Bli organisert: hvordan få gjenstridige gjenstander krysset av oppgavelisten

Da jeg begynte å skrive denne artikkelen, hadde jeg to oppgaver på oppgavelisten min som bare ikke ville svi. Jeg la dem der i desember. Den ene hadde med en boligforsikring å gjøre, og den andre med å flytte noen pensjonsmidler. Ingen av dem vil noen gang være kritisk viktige å fullføre. Heller ikke har en reell, meningsfull frist. Det er ting jeg virkelig burde gjort, men jeg vil aldri gjøre.

De fleste av oss har gjenstridige gjenstander som disse i oppgaveappene våre, de oppgavene som aldri ser ut til å bli gjort, for eksempel å ta en dress til renseriene eller få hunden preparert. Ingenting ille skjer når vi ikke gjør dem, så vi ikke gjør dem, selv om våre rasjonelle hjerner vet at de burde få gjort.

Hva kan du gjøre for å slå disse oppgavene fra listen din? Noen få alternativer kommer i tankene, som jeg vil dele her. I tillegg skal jeg fortelle deg hvilke triks som til slutt hjalp meg til å sjekke min egen unmoving to-dos.

Gjør det først om morgenen

Mange produktivitetsentusiaster sverger ved å takle de små irriterende oppgavene først om morgenen. Tanken er å få mindre oppgaver fra tallerkenen din tidlig før du blir pakket inn i viktigere arbeid, for eksempel dine vanskeligste oppgaver, e-post, møter og alt annet som vil distrahere deg.

Dette trikset er flott hvis oppgaven tar mindre enn to minutter og ikke er tids- eller stedavhengig. Hvis du bruker en vane til å slå ut en oppgave som tar mindre enn to minutter før du til og med åpner e-postprogrammet ditt, kan du se mye mer bevegelse på oppgavelisten.

Når en oppgave tar lengre tid enn noen få minutter, eller når den bare kan gjøres på et bestemt tidspunkt eller sted, fungerer ikke denne to-minuttsregelen. De to tingene jeg ikke ser ut til å få gjort, for eksempel, trenger begge å skje i USAs stillehavstid, og de timene stemmer ikke overens med morgenen min utenlands. Jeg trenger noen flere alternativer.

Få noen andre til å gjøre det

Hvis du først ikke lykkes, gi jobben til noen andre. Jeg tuller med den linjen, men tuller ikke med å delegere oppgaver som du hittil har vært uvillige til å fullføre på egen hånd.

Helt ærlig er jeg forferdelig med å delegere. Jeg har vanskelig for å be om hjelp. Jeg bekymrer meg for å vanskeliggjøre mennesker. Jeg liker å ha kontroll. Kanskje du føler det på samme måte.

Hvordan kan folk som meg bli flinkere til å delegere? For det første kan vi tenke gjennom en liste over potensielle delegater allerede før vi bestemmer oss for om vi skal delegere oppgaven i det hele tatt. Ikke utelukk kolleger, familiemedlemmer (inkludert ansvarlige barn i passende alder), barnevakter eller andre pleiere, og i noen situasjoner naboer. Det hjelper også å sette skoen på den andre foten. Hvordan ville jeg føle meg hvis for eksempel naboene mine ba meg om å registrere meg for en pakke eller slippe kabelen inn hvis de ikke kunne være hjemme for å gjøre det? Hvis oppgaven passet med timeplanen min, ville det ikke være noe problem. Disse enkle tankeeksperimentene får delegering til å virke som et rimelig alternativ.

En av oppgavene mine er faktisk perfekt egnet for partneren min å gjøre, selv om han kom til å tenke på det, han skulle gjøre det i utgangspunktet og ikke gjorde det, så jeg delegerte det til meg selv! Når det gjelder min økonomiske oppgave, er det bare jeg som kan gjøre det fordi jeg må bekrefte identiteten min og signere noen papirer i prosessen.

Lag en belønning

Så mye som jeg ikke vil gjøre de to oppgavene mine, kan jeg tenke på noen få ting jeg vil ha mer, som noen timer på et spa eller en ekstra $ 15 i det månedlige budsjettet for kaffebaren. Å sette en belønning for deg selv kan øke motivasjonen.

Forskning antyder at motivasjonen er høyere når vi ikke kjenner til utbetalingen. I en studie måtte for eksempel deltakerne fullføre en vanndrikkingsoppgave. De fikk enten $ 1 eller $ 2 for å få jobben gjort. Da de visste at de ville få $ 2, fullførte omtrent 43 prosent av fagene vellykket. Da de ikke visste om de ville tjent $ 1 eller $ 2, var 70 prosent ferdige.

Hvordan kan du bruke fordeler og usikkerhet til din fordel? Du kan skrive ned to mulige belønninger for å gjøre oppgavene dine ferdig, og så når du er ferdig, kan du snu en mynt for å se hvilken du får. Eller du kan be om hjelp til å skape tilfeldigheter i belønningen din. "Kjære, her er to konvolutter fulle av forskjellige kontantbeløp. Når jeg endelig får gjort oppgaven min, vil jeg at du skal gi meg en av dem og legge den andre tilbake i banken."

