Bli organisert: hvordan forbedre kommunikasjonen for bedre prosjektledelse

I løpet av ethvert prosjekt er det viktig å vite hvordan man skal kommunisere, samt når man skal bruke en prosjektledelsestjeneste for kommunikasjon. Kommunikasjon med alle interessentene dine er den viktigste faktoren for suksess i prosjektledelsen, ifølge en rapport fra Project Management Institute. Dårlig kommunikasjon er for ofte årsaken til andre problemer som fører et prosjekt ut av kurs eller synker det helt.

Hva betyr tydelig, åpen og effektiv kommunikasjon når det gjelder prosjektledelse, og hvordan gjør du det? Forrige ukes kolonne Get Organised så på hvordan du kan komme i gang med å lede et prosjekt. De viktigste takeawayene handlet om å definere prosjektet (og sørge for at det er et prosjekt i stedet for bare pågående arbeid) og dets krav, omfang, leveranser, milepæler og spillere, inkludert interessenter. Hvis du ikke allerede har lest den, anbefaler jeg det før du tar tak i denne artikkelen.

Hvordan dårlig kommunikasjon påvirker prosjektledelse

De tre øverste problemene som forhindrer et prosjekt fra å lykkes, er endringer i omfang, dårlig estimering i planleggingsfasen og dårlig definerte mål og mål, ifølge en undersøkelse av PricewaterhouseCooper. Men Jason Westland, administrerende direktør i ProjectManager.com, ser alle disse som problemer som stammer fra en annen rot: dårlig kommunikasjon.

"Hvis en prosjektleder ikke har omfanget nede, eller hvis spillere ikke vet tidslinjen, faller ting fra hverandre, eller det som leveres, oppfyller ikke kravene, " sa Westland da jeg nylig snakket med ham om beste praksis for prosjektledelse..

Westland, som også skrev The Project Management Life Cycle , la til, "Det som typisk skjer er at prosjektlederen ikke har noe sant grep om omfanget av prosjektet. Teamet vet ikke helt hva de leverer. Ingen vet egentlig hva sluttdatoer for milepælene eller viktige leveranser er. Og i løpet av prosjektet holder ingen dem orientert om den overordnede visjonen, grunnen til at de gjør det. Og ting bare glir."

Westland vokste opp på New Zealand. Han delte med meg en analogi mellom å gjete sauer i terrenget til moderlandet og å lede et prosjekt.

Se for deg en ung gutt som må flytte 300 sauer fra en paddock til en annen ved å bruke noe mer enn noen få hunder. "Du er i konstant kommunikasjon med hundene dine gjennom en fløyte, " sa han. "Hundene beveger seg hele tiden for å splitte grupper eller slå sammen grupper." Jobben kan virke uhåndterlig for en gutt og noen få hunder, men hvis det aldri er noen kommunikasjonsbrudd, og gutten stadig minner om målet sitt, kan det gjøres.

Se på The Big Picture

Under et prosjektets kickoff-møte, må alle aktørene som skal jobbe med prosjektet forlate møtet med en klar beskrivelse av hva det endelige prosjektet vil omfatte. Med andre ord, alle skal ikke bare ha en visjon, men også skriftlige detaljer.

Se for deg et prosjekt som tar ett år å fullføre. Noen måneder inn i prosjektet er det fullt mulig at synet i noens sinn har forandret seg litt siden første dag. Prosjektlederen må minne alle på beskrivelsen av det endelige prosjektet - og trenger å gjøre det ofte. Denne typen visjonskommunikasjon kan skje under et jevnlig planlagt møte (mer om det i løpet av et øyeblikk), eller ved å hente inn prosjektets klient fra tid til annen for å minne teamet hva de jobber mot.

I tillegg er alle i prosjektgruppen ansvarlige for å kommunisere når en oppgave eller serie av oppgaver vender seg bort fra neste leverbare eller prosjektets endelige beskrivelse. Når det oppstår en oppgave som ikke er innenfor rammen, må arbeidstakere snakke opp, og prosjektledere må lytte. Kommunikasjon er en toveis gate. Tilsvarende, hvis et team mener at det ikke kommer til en tidsfrist, må de si ifra til prosjektlederen når de er i fare, ikke etter at det er for sent. En prosjektleder som hører kommunikasjon av denne typen kan ta beslutninger deretter. Og som du kanskje har gjettet, prosjektlederen må informere teamet om hva endringer blir gjort og anmode om tilbakemelding.

Vær oppmerksom på den fine detalj

I tillegg til å komme tilbake til visjonen ofte og holde omfanget i sjakk, må prosjektledere vite om alle fine detaljer. "I løpet av prosjektet er det veldig viktig at prosjektlederen er fullstendig klar over hver oppgave og hva statusen til den oppgaven er, " sa Westland.

