Innholdsfortegnelse:
Video: Den sanne historien om Paris Hilton | Dette er Paris Hilton Offisiell dokumentar (Oktober 2024)
E-post ødelegger produktiviteten, og nesten ingen er klar over hvor dårlig. Mengden av tid folk bruker i e-postprogrammer er svimlende, og svever nesten 30 prosent av hver dag. Det er imidlertid en måte å takle det på. Og du kan faktisk slå e-postproblemet uten å nødvendigvis redusere den totale tiden du bruker på e-post. Løsningen, som jeg deler nedenfor, henger sammen med å først forstå problemet bedre.
E-postadresse er verre enn Facebook
E-post er dårligere for produktiviteten din enn Facebook, ifølge forskning, og problemet er at folk ikke skjønner hvor mye tid de bruker på e-post.
Robby Macdonell, visepresident for produktutvikling hos RescueTime, er enig, basert på hva han ser og hører fra brukere. RescueTime er et tidsstyringsverktøy som sporer appene og nettstedene du bruker mens du er på datamaskinen og mobilenheten. Den genererer deretter rapporter som viser hvordan du bruker tiden din.
"En ting vi hører fra folk som melder seg på RescueTime er, 'Jeg er redd for å se hva dataene sier, fordi jeg ikke vil se hvor mye tid jeg bruker på Facebook eller Reddit.' Ofte, en uke senere, sier de: 'Det var ikke så ille som jeg trodde, men herregud, jeg bruker mye tid på e-post, ' "la Macdonell til.
Hvorfor er e-post "Dårlig?"
Så hvorfor er e-post dårlig, akkurat? Noen produktivitetseksperter sier at det er fordi e-post er "arbeid om arbeid" og ikke selve arbeidet. Et annet argument, som sannsynligvis er mer nøyaktig, er at e-post stadig avbryter oss. Hvor mye tid vi bruker på e-post er ikke problemet. Det er at tiden er spredd utover dagen.
Spesielt kunnskapsarbeidere trenger perioder med uavbrutt fokus for å få det virkelig viktige arbeidet. "De fleste mennesker glemmer over det faktum at e-post er aktiviteten som vil trekke deg bort fra den kreative tanken gjentatte ganger gjennom dagen, " sa Macdonell.
Å lese en e-post mer enn en gang produserer overbelastning og dekker deg ut, ifølge Mikael Berner, administrerende direktør i EasilyDo, en app som automatiserer små aspekter av livet ditt for å hjelpe deg med å frigjøre tid. Når vi sjekker e-post gjennom dagen, behandler vi ikke e-posten eller tar oss vare på den, og disse sekundene legger opp til bortkastet tid. "Hvis du skal åpne en e-postmelding, kan du gjøre noe med den, for eksempel å svare på den, eller slette den eller arkivere den. Ikke åpne en e-post med mindre du kan behandle den akkurat da."
Kommunikasjonssystemer er dessuten designet for å varsle deg når en ny melding kommer. "De pinger deg med varsler hele tiden, " sa Macdonell. "Det blir stadig sjeldnere at du får mer enn noen minutter før du blir dratt over til en annen aktivitet." Selv om du ikke leser alle e-postmeldinger som kommer i innboksen i sin helhet, blir oppmerksomheten din delt når du får et varsel om at en ny e-post har kommet. Og selv om du ikke har varslinger aktivert, bryter du fortsatt ditt eget fokus hver gang du sjekker innboksen for å se om noen prøver å sende deg en e-post om en presserende sak.
"Det er ikke som 30 prosent av tidenes tid blir brukt på e-post på begynnelsen av dagen, og deretter blir resten av dagen brukt på å gjøre andre ting, " sa han. "Det er veldig spredt, noe som tyder på at du stadig blir avbrutt."
Hvordan bekjempe e-post
Du kan komme ut av e-post og tilbake til det virkelige, harde arbeidet. Det kan gjøres på bare noen få uker og i fem enkle trinn.
1. Installer et tidssporingsprogram, for eksempel RescueTime eller Toggl, og la det spore hvor mye tid du bruker på e-post hver dag og når. Forsikre deg om at alle e-post- og chat-appene dine er nøyaktig klassifisert som kommunikasjon.
2. Vent i to uker så du har nok data. Velg deretter en dato tilfeldig og se på timrapporten. Du er i god form hvis kommunikasjonsbruken er konsentrert til en eller to ganger om dagen. Du er i dårlig form og trenger å gjøre endringer hvis kommunikasjonsappene dine bruker er spredt i små skiver i løpet av dagen, som vist på bildet nedenfor.
Målet er ikke nødvendigvis å redusere antall timer du bruker på e-post. Målet er å gjøre bruk av e-post mindre spredt og mer konsentrert slik at rapportene dine ser mer slik ut:
3. Basert på mønstrene dine, identifiser en eller to ganger om dagen når du ikke vil sjekke e-post. For mange mennesker er morgenen, fram til omtrent en time før midt på dagen, og ettermiddagen, som begynner omtrent en time etter midt på dagen, ideelle tider. I løpet av disse periodene kan du lukke e-postprogrammer og blokkere webmail ved å installere et distraheringsfritt verktøy som StayFocusd. Hvis du har en RescueTime Premium-konto, kan du bruke verktøyene til å blokkere deg fra å få tilgang til webmail.
4. Velg på samme tid et tidspunkt hvor du vil sjekke e-post. La oss si at fokusperioden din som ikke er e-post, vil være fra 9:00 til 11:30, og e-postøkten din vil være fra 11:30 til lunsjtid. Hvis klokka er 11:10, og du føler deg fristet til å sjekke e-post, vil det være lettere å avverge det hvis du har en forhåndsbestemt tid når du åpner innboksen.
5. Hvis du er paranoid på at det kommer en presserende og viktig melding mens du prøver å jobbe, kan du sette opp et VIP-varslingssystem. iOS-brukere har allerede en innebygd i Mail-appen sin. Hvis du ikke bruker iOS eller ønsker et VIP-varslingssystem som har flere alternativer og tilpasninger, kan du prøve AwayFind. I begge tilfeller kan du få et varsel, for eksempel en pushvarsling på telefonen din eller til og med en tekstmelding, når en veldig viktig person sender deg en e-post. Det betyr at du bare kan sjekke e-post hvis du får en varsling, som forhåpentligvis sjelden blir. All annen e-post kan vente.
Et annet triks jeg personlig bruker er å utsette å åpne e-postapplikasjonene mine når jeg begynner å jobbe. Jeg liker å skumme gjennom jobb-e-post om morgenen på telefonen, bare for å se etter noe som haster. Årsaken til at jeg bruker telefonen er fordi jeg synes det er lettere å stenge av enn den bærbare eller stasjonære datamaskinen min hvis det ikke er noe som krever umiddelbar oppmerksomhet. Hvis jeg ser en e-post som er viktig, men ikke haster, kan jeg legge til en stjerne. Hvis det virkelig haster, svarer jeg rett fra telefonen. Men fordi jeg ikke liker å lese eller skrive på telefonen, er jeg ikke fristet til å bli sugd inn i andre e-postmeldinger som ikke egentlig haster.
Det er slike små triks som gir store gevinster for å holde deg utenfor e-post og få deg tilbake til arbeidet som betyr noe.
