Video: HVORDAN FÅ ET ORGANISERT HJEM? | Del 1 (Oktober 2024)
E-post forårsaker alvorlige problemer for vår produktivitet og for psyken vår. En overfylt innboks veier tungt på sinnet. Å komme tilbake til det igjen og igjen skaper mer "arbeid om arbeid", som det sies, som er svært ineffektivt og sjelden faktisk sentralt i det virkelige arbeidet vi trenger å gjøre. Hvis dette høres ut som livet ditt, er det på tide å rydde opp i innboksen.
Metoden min for å opprettholde et sunt forhold til e-post er avhengig av veldig små og konkrete handlinger som jeg utfører hver dag - sjekk ut mine 11 tips for å håndtere e-post. Å vedlikeholde innboksen min er med andre ord ikke en engangsopprydding. Men hva kan du gjøre hvis innboksen din er så forferdelig at du ikke kan se utover det enorme og umiddelbare hinderet med å takle det først? I så fall er det på tide å sette seg ned og gjennomgå innboksen.
Slik gjør du det.
Glem å behandle hver melding i innboksen. Det kommer ikke til å skje, og det vil ikke være noen stor gevinst. Å gjøre et sveip er bedre.
"Feiing" betyr å flytte en hel haug med masse til en annen. Sett opp noen nye mapper i e-postprogrammet ditt og navngi dem etter år, kvartal eller måned (unntatt inneværende år, kvartal eller måned; dvs. ikke opprett en "2013" -mappe ennå), avhengig av tilstanden til innboksen og hvordan du har en tendens til å tenke på tid. Du kan for eksempel opprette disse mappene:
- 2010
- 2011
- 2012
Eller du kan ha:
- 2012_Q4
- 2013_Q1
- 2013_Q2
Årsaken til at du ikke vil opprette en mappe for inneværende år, kvartal eller måned, er fordi innboksen din vil være den "nåværende" mappen for nå.
Deretter kan du sortere eller utføre et søk, avhengig av hvilket e-postprogram du bruker, for å isolere alle meldingene fra en bestemt periode og flytte dem masse til den tilsvarende mappen.
Uansett hva som er igjen i innboksen din - det er meldingene du faktisk kan bekymre deg for å behandle, kanskje i dag, kanskje i morgen, men mer sannsynlig vil det være litt etter litt i løpet av de neste dagene. Du vil ikke ta for mye på en gang.
Alle de gamle meldingene dine er fremdeles til stede - de er bare ute av veien. Kanskje du en dag vil takle dem, men jeg vedder på at du ikke vil gjøre det. Det er et av de verste e-postproblemene. Vi tror vi kommer til å lese, svare eller på annen måte reagere på så mange meldinger, men det gjør vi aldri. Feiing lar deg få dem ut av veien uten å bli kvitt dem. Så du kan fortsette å tro at du en dag kan behandle alle e-postene fra 2012 (selv om du sannsynligvis ikke vil).
Se videoen for hvordan du feier i Gmail.
Trinn 2. Kompartisjon
"Feieren" tar seg av meldinger du allerede har, men det gjør ikke noe for meldingene som kommer til å rulle i løpet av et sekund nå. Så når du først har en innboks som ikke føles kvelende, må du lage noen filtre eller andre måter å automatisk kassettere fremover.
En måte å gjøre det på er å bruke forskjellige e-postkontoer til forskjellige formål, i stedet for en for alt. Jeg har faktisk fire forskjellige e-postkontoer som jeg bruker regelmessig: en for virksomheten, en for personlig kommunikasjon, en for online shopping (hvor jeg fører kvitteringer, sporer pakker, får varsler om bank og elektronisk skatteregistrering), og en for det jeg kaller " skrot." Min søppelkonto er ikke for søppel i strengeste forstand. Det er en adresse jeg bruker for å registrere meg for nyhetsbrev eller nye online tjenester jeg vil prøve, men som til slutt ikke er viktig. Et annet navn på denne typen innhold er graymail. Det er ikke helt spam, fordi du ba om det og ønsker det. Ingenting som er misjonskritisk går noen gang inn på denne søppelskontoen, så hvis jeg ikke sjekker den på flere dager, er det ikke så farlig. Jeg åpner også sjelden søppelkontoen eller handlekontoen mens jeg er på jobb, så det er aldri en gang innen synet å friste meg.
En annen måte å få samme effekt på er gjennom mapper og automatisert sortering. Dette er en spesielt nyttig måte å administrere nyhetsbrev og daglige avtaler. Outlook.com er ganske sofistikert i denne forbindelse, og Gmail er ganske bra på det også.
Enten du setter opp filtre og mapper eller begynner å skyve nyhetsbrev og handlekvitteringer til en annen e-postadresse, tar dette trinnet litt tid. Du vil sannsynligvis trenge 30 minutter til en time for å konfigurere en grunnleggende kompartimeringsmetode.
Trinn 3. Slett
Forhåpentligvis er det som er igjen i innboksen bare en brøkdel av det som var der før. Det neste jeg vil gjøre er å prøve å slette alt som rett og slett ikke er viktig. Dette trinnet kan ta en stund, men jeg ville ikke kaste bort for mye tid på det.
Skann meldingene i innboksen, og når du lander på en som du kommer til å slette, kan du prøve å sortere innboksen etter avsender og se om det er andre meldinger fra denne personen som er verdt å slette. Ofte får jeg flere oppfølgings-e-poster fra en person som sier det samme, og de bør alle være på hakkeklossen.
