Bli organisert: hvordan jeg byttet til å jobbe i skyen

Etter mange års arbeid i et hybridsystem, hvor noen filer var lokale og noen var i skyen, gjorde jeg nylig overgangen til å jobbe helt online. Jeg valgte å bruke Google Drive, men det kunne like gjerne vært en lignende tjeneste, som Microsoft Office Online.

Slik migrerte jeg til det nye miljøet, noen av fordeler og ulemper med å jobbe helt online og råd hvis du også tenker å bytte.

Hvorfor jeg migrerte til Google Drive

Jeg har lenge brukt Google Drive, inkludert Google Dokumenter, Ark og Lysbilder. Men jeg har aldri brukt det utelukkende til alt mitt arbeid før nylig.

Det forrige oppsettet mitt hadde noen filer lagret lokalt på datamaskinen min (selvfølgelig sikkerhetskopiert) og bare en håndfull filer som levde som Google Docs og andre online filer. Stort sett brukte jeg Google Drive til filer som var samarbeidsvillige, for eksempel et dokument for å planlegge en ferie med venner.

En viktig grunn til at jeg bestemte meg for å flytte helt til skyen, var fordi jeg har brukt mange forskjellige enheter, mange flere enn noen gang før. På en gitt dag kan det være lurt å få gjort arbeid fra noen av de fem forskjellige enhetene, avhengig av om jeg var hjemme, på et møte, på reise eller et annet sted. Jeg har en stasjonær Mac, en Chromebook Pixel som er bærbar, men ikke bra for møter, en smarttelefon og en bærbar PC. Og av og til jobber jeg på andres datamaskin.

Når det er mulig, foretrekker jeg å lage notater og redigeringer direkte på filene mine, i stedet for å lage en egen lapp i en notat-app om hva jeg må gjøre senere til filen. Å jobbe i skyen oppfyller dette behovet, og Google Drive møtte de fleste av mine andre behov, også som kompatibilitet med Microsoft Office-filformater, mye lagring og støtte for alle enhetene jeg har.

Når alt arbeidet ditt er i skyen, har du tilgang til filene direkte. Så lenge du har en Internett-tilkobling (og noen ganger til og med når du ikke gjør det), kan du redigere filene. Det tok noen år før Google Drive kom til dette punktet, men nå som det er her, bruker jeg det med gode resultater.

Tips for migrering til skyen

Når du bestemmer deg for å holde alt arbeidet ditt i skyen og lagre ingenting av det lokalt, vil du møte en stor utfordring: Å finne ut hva du skal gjøre med alle de gamle filene dine. Mitt råd er ikke å bekymre deg for gamle filer for mye. Ikke kast bort tiden på å prøve å migrere eller omorganisere alle dine gamle data, som du kanskje aldri vil se på igjen likevel.

Fokuser i stedet på hvordan du vil organisere eller lagre nye data fremover. I mitt tilfelle begynte jeg å bruke Google Drive for alle de nye dokumentene mine umiddelbart. Jeg opprettet nye mapper på Google Drive på nettet som speilet det samme organisasjonssystemet jeg pleide å bruke på skrivebordet mitt. Da jeg startet en ny fil, laget jeg den til Google Doc. Jeg var mer oppmerksom på nåtiden enn fortiden.

Jeg hadde noen få filer som jeg ikke ville klassifisere som verken gamle eller nye, men "pågående." En pågående fil er en som jeg opprettet for lenge siden, men den er fremdeles relevant og i bruk i dag. I mitt tilfelle har de en tendens til å være regneark der jeg logger fungerer når jeg fullfører det. For eksempel har jeg en pågående fil der jeg holder rede på artikler jeg skriver, datoene de publiserer og andre metadata. Jeg legger kontinuerlig til det, og det er alltid nyttig og relevant, selv om jeg opprettet det for mange år siden.

For å migrere disse pågående filene lastet jeg dem ganske enkelt opp til Google Drive, og konverterte dem til Google-formaterte filer. Excel-filer ble Google Sheets. Lett.

Grunnen til at jeg gjorde dem en etter en, var å sjekke og sørge for at de skulle åpne seg og at innholdet ikke ble surret. Heldigvis overførte alt problemfritt. Likevel oppbevarte jeg de svært verdifulle originalkopiene av filene på datamaskinen min i omtrent en måned, bare for tilfeller, noe som fører til et annet råd: Oppbevar originalkopier av viktige filer i en overlappingsperiode.