Prosjekter kan enkelt ha tusenvis av oppgaver, noe som er mye informasjon som enhver prosjektleder kan huske. Nettopp derfor er en prosjektledertjeneste så verdifull. To eksempler er Zoho Projects og Teamwork Projects, selv om det finnes dusinvis på markedet for team i forskjellige størrelser og kompleksitet.

Når team bruker plattformer for prosjektledelse, blir alle oppgaver registrert i systemet og er synlige for alle som trenger å se dem (eller noen ganger er de synlige for alle, avhengig av verktøyet). Hver oppgave har en mottaker og forfall. Det er også vanligvis tilleggsinformasjon som beskriver om oppgaven foreløpig ikke er på noens plate, for øyeblikket aktiv eller fullført. Noen plattformer overvåker enda større detaljer prosentvis fullføringsnivå for hver oppgave. Så en prosjektleder kan sjekke inn på en oppgave når som helst for å se statusen uten å måtte gå bort til noen på skrivebordet, tappe vedkommende på skulderen og spørre. Det endrer kommunikasjonens natur fullstendig.

Verktøy for prosjektstyring sentraliserer informasjon og gir alle tilgang til den. Til slutt er dokumentasjon bare en annen form for kommunikasjon.

Peter Clarkson, direktør i Maestro Development, som lager prosjektledelsesplattformen Maestro Project Office, er en tidligere prosjektleder som har styrt tusenvis av prosjekter. "Jeg gjorde mye revisjon av dårlige prosjekter. Jeg var kjent som en redningsartist, " fortalte han meg. "Tvært, bundet tilbake til mangel på metodikk, og mangel på å vite hva som skjedde i prosjektet: ikke dokumentere møtene, problemene, handlingene."

Når Clarkson beskriver dagen sin som prosjektleder, blir viktigheten av kommunikasjon og prosjektleder koblet til hver bit av kommunikasjon tydelig. "Som prosjektleder hevdet jeg alltid at jeg var lat fordi jeg aldri tilordnet meg noe noensinne, " sa han. "Alt jeg gjorde var å gå rundt og snakke med folk, lese rapporter eller sjekke i databasen om problemer som ble brygget og ble spilt inn, men ingen gjorde noe med. Jeg hadde lest møteprotokoller fra forskjellige møter som jeg ikke gjorde." t går faktisk til. " Han sa at han lett tilbrakte en tredel av arbeidshverdagen sin i det prosjektstyringsverktøyet og databasen teamene brukte.

Fortsett å ha møter

De fleste prosjekter og prosjektgrupper er avhengig av møter til en viss grad. Som Westland forklarer: "Før nettverktøy kjørte prosjektledere vanligvis et ukentlig stand-up-møte der alle ganske enkelt oppga hvilke oppgaver de jobbet med, hvilke oppgaver de har utført, og statusen til andre leveranser eller oppgaver." Men med en prosjektledelsesplattform på plass, der all denne informasjonen er registrert og synliggjort, er det fortsatt et poeng å ha møter?

Faktisk ja. Mens kommunikasjonen forbedres kraftig med online verktøy, er møtene fremdeles fordelaktige. "Det er ikke slik at du fremdeles ikke har stand-ups; det er bare at formålet endres. I stedet for en ukentlig oppgavebasert stand-up, kan det bli et to ukers møte der prosjektleder omarbeider visjonen og sørger for at alle vet hvor de trenger å gå, eller bringer inn klienten for å snakke om grunnen til at prosjektet blir levert. Det blir mer en strategisession enn en utførelsesøkt, "sa Westland.

Plan for postmortems

Kommunikasjon er nøkkelen til suksess for hvert prosjekt, ikke bare i planleggingsfasen og avsparkmøtet, men også gjennom hele prosjektets gang, og selv etter at det er ferdig. Postmortem møter gir teammedlemmene en siste mulighet til å kommunisere hva som gikk riktig og galt i et prosjekt.

Teammedlemmer skal være ærlige og åpne med tilbakemeldingene sine, men like viktig er det at prosjektlederen må lytte til tilbakemeldingene, registrere den og referere til den neste gang et lignende prosjekt oppstår.

Prosjektledelsesplattformer kan også være en flott kilde til referansemateriale etter at prosjektet er avsluttet. De fleste team drar nytte av å gjennomgå prosjektets rapporter og historie for å få en bedre følelse av hva som skjedde når noe gikk galt.

For flere tips om hvordan du får mest mulig ut av PCMags to Editors 'Choice-prosjektledertjenester, kan du lese 7 måter å forenkle prosjektledelse i teamarbeid og 5 Zoho-prosjekter for å organisere bedriften.