Bli organisert: hvordan holde arbeid og personlige filer atskilt

Informasjonsarbeidere som meg sjekker ofte arbeids-e-posten vår i helgen. Eller vi kan komme videre mot en viktig presentasjon sent på kvelden hjemmefra, hvis det er da de mest produktive timene våre er (eller hvis vi kjører etter på et prosjekt). Vi er like utsatt for å svare på personlige meldinger mens vi er på jobb eller kanskje skanner et hjemmeforsikringsdokument på kontorkopimaskinen. Kunnskapsarbeidere liker vanligvis denne typen fleksibilitet, men hvis du ikke er forsiktig med hvordan du skiller arbeidet ditt og dine personlige filer, kan det hende du får deg selv og dataene dine til problemer.

Risikofylt atferd i det grå området mellom arbeid og liv kan sette sensitive data i fare. Mens mange for eksempel kan skanne et personlig dokument på kontoret her og der, ville du ikke ønsker å skanne noe følsomt, for med mindre du er leder for IT, har du ingen anelse om hvor multifunksjonsskriveren lagrer kopier av filer den skanner. De er sannsynligvis på harddisken til selve skanneren, og de kan også lagres på usikrede delte servere.

I tillegg, for å opprettholde en visning av balansen mellom arbeid og liv, er det nyttig å ha ledetråder som minner deg om når du gjør en slags arbeid når du er på den andre klokken. La oss si at du tar igjen noen e-postmeldinger tre dager inn i en familieferie. Du vil kanskje sette pris på at du har fleksibilitet og mulighet til å ta tak i alle presserende saker, men det kan også være lurt å komme tilbake til å glede seg over Splash Mountain med barna. Med noen få enkle strategier for å skille personlige filer og arbeidsfiler, blir du aldri sugd til å gjøre arbeid for lenge når du koser deg med den personlige tiden og omvendt.

Kompartiser filene dine

Det viktigste trikset for å skille arbeids- og personlige filer er å seksjonere dem. Å holde spesifikke ting på dedikerte steder skaper ikke bare orden, men også sikkerhet. Det fungerer både i den fysiske verdenen og den digitale verdenen. Hvis du alltid legger nøklene i høyre lomme og telefonen i venstre, ender du aldri opp med å søke på jakken på noen av disse varene.

Med digitale filer er prinsippene de samme, men virkeligheten er litt annerledes. Du kan oppbevare alle arbeidsfilene dine i en mappe og personlige filer i en annen, men lever de på samme server, datamaskin, app eller mobilenhet? Vil du at de skal?

Noen ganger skiller vi arbeidsfiler fra personlige filer for å opprettholde grensene, slik at vi ikke blir fanget opp i jobb når vi skal tilbringe tid med familie og venner, eller slik at vi ikke blir fristet til å bli ferdig med å betale skatten mens vi vi er på klokka.

Gjennom årene har jeg utviklet noen strategier som hjelper meg med å seksjonere arbeidet mitt og personlige filer slik at de oppfyller disse betingelsene:

• De er alltid separate
• De er tilgjengelige uansett hvor jeg er, men
• Det er litt upraktisk for meg å få tilgang til arbeidsfiler når jeg er i hjemmemodus og hjemmefiler når jeg er i arbeidsmodus.

Bruk forskjellige grensesnitt for forskjellige ting

La oss først snakke om digitale dokumenter, for eksempel tekstbehandlingsdokumenter, regneark, presentasjoner, PDF-er og bilder.

Den enkleste måten jeg har funnet på å holde dokumenter atskilt og likevel tilgjengelige, er å lagre dem i en online synkroniseringstjeneste, og å bruke forskjellige tjenester for forskjellige typer informasjon. Jeg bruker Dropbox til å lagre, sikkerhetskopiere og synkronisere de personlige filene mine, og jeg er avhengig av at Google Drive fungerer. Det er mange alternativer utover de to tjenestene, som du kan lese om i PCMags liste over de beste lagringstjenestene på nettet. Men poenget er å starte med å dele filene dine i to forskjellige tjenester.

Hvorfor skulle jeg ikke velge favorittlagringstjenesten min og opprette to forskjellige kontoer i stedet for å bruke to forskjellige tjenester? Å ha et annet grensesnitt hjelper meg å opprettholde grensene jeg trenger mellom arbeids- og personlige filer.

