist mottatte meldingen og den eldste meldingen på en enkelt skjerm.

Jeg holder meg ikke til denne standarden hvert øyeblikk av hver dag. Det ville være nevrotisk og mot sin hensikt. Men jeg tar sikte på å se bunnen av innboksen før jeg legger igjen hver dag, og hvis det mislykkes, i det minste på fredager. Jeg er også tilfreds med overbelastning via e-post når jeg er syk på en dag eller tar fri. Etter at jeg har kommet tilbake fra en ferie, gir jeg meg minst en uke å hente på e-post og prøver å ikke stresse med det den første dagen eller to på kontoret.

Måned-til-måned

Måten jeg administrerer e-postkontoen for virksomheten min er på samme måte som jeg administrerer de elektroniske filene mine i mapper. Alt går inn i en mappe.

Først lager jeg noen få grunnleggende mapper etter prosjekt, for eksempel Prosjekt A, B og C. Innenfor hver prosjektmappe lager jeg undermapper for hver måned, merket med den tosifrede året og måneden, understreking av forkortelse av måneders bokstav. For eksempel heter mappen for juni 2011 1106_JUN.

Når nye e-poster kommer inn, sitter de ofte i innboksen min i noen timer, en dag, kanskje til og med en uke eller to. Men de overvelder meg aldri fordi jeg har et system på plass som holder alt på et håndterbart nivå. Her er reglene for systemet mitt. Dette er kanskje ikke riktig for deg, men de kan gi et eksempel på en løsning. Skreddersy din egen løsning med regler som passer din livsstil.

Regel 1. Hvis e-posten ikke krever handling (inkludert omlesing), kaster jeg den umiddelbart.

Regel 2. Hvis en e-postadresse er kritisk - noe som betyr at den krever overhengende handling eller dyp omlesing og muligens et svar - forblir den i innboksen til jeg handler etter den. Den kan holde seg i innboksen opptil en måned. Etter en måned må jeg handle på det. Det er fristen. Når jeg har tatt grep, blir e-posten lagt inn i den tilhørende mappen.

Regel 3. Hvis e-posten inneholder informasjon jeg trenger, men ikke krever umiddelbar handling, bør den flyttes til den tilsvarende mappen innen slutten av dagen, eller på slutten av uken hvis jeg er opptatt. Hvis jeg er redd for at jeg vil glemme å handle på den fordi den ikke umiddelbart er synlig i innboksen, kan jeg opprette et kalenderelement som en påminnelse. E-postmeldingen må arkiveres i en mappe. Ingen unntak.

Regel 4. Fredag ​​ettermiddag gir jeg meg selv 10 til 20 minutter på å sortere gjennom hva som er i innboksen og kanskje handle på gjenstandene som ikke krever en lengre respons. Da jeg forlater kontoret, burde jeg være i stand til å se en tomme eller to av hvit plass i bunnen (plass til å fylles opp igjen i løpet av helgen).

Regel 5. Arkiver den eller chuck den etter et år. Jeg pleier å oppbevare e-postdata i omtrent ett år og arkivere alt annet, noe som er ekstremt enkelt å gjøre når informasjonen din blir sortert i mapper etter måned og år.

En annen organisasjonsmetode som ble popularisert allerede på dagen for fysisk papirarbeid, er å lage 31 mapper, merket numerisk, med hvert nummer som tilsvarer en dag i måneden. I stedet for å opprette en daglig oppgaveliste, skal du arkivere papirer og påminnelser (og bursdagskort, regninger som skal betales osv.) I mappene som tilsvarer den aktuelle handlingsdatoen. Når datoen kommer, åpner du mappen og får nå i oppgave å ta vare på hva som er inni.

Nok en metode er kompartementering. Hvis du bruker et prosjektstyringsverktøy som Basecamp (gratis, 4 stjerner og et redigeringsvalg), trenger du aldri lagre e-postmeldinger tilknyttet prosjekter som administreres i det systemet. Basecamp gjør det for deg. Mange bruker seksjonering i sitt personlige e-postliv ved å dedikere den ene nettbaserte kontoen til listeserver og adresselister mens de reserverer den andre til kommunikasjon med venner og familie. Hvorfor ikke bruke det samme konseptet i virksomheten?

Bli kvitt e-postangst

Jeg er på ingen måte talsmann for at systemet mitt eller det 31-dagers mappesystemet er riktig for alle. Systemet mitt fungerer for meg fordi jeg har en tendens til å huske ting basert på når de skjedde. I tillegg gleder jeg meg faktisk til de få minuttene på slutten av hver uke når jeg gjør en gang på innboksen. Til slutt gir meg det grunnleggende målet om å alltid kunne se bunnen av innboksen. Å se informasjon blø utover en visuell skjerm treffer et slags tippepunkt i meg. Det føles uutholdelig, som om jeg ikke finner noe og at jeg aldri vil grave meg ut.

Andre mennesker kan imidlertid føle seg engstelige for å måtte administrere mer enn et dusin mapper, eller overholde selvpåførte frister. Det kan være mer produktivt for deg å kunne se e-posten din i en enkelt rullerute. I risikoen for å bli for berørt, er det ikke en dårlig idé å skrive ned hva slags ting som får deg til å føle deg overveldet, fordi hvis du kan identifisere hva du ikke vil ha i e-posten din, kan du lage regler og retningslinjer for å forhindre den.

Uansett hvilket organisasjonssystem du lager for deg selv eller din virksomhet, fokuser på livsstilslignende vaner og generelle regler. Du trenger ikke å være perfekt hver dag. Du trenger bare å komme med et system som holder deg på sporet.

Take Aways

De viktige ideene å ta bort fra denne artikkelen er:

1. Å ha en håndterbar mengde e-post vil gjøre ditt arbeidsliv enklere og bedre.

2. Når du utvikler prinsipper for håndtering av e-post, fokuserer du på livsstilsvaner i stedet for harde og raske regler.

3. Bestem hvordan du skal håndtere e-post daglig, ukentlig og månedlig, samt hvor ofte du arkiverer e-postdata.

4. Finn ut hva du ikke vil ha fra e-posten din, og lag deretter vaner som forhindrer at det skjer.