Bli organisert: hvordan du samarbeider i Microsoft Office i 5 enkle trinn

Den største nye funksjonen i Microsoft Office 2016 er at den muliggjør redigering i samarbeid i sanntid. Å la mer enn én person jobbe med en fil på samme tid og å få alle parter til å se endringene som samarbeidspartnerne gjør dem har lenge vært et salgsargument for konkurrerende kontorpakker, nemlig Google Drive med sine dokumenter, ark og andre online produktivitetsapper. Live co-authoring i Office er et velkomment, hvis forfalt, tillegg til Office-appene. Bruk av redigeringsfunksjonene i samarbeid tar litt oppsett og litt kunnskap. Disse fem trinnene vil hjelpe deg med å komme i gang.

1. Kontroller navnet ditt

Hvordan vil folk vite hvem du er når du logger deg på filene deres og begynner å redigere? Åpne en app, for eksempel Word eller Excel, og gå til Fil> Alternativer. I kategorien Generelt ser du en overskrift som heter "Tilpass kopien av Microsoft Office." Mac-brukere finner dette alternativet i Innstillinger> Bruker. Her kan du oppdatere navn, initialer og annen identifiserende informasjon. Du vil sannsynligvis se noen detaljer som allerede er fylt ut, basert på Microsoft-kontoen din, eller hvilken som helst informasjon som ble gitt av administratoren av bedriftskontoen din.

I alle fall er det nyttig å oppdatere navn og initialer hvis folk kjenner deg med noe annet enn ditt juridiske navn eller navnet du har skrevet inn. Å velge identifiserbare initialer hjelper også hvis du deler et sett initialer med dine samarbeidspartnere. For eksempel har jeg endret mine vanlige initialer, JD, til JED.

2. Lagre filer i skyen

Ingen kan jobbe på en fil med deg hvis filen ikke er lagret på et delt rom. Du har enklere tid på å holde oversikt over filene dine hvis du lagrer dem på et delt rom fra get-i stedet for å vente på at Office 2016 ber deg om å lage en kopi til et delt rom (som det vil gjøre når du prøv å dele en fil som er lagret lokalt).

Gå til Fil> Lagre som og velg et sted på OneDrive (hjemmebrukere vil velge dette første alternativet), OneDrive for Business eller SharePoint.

3. Inviter samarbeidspartnere

For å invitere samarbeidspartnere, trenger du menyen Delingsalternativer, som er øverst til høyre. Se etter ikonet "person med plussskilt". Herfra kan du velge "Inviter folk."

Invite People åpner en boks rett i det samme vinduet der du oppgir e-postadresser, legger til en valgfri melding og deler filen via e-post. I Mac-versjonen av Office 2016 for Mac tilbyr Share-knappen også Copy Link og Send Attachment-alternativet, som Windows-brukere kan finne i File> Share-ruten. Nederst i Share-panelet er et valg "Få en delingslenke", som kopierer en lenke til filen til utklippstavlen din, som du kan lime inn i hvilken kommunikasjons- eller samarbeidsplattform du vil.

4. Når sanntidsredigeringer ikke vises, må du oppdatere for å se endringer

Hvis du og alle dine samarbeidspartnere bruker samme OneDrive for Business eller SharePoint-plassering for å lagre filer, og dere alle bruker den samme versjonen av Office 2016, bør du kunne se endringer i filen din slik de oppstår, med hver persons skriving flagget av en farge og et identifiserende sett med initialer eller et bilde.

Men hvis samarbeidspartnerne dine får tilgang til filen du har delt på en annen måte, for eksempel gjennom den elektroniske versjonen av Word, som min samarbeidspartner gjorde under testingen, kan det hende at du ikke ser endringer i sanntid. Jeg måtte manuelt oppdatere eller oppdatere filen min.

Helt nederst i vinduet, se etter en linje som sier "tilgjengelige oppdateringer."

Oppdater dokumentet ved å klikke på teksten, så endrer kollaboratørenes endringer.

5. Lås innhold for å forhindre endringer

Noen ganger inviterer du samarbeidspartnere til å redigere et dokument, men det er noe innhold de ikke bør endre. Du kan låse det ved å bruke Block Authors-verktøyet, som ikke er så intuitivt navngitt. Det høres ut som om det vil oppheve redigeringsrettigheter, når det faktisk bare låser innhold du velger fra å bli redigert.

Uthev innholdet du vil låse. Gå til anmeldelse> Blokker forfattere. Den uthevede delen vil nå ha et ikon ved siden av som indikerer at ingen, men du kan endre det.