Slett så mye du kan uten å bli fanget i innholdet i en melding. Hvis du ikke er sikker på en melding, kan du bare la den være i fred.
Å slette er viktig for meg fordi det representerer å gi slipp. Hvis en melding ikke er viktig og ikke inneholder kritisk informasjon, er det et tegn på at jeg aldri trenger å tenke på den. Det frigjør meg mentalt fra plikten som e-posten representerer.
Det kan også være lurt å lage en mappe kalt "Senere" der du arkiverer meldinger som ikke er veldig viktige, men som du fremdeles har noe psykologisk tilknytning til. Dette er meldinger du har tenkt å håndtere "senere". Etter min erfaring er "senere" meldinger vanligvis søppel som jeg ikke var klar til å gi slipp på ennå.
En fantastisk tjeneste kalt SaneBox ($ 6 per måned) vil faktisk skanne innboksen din og skyve uviktige e-postmeldinger inn i en ny mappe kalt "@SaneLater" automatisk for deg. Når jeg testet SaneBox, fant jeg at det gjorde en utrolig jobb med å identifisere hva som var viktig kontra ikke viktig.
Trinn 4. Utvikle et system, gjør det til vaner
Med en håndterbar innboks og grunnleggende struktur for å arkivere e-post, trenger du nå et system for hvordan du vil arkivere e-posten din - utover den grunnleggende regelen om "e-postmeldinger relatert til juni 2013-artikler går inn i mappen 1306_JUN, " dem der? Hvor ofte vil du se gjennom dem? Hva vil du gjøre med meldingene før du arkiverer dem?
Dette trinnet er det vanskeligste fordi det ber deg lage regler og utvikle vaner for å følge dem på lang sikt. Reglene du oppretter skal være eksplisitte. Du skal kunne formulere dem. Men de trenger ikke å være perfekte eller absolutte. Det er greit hvis du vil bort fra dem fra tid til annen. Du vil ha et system som tilgir en dårlig dag her og der, som lar deg sprette lett tilbake hvis du glir.
For å gi deg en ide om hvordan regler spiller ut, her er noen av mine regler for behandling av e-post.
Slett raskt. Hvis en e-post ikke krever handling, inkludert omlesing eller arkivering for referanse, kaster jeg den bort umiddelbart. Jeg dyrker å slette meldinger raskt til en vane ved å slette meldinger stort sett først hver morgen. Når jeg ankommer pulten min, sletter jeg så mange meldinger som jeg synes passer i det ene fallet. Det er vanligvis rundt 60 prosent av de nye uleste meldingene mine.
Svar på kritiske meldinger umiddelbart, eller hold dem i innboksen. Hvis en e-postadresse er kritisk - noe som betyr at den krever overhengende handling eller dyp omlesing og muligens et svar - handler jeg umiddelbart etter den eller lar den ligge i innboksen til jeg handler etter den, vanligvis i løpet av en dag eller to. Den kan holde seg i innboksen opptil en måned eller så. Etter en måned må jeg handle på det. Det er fristen.
Fil innen slutten av dagen. Hvis en melding inneholder informasjon jeg trenger, men ikke krever øyeblikkelig handling, bør den flyttes til en tilsvarende mappe (eller lagres lokalt på skrivebordet mitt) ved slutten av dagen - eller på slutten av uken hvis jeg er opptatt.
Rengjør innboksen fredag ettermiddag. Fredag ettermiddag gir jeg meg selv 10 til 20 minutter på å sortere gjennom hva som er i innboksen og kanskje handle på gjenstandene som ikke krever en lengre respons. Da jeg forlater kontoret, burde jeg være i stand til å se en tomme eller to av hvit plass i bunnen (plass til å fylles opp igjen i løpet av helgen).
Se bunnen av innboksen. Dag til dag er denne regelen den jeg lever av på det mest grunnleggende nivået: se alltid bunnen av innboksen. I motsetning til Inbox Zero, har jeg som mål å ikke ha flere innboksmeldinger enn jeg kan se på skjermen. Det er enkelt. Det er tilgivende. Det er fleksibelt. Det er et fornuftig og oppnåelig mål. Og det krever ikke så mye å følge denne regelen konsekvent. Det spiller ut som en vane ved at når jeg først siktet meg til å se bunnen av innboksen min, ble det et underbevisst mål.
En langsiktig løsning for å håndtere e-post
All organisasjon koker virkelig ned for regler, og lynchpin som holder regler sammen er vaner. Vaner er hvordan du gjør reglene. Hvis regelen er tom e-post søppel på slutten av dagen, er vanen alltid å høyreklikke for å dumpe søppel før du avslutter e-postprogrammet (eller setter opp e-postprogrammet ditt for automatisk å slette søppelet når du avslutter). Hvis regelen er å alltid svare på en e-post fra sjefen din ved dags slutt, kan vanen være å sortere meldinger fra sjefen din automatisk i en spesiell mappe og sjekke den mappen hver dag klokken 16:00.
Å håndtere e-post godt og effektivt handler om systemet du bruker, ikke programvaren du bruker. Apper, funksjoner og plugin-moduler kan hjelpe deg med å løse spesifikke problemer du har med e-post, men hvis de ikke er sammensatt av et mer omfattende system med regler eller metoder for inngroing av vaner, kommer de ikke med langsiktig utbetaling.