Hvis noe går galt med migreringen din, vil du ha originalene. Det er liksom når du setter inn en papirsjekke eksternt ved hjelp av en mobilapp, og banken skyver deg en melding som sier: "Hvorfor henger du ikke på den sjekken før den er klar?

Et annet råd er å teste at tjenesten fungerer på alle enhetene dine. Åpne forskjellige filer. Nå slår du av Wi-Fi og prøver å åpne dem. Er det mulig, dvs. hadde du frakoblede kopier av filer du forventet å ha (mer om offline tilgang på et øyeblikk)? Kan du redigere? Trenger du å installere noen apper eller plugins for å gjøre jobben du vil gjøre? Det er vanskeligere enn du kanskje tror å få tid til å kjøre disse prøvelsene, men det er sikkert at det dukker opp et sted og ikke klarer å gjøre noe du hadde planlagt.

Når jeg begynte å rulle med det nye systemet mitt for å jobbe helt i Google Drive (men fortsatt i løpet av den overlappingsperioden før jeg utslettet alle lokalt lagrede data), installerte jeg Google Drive-synkroniseringskomponenten på datamaskinen min og sikkerhetskopierte de to siste årene. verdt av data til skyen. Jeg testet ikke hver fil for å forsikre meg om at de konverterte rent til Google Drive, slik jeg gjorde med de viktige pågående filene mine, men jeg følte bedre å vite at jeg hadde trukket inn mye av de gamle dataene mine, i tilfelle jeg noen gang skulle trenge det. Rådene foran: Sikkerhetskopier gamle filer, men ikke bruk for mye tid på det.

Når jeg veier risikoer og fordeler, bekvemmeligheter og ulemper, følte jeg at det var nok for meg å sikkerhetskopiere de gamle dataene mine, som jeg sannsynligvis ikke vil trenge noen gang igjen, til Google Drive.

Det er andre fordeler og ulemper, også. Legg merke til at jeg ikke viser noen fordeler, men bare noen få som er relevante for å bruke Google Drive utelukkende for arbeidsfiler.

Jobber i skyen: Pros

Automatiske sikkerhetskopier. Jeg vet at de fleste som ikke tar sikkerhetskopi av dataene sine nå ikke kommer til å starte noen gang snart. Når du jobber i Google Drive, trenger du ikke å tenke på sikkerhetskopiering. Det skjer automatisk og ofte.

Så mye plass! Google Drive har en sjenerøs mengde plass. Alle med en Google-konto får minst 15 GB, men det er billig å kjøpe mer. I tillegg er det andre smutthull som gir deg mer plass. For eksempel, filer du oppretter i Google Drive, som Google Docs, teller ikke med lagringsgrensen din! Det er enormt.

Kompatibel med Office. Mens jeg oppretter og redigerer filer utelukkende på Google Drive, gjør ikke alle jeg samarbeider med. Mange bruker fortsatt Microsoft Office. Med Google Drive kan du eksportere alle Google-filtyper til et Microsoft-format. Med bare noen få klikk kan jeg gjøre en Google Doc om til en Word-docx-fil.

Samarbeid. For å samarbeide i sanntid, slår ingenting Google Drive. Du kan dele filer med andre brukere, administrere hvem som kan se og redigere dem, og til og med ta en prat med samarbeidspartnerne mens du jobber med en fil sammen.

Lokal synkronisering. Som jeg nevnte kunne jeg raskt sikkerhetskopiere de gamle filene mine til Google Drive fordi den har en lokal synkroniseringsdel. Denne funksjonen lar Google Drive gjøre dobbeltarbeid som en online samarbeidsavdelingskontor og et filsynkroniserings- og sikkerhetskopieringsprogram.

Pris. Google Drive er gratis. Microsoft Office koster rundt 100 dollar i året. Trenger jeg å si mer?

Working in the Cloud: Cons

Bekymringer om personvern og sikkerhet. Folk som ikke ønsker å bruke en skytjeneste i det hele tatt, er nesten alltid opptatt av personvern og sikkerhet. Noen andre lagrer dataene dine på et sted du sannsynligvis ikke kan finne. Google krypterer filene dine som er lagret i Drive som standard, men selskapet administrerer også nøklene for deg, som er et rødt flagg for noen. Hvis du ikke stoler på at selskapet lagrer filene dine, eller hvis filene inneholder svært sensitiv informasjon, kan det hende at migrering til skyen ikke er noe for deg.