Hvis jeg ser på Google Drive-webgrensesnittet, føler jeg at jeg jobber. Hvis jeg stirrer på Google Drive mens jeg er på ferie, går det imidlertid bjeller i hodet mitt som minner meg om at jeg jobber når jeg skal slappe av ved bassenget. Men hvis jeg jobber rundt Dropbox i helgen, organiserer mine personlige bilder, gir ikke hjernen meg det samme "du jobber" -signalet. Over tid har jeg utviklet en sterk tilknytning mellom hvert grensesnitt og det jeg gjør i det grensesnittet. For meg er det enda viktigere å ha klare grenser for arbeidsliv fordi jeg jobber fra et hjemmekontor. Da jeg jobbet på heltid i et kontorbygg, brukte jeg lignende strategier med samme effekt.

Lag visuelle signaler i operativsystemet og temaene

Noen lagringstjenester, for eksempel de som integreres tett med operativsystemet ditt, ser ikke ut som noe som helst (med mindre du bruker Web-appen). De har ikke nødvendigvis et tydelig grensesnitt. En annen måte du kan være avdeling uten å skjønne, er ved å bruke et annet operativsystem på jobb og hjemme. Hvis du har en Windows-maskin på kontoret og en Mac hjemme, kan du allerede oppleve den samme følelsen av å være hyperbevisst når du gjør kontorarbeid hjemme på Mac-en.

Et annet problem kan være at du bruker noen av de samme verktøyene i arbeidslivet og i ditt personlige liv fordi du liker dem. Du vil ikke velge to forskjellige verktøy eller grensesnitt. Du vil bruke den du liker best til begge. Noen av vennene mine bruker for eksempel Slack for personlig kommunikasjon, og de bruker også Slack på jobb. I den situasjonen vil jeg anbefale å endre temaet (dvs. fargevalget) for de to Slack-kontoene dine slik at de fysisk ser annerledes ut. Du forbinder raskt ett fargevalg med arbeid og et med personlig personlig skravling.

Kompartimer etter nettleser

Et annet alternativ for å dele opp arbeidet ditt og lage visuelle signaler som minner deg om hva slags arbeid du gjør er å holde deg til en type nettleser på jobb og en annen hjemme. De visuelle signalene kan være mer subtile, men du vil fremdeles bruke for vane å lansere, for eksempel, Chrome for arbeid og Firefox for personlige ting.

Det er også gunstig å bruke to separate nettlesere for å holde nettloggen din adskilt. Du kan for eksempel være mer årvåken når det gjelder å tømme nettleserens cache for arbeidsfiler fordi de inneholder sensitiv firmainformasjon, men du vil kanskje faktisk opprettholde din personlige netthistorikk slik at du raskt kan slå opp nettsteder du traff for noen dager siden (eller vice versa).

Bruk e-postklientapper til din fordel

På mobiltelefoner er det en veldig enkel måte å skille arbeids-e-post fra personlig e-post, uansett om du bruker den samme e-posttjenesten, for eksempel å bruke Gmail, både for jobb og hjemme. Løsningen: Bruk forskjellige e-postklienter.

Gmail har en frittstående app, men du trenger ikke nødvendigvis å velge den som appen du bruker for å få tilgang til Gmail. På iPhone kan du bruke aksje-appen. Eller på hvilken som helst type telefon, kan du installere en tredjeparts e-postklient-app som fungerer med Gmail, for eksempel Boxer eller Inboxcube.

Jeg liker å bruke separate apper for arbeid og personlig e-post. Jeg får den samme fordelen med å ha to forskjellige grensesnitt. I tillegg, når jeg prøver å ikke bli sugd inn i arbeid, kan jeg slutte og lukke arbeids-e-posten mens jeg holder min personlige e-post lettere tilgjengelig, eller omvendt.

Det kan være slik at du bare liker en e-postklient-app, og du vil bruke den til både ditt arbeid og din personlige e-post. Med mange apper kan du godkjenne flere kontoer og bytte mellom dem når du vil. Det gir en brukervennlighet som du faktisk kanskje ikke ønsker. Du mister fordelen med å ha to distinkte grensesnitt, og du mister muligheten til å avslutte appen med hvilken konto du vil gjøre mindre fristende for øyeblikket. Kanskje du vil at teknologien din skal være litt mindre brukervennlig av hensyn til din egen psykologi.

Rommets for en bedre balanse mellom arbeidsliv og arbeid

Hvis du har behov for tydeligere grenser mellom ditt arbeid og personlige liv, hjelper det enormt å dele inn dataene dine i forskjellige apper, tjenester, operativsystemer og nettlesere.

Å ha to distinkte virtuelle mellomrom der du får tilgang til filene dine, skaper signaler, assosiasjoner og inngangsbarrierer som kan hjelpe deg med å minimere å jobbe med fri tid eller gjøre personlige gjøremål mens du er på jobb, mens du fremdeles lar deg gjøre dem når det er nødvendig.