Jeg har blandede følelser om å bruke mat som belønning fordi det ofte kan komme i konflikt med andre mål, som å miste eller opprettholde vekt. Jeg vet heller ikke hvor mye jeg vil bli motivert av mat. Men jeg hadde en utsøkt tysk, sjokoladedekket marsipan som jeg hadde spart for en spesiell anledning, og jeg husket det mens jeg skrev denne artikkelen. Jeg bestemte meg for at hvis jeg tok meg av forsikringssituasjonen, ville jeg unne meg dem ved siden av en kopp favorittkaffen min. Og hva vet du? Jeg fikk den suckeren gjort. En ned, en å gå!

Fristelse Bundling

En annen belønningsbasert motivasjonsteknikk, kalt fristelsesbundling (som beskrevet av Katherine Milkman, førsteamanuensis ved The Wharton School, University of Pennsylvania), er spesielt nyttig for gjenstridige doser som er tilbakevendende. Et eksempel er å få en Pap-smøreprøve, som bør gjøres årlig.

Fristelse bundling er handlingen å gi deg selv en belønning mens du er i ferd med å utføre oppgaven du ikke vil gjøre, snarere enn etter. I Milkmans forskning gir hun studenter tilgang til bestselgende lydbøker bare mens de er på treningsstudioet. Forskningen hennes viste at studenter som fikk lydbøkene, gikk oftere på treningsstudioet enn en kontrollgruppe, og at de fortsatte å gå oftere selv etter at lydbøker-programmet var avsluttet. Studentene hadde skapt en vane som ble forsterket positivt.

Så la oss si at du hater å gå til din årlige OBGYN-avtale. Du kan samle en skyldig glede, for eksempel å lese søppelmagasiner eller nyte en milkshake med dobbel sjokolade (hvis du har det bra med matbelønning), og la deg selv kose deg mens du er i legens venterom. De to handlingene du pakker, må skje samtidig, selv om jeg i eksempelet mitt vil si at å være i legens venterom er nær nok fordi du ikke kan gjøre mye av noe mens noen surrer livmorhalsen din.

Oppgavene mine var ikke tilbakevendende, så de var dessverre ikke opprettet for fristelse.

Lag en konsekvens

Hvis positiv forsterkning ikke kutter sennep, vil kanskje negative konsekvenser. Vil du donere en dollar til ditt minst favorittpolitiske parti for hver dag du ikke gjør oppgaven din? De fleste av oss ville trenge en alvorlig venn av hard kjernen for å forsikre oss om at vi gikk godt overens med løftet vårt hvis vi skulle prøve å bruke negative konsekvenser for å drive positiv oppførsel, men det er ikke umulig.

Det er en kjent historie om en kvinne som heter Zelda Gamson som sluttet å røyke da venninnen opprettet en kontrakt med henne. Kontrakten sa at hvis Zelda røykte igjen, ville vennen donere en enorm sum penger til Ku Klux Klan. Zelda røykte aldri en ny sigarett. Konsekvensen var for stor.

Jeg tror ikke negative konsekvenser vil fungere for meg. De er veldig tøffe å velge og enda tøffere å implementere. I tillegg føler jeg meg allerede dårlig hver dag som jeg ikke gjør oppgavene mine. Hvorfor skulle jeg ønske mer negativitet? Likevel kan de være gode insentiver for noen.

Bryte det ned

En annen grunn til at folk blir sittende fast med oppgaver de bare ikke kan fullføre, er at de bare skriver ned feil oppgave. De klumper sammen en serie relaterte oppgaver i stedet for å bryte ned det større prosjektet. Det samme skjer med mål. Hvis du vil lykkes med å nå mål, må du lære hvordan du deler dem opp i komponentene. Hver del må være et enkelt, handlingsbart, kvantifiserbart element. Derfor er "jogge i 30 minutter i dag" en bedre oppgave enn "å miste fem kilo." Å miste fem kilo er målet, ikke oppgaven.

Min økonomiske oppgave, viser det seg, er faktisk tre eller fire oppgaver - muligens flere. Jeg har faktisk ingen anelse om hvor stor oppgaven virkelig er. Problemet er at jeg skrev ned "Undersøk pensjoneringskontooverføring" i stedet for det første trinnet som jeg faktisk trenger å ta. Det første trinnet er å samle papirer og telefonnummer. Hver gang jeg tenkte på oppgaven min, sa jeg til meg selv: "Argh! Jeg vet ikke en gang hvor papirene er!" Så å finne papirene bør være den første oppgaven i denne serien.

Den andre oppgaven er å ringe banken. Den tredje oppgaven er å spørre om alternativene mine. Det fjerde trinnet er vel, jeg er ikke sikker ennå. Det avhenger av resultatene fra de andre trinnene. Det er klart jeg har litt mer arbeid å gjøre her, men etter å ha undersøkt oppgaven min, har jeg en bedre ide om hvordan jeg kan dele det ned i håndterbare deler. Det er fremgang!

Final Tally

Som jeg nevnte, utførte jeg en av oppgavene mine ved å lokke meg med litt marsipan. Jeg er så lettet over at det er gjort. Den andre oppgaven henger fortsatt, men i det minste har jeg nå tatt den fra hverandre og omorganisert den til flere oppgaver som virker mindre skremmende. Forhåpentligvis kommer den og komponentene av listen snart. Jeg håper denne artikkelen kan hjelpe noen av dere med å komme videre med de gjenstridige oppgavene, og jeg inviterer deg til å fortelle meg om teknikkene du bruker i kommentarene nedenfor.