Frakoblet tilgang. Å jobbe i skyen betyr at du trenger en Internett-tilkobling. Det kan være veldig smerte å navigere i online versus offline regler og konfigurasjoner. Noen ganger går ting galt eller ikke som du forventet.

Med Google Drive er det mulig å jobbe offline, noe som er flott, bortsett fra at det er mange advarsler, og ærlig talt, har jeg dem ikke lagret. Jeg vet at jeg trenger å bruke Chrome-nettleseren for at den skal fungere, men jeg glemmer ofte detaljene. Jeg har funnet ut at det er en god løsning å laste inn filene jeg vil jobbe med før jeg forlater et område med Wi-Fi, men igjen, bare hvis jeg kjører Chrome. Da kan jeg enkelt arbeide med disse filene (så lenge jeg ikke lukker fanen).

Men det kan bli rotete.

Når jeg er ferdig med å redigere offline, trenger jeg fortsatt å koble enheten til Internett for å få endringene i skyen. Noen ganger forårsaker det problemer. La oss si at jeg jobber offline på en bærbar PC mens jeg er i flyet. Flyet lander, jeg kommer i en taxi, og så husker jeg en annen endring jeg vil gjøre. Hvis jeg åpner telefonen min og laster inn filen ved hjelp av en datatilkobling, kommer jeg til å se den gamle kopien før alle endringene jeg gjorde på flyet fordi jeg ikke har synkronisert dem ennå. La oss si at jeg glemmer dette punktet, og jeg gjør noen endringer via telefonen. Når jeg endelig kobler den bærbare datamaskinen til Internett, vil Google fortelle meg at noe er uklart. Det finnes løsninger, men ingen av dem er rene eller enkle. Gjør deg klar til å kopiere og lime inn.

Søk fungerer, bortsett fra når det ikke gjør det. Når du lagrer filene dine hos Google, fornavnet i Internett-søk, har du høye forventninger til søkeverktøyet. Å finne filer i Google Drive har blitt rammet eller savnet for meg. Når jeg søker etter filnavn, vil jeg sannsynligvis finne det jeg trenger, men ikke alltid. Spesielt underskår i filnavn ser ut til å kaste Google for en sløyfe. Jeg har en fil som heter 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart, men når jeg søker etter "Collaboration", viser bildet nedenfor hva som dukker opp.

Google søker i innholdet i filene dine, noe som hjelper, men det kan fremdeles ta prøve og feiling for å finne det du trenger. Når andre samarbeidspartnere deler filer med deg, er det de jeg ofte har vanskeligst for å finne, med eller uten søk. Jeg ender opp med å stole på filer merket med en stjerne (favoritter), samt listen over nyere filer som Google Drive tilbyr ganske mye.

Distraksjoner på nettet. For å jobbe i Google Dokumenter, må du ha et nettleservindu åpent, og for noen mennesker er det en glatt å være på nettet. For meg er det ikke mye av problemet. Jeg bruker noen flere verktøy og triks for å øke produktiviteten og minimere distraksjoner. Men for andre er det å være online en invitasjon til å surfe på nettet og ikke få ordentlig arbeid. Hvis du er flinkere til å få gjort arbeid når du kobler fra Internett, er det sannsynligvis ikke noe å jobbe i skyen.

Bør du flytte til skyen?

Å jobbe utelukkende i skyen har sine fordeler, men det kommer også med noen frustrasjoner. Som jeg sa, det betyr ikke nødvendigvis å bruke Google Drive, men mange av fordeler og ulemper vil være de samme på tvers av lignende løsninger. Noen spørsmål du bør stille deg før du flytter til skyen er:

• Har jeg pålitelig Internett-tilgang mesteparten av tiden?
• Er jeg villig til å lære meg offline og online arbeidsregler?
• Vil det å jobbe i skyen gi meg tilgang til filer på en måte som jeg ikke har nå, og som jeg faktisk bruker?
• Er jeg villig til å organisere der arbeidet mitt er lagret slik at jeg lett finner det?
• Vil jeg være i stand til å motstå fristelsene til å surfe på nettet hvis jeg alltid er tilkoblet?

For mer råd, se 30 Google Drive-tips.