Bli organisert: hvordan du kan få tak i dine utgiftsrapporter før slutten av året

Det nærmer seg slutten av året. Du jobber stille på pulten når en ny e-post kommer fra regnskapsavdelingen. Du gisper høyt på emnelinjen, og alle dine kolleger snur seg for å se hva som er galt. Kinnene dine skyller mens du innrømmer at du helt til dette øyeblikket hadde glemt å sende inn en utgiftsrapport. E-posten sier at fristen er i dag. Varmen fra kinnene dine blir til en følelse av frykt som renner nedover brystet og ned i magen. Firmaet ditt skylder deg noen hundre dollar, og på denne tiden av året kan du virkelig bruke det. Ikke få panikk! Disse enkle trinnene kan hjelpe deg med å få kontroll over utgiftene dine.

Noen organisasjoner gjør det veldig enkelt å sende inn utgiftsrapporter, selv om de er sent ute. Å ha firmakredittkort som er knyttet til et utgiftsrapporteringssystem hjelper enormt for eksempel, men ikke alle har den luksusen. Så pust dypt inn, og følg disse trinnene for å få forfalte utgiftsrapporter sendt så raskt som mulig.

Legg merke til at mye av denne artikkelen også gjelder for selvstendig næringsdrivende typer som må trolle for kvitteringer på slutten av året for å kreve skattefradrag for virksomhetskostnader.

1. Spør når den virkelige fristen er og om du kan arkivere for sent

Avhengig av når organisasjonen din bestemmer regnskapsåret og hvordan den håndterer periodisering, kan fristen for å arkivere utgiftsrapporter allerede være gått. Men det betyr ikke nødvendigvis at det er for sent å sende inn kvitteringene. Smarte mennesker legger tidsfrister. Hvis noen forteller deg at en frist er slutt på dagen fredag, er det en god sjanse for at den virkelige fristen er mandag morgen eller senere.

Be noen i regnskap eller sjefen din om klare detaljer om den sanne fristen for utgiftsrapporter, og om det er noe du kan gjøre hvis du har gått glipp av det. Ofte er det det. Hvis du kan sende inn sent, må du være vennlig og vennlig mot folk som hjelper deg å gjøre det, og bøy deg bakover for å levere nøyaktig det de ber. Vær detaljert. Husk at de gjør deg en tjeneste. Gjør ditt beste for å returnere det ved å gjøre jobben enklere.

2. Kontroller reglene for kvitteringer

Hvis du har levert utgiftsrapporter før, kjenner du sannsynligvis de grunnleggende reglene for å sende inn kvitteringer. Men kjenner du de fine detaljene? Når du arkiverer en utgiftsrapport lenge etter at utgiftene ble pådratt, kan det hende du har mistet noen kvitteringer. Finn ut om det er en policy, for eksempel å kreve kvitteringer for utgifter som er større enn $ 10. Spør også om du kan vise betalingsbevis ved å oppgi en kredittkortoppgave med ordrelinjen uthevet. Disse detaljene kan utgjøre en forskjell i tiden det tar deg å utarbeide en utgiftsrapport.

3. Lag en oversikt over varer og datoer

Når det er på tide å faktisk komme i gang med å lage en forfallen utgiftsrapport, lager du en grov liste over de viktigste utgiftene du trenger å kreve, for eksempel varer du har kjøpt, reise og gjestfrihet fra klienter. Hopp over dette trinnet hvis du bare arkiverer for ett element eller en tur.

Hvis et element på listen din er en hendelse, for eksempel et kundebesøk eller en konferanse, bør du notere datoene. Under arrangementet kan du opprette en oppføring for hver dag, slik:

Konferanse X: 1-3 juni

1. juni

2. juni

3. juni

4. Visualiser utgiftene dine

Når jeg sammenstiller utgifter relatert til reiser eller arrangementer, synes jeg det hjelper å først liste opp de største utgiftene (for eksempel fly, hotell og oppmøte, for så å prøve) og deretter prøve å hente frem eller gjenkjenne hver dag for å dekke de mindre utgiftene. Gjør dette under hver dagspost.

Jeg liker å lage en grov oversikt over mulige utgifter, og fyll den deretter ut mens jeg husker dem (trinn 5-7 inkluderer noen få triks for å fylle ut hull når minnet svikter deg). Oversikten skal inneholde så mange av disse punktene som er relevante for datoene dine:

• Startsted. Hvor sov du? Hadde du noen utgifter på dette stedet, for eksempel Wi-Fi-kostnader?
• Lokal reise. Reiste du hvor som helst, og i så fall, hvordan kom du deg dit (bil, taxi, bilservice, kollektivtransport)? Hvordan kom du tilbake? Hva var avstanden hvis du krever en avgift per kilometer for kjøring?
• Måltider. Hvor spiste du frokost, lunsj og middag? Kjøpte du noe drikke, inkludert flaskevann og kaffe eller snacks?
• Forsyninger. Måtte du kjøpe noe forventet eller uventet i løpet av dagen?
• Sluttplassering. Hvor endte du dagen din? Hva betalte du for der?

Ofte er det bare å stille seg selv disse spørsmålene som hjelper deg å huske utgifter du ellers kunne ha glemt.

5. Bla gjennom kvitteringene

Hvis du har en bunke med kvitteringer, blar du gjennom dem nå og matcher dem opp mot konturen du opprettet. Det er en grunn til at jeg ikke gjør dette trinnet først. Noen ganger former kvitteringer vårt minne på en måte som utelater deler av dagen. La oss for eksempel si at du ser på kvitteringene dine og ser at du spiste en rask frokost på en kaffebar og senere spiste lunsj på et konferansested. Du har nå en levende erindring av disse to hendelsene, og du er klar til å gå videre til neste kvittering. Men hukommelsen din kan ha utelatt 15 dollar Uber-turen mellom de to stedene ganske enkelt fordi du ikke hadde en fysisk kvittering for å utløse minnet. Det er lett å glemme detaljer når vi ikke har triggere.

6. Skann kalenderen

En kalender kan inneholde flere påminnelser som hjelper deg med å lage en nøyaktig utgiftsrapport. Når du fyller ut dagen din, åpner du kalenderen og skanner den for å bekrefte reisedatoer og viktige hendelser. Enkelte oppføringer kan utløse minnet ditt om utgifter, så vel som mangel på utgifter. For eksempel, hvis en forretningspartner sendte deg en kalenderinvitasjon til middag en dag du reiste, og hun betalte, trenger du ikke å bekymre deg for å søke etter en kvittering for måltidet den kvelden.

7. Les gjennom mynt

Et annet flott sted å lete etter manglende utgifter er Mint. Mint er en personlig økonomi-app som konsoliderer alle dine økonomiske transaksjoner til ett søkbart nettsted og app. Med Mint kan du filtrere alle utgiftene til kredittkort og debetkort etter dato, noe som kan hjelpe deg med å avdekke utgifter du har glemt. I det eksemplet jeg ga tidligere om en Uber-kvittering, kan du finne informasjonen ved å søke etter datoen i Mint, noe som vil gjøre det lettere å finne den sanne kvitteringen i e-posten din.

Du kan også legge til koder i Mint til ordrelinjetransaksjoner, og hvis du har gjort det hele året for forretningsutgifter, kan du enkelt finne alle utgiftene du trenger å kreve.

Jeg nevnte tidligere at hvis du ikke finner en kvittering, kan du spørre om du kan sende inn en kopi av en kredittkortoppgave som fremhever artikkelen for en utgift. Igjen, Mint vil hjelpe deg her, fordi den vil fortelle deg hvilket kredittkort du brukte.

8. Ikke glem tips og parkering

To kategorier av utgifter som er enkle å overse er tips og parkering. Små tips som er betalt kontant, som for rengjøringspersonalet og hotellbutikkene, kommer aldri med kvitteringer. Parkeringsbetalinger kan også være i kontanter uten kvittering. Men de legger opp og er verdt å kreve hvis du har laget dem.