Bli organisert: hvordan lage nøkkeldokumenter for hjem og virksomhet på under en time

Hvis du administrerer et kontor, har du en planløsning lagret på nettet, i tilfelle det er en katastrofe eller annen grunn til at folk som ikke er kjent med plassen, må inn i det? Hvis du leier en ferieeiendom eller til og med bare rom i hjemmet ditt, gir du gjestene dine tilstrekkelig nødinformasjon? Hvor er nødutgangskartet for familien og gjester som måtte bo hos deg?

Å tenke på beredskap er aldri morsomt, men å planlegge fremover og være forberedt er mye bedre enn å ønske at du hadde gjort det etter en katastrofe. Her er et enkelt prosjekt som hjelper deg å være bedre forberedt: Lag nødutgangskart, plantegninger og de andre dokumentene du trenger, og gjør det på omtrent en time.

Hemmeligheten bak å holde dette prosjektet kort er å bruke diagramapper som er fritt tilgjengelig online og døde enkle å bruke. Like viktig har disse appene maler for alle slags diagrammer, kart, diagrammer og så videre.

Når du jobber fra disse malene, er alt du trenger å gjøre om å omorganisere møblene, som de var. Du trenger ikke å tegne noe fra bunnen av.

Hvilken diagramapp skal du bruke?

Forutsatt at du overhodet ikke vet noe om design eller vektortegningsprogramvare, er det to apper jeg anbefaler å bruke for å lage nødutgangsplaner, gulvkart og andre sentrale dokumenter for hjemmet, fritidseiendommen og bedriften. De er Lucidchart og SmartDraw.

Etter min erfaring med disse appene er Lucidchart marginalt enklere å bruke, men SmartDraw har flere maler for beredskap. De er imidlertid begge veldig nyttige. Begge har et gratis servicenivå, så du trenger ikke å betale noe for å lage disse kritiske filene. Og de har begge en Web-app, slik at du kan bruke appen rett i nettleseren din uten å installere noen programvare.

Dokumenter for beredskap

Jeg vil gi noen eksempler på beredskapsdokumenter fordi du ofte ikke vet hvilke du trenger før du har sjansen til å bla gjennom noen av alternativene. Noen få vanlige er:

• Etasjeevakueringsplan / kart,
• Bygge evakueringsplan / kart, inkludert trygt møtepunkt,
• Hjem evakueringsplan / kart, inkludert trygt møtepunkt,
• Forretningskontinuitetsplan,
• Nødkontaktliste (hvert hjem skal ha en på kjøleskapet eller lagt ut et sted som er veldig synlig),
• Nødtelefontre,
• Informasjonskart over førstehjelp og HLR, og
• Wildfire, flom, jordskjelv og tips om ly på stedet.

Jeg kunne fortsette og fortsette, men forhåpentligvis utløser denne listen noen ideer til dokumenter og diagrammer som er egnet for din spesielle beliggenhet og omstendigheter. Ikke alle dokumenter er selvfølgelig passende for hvert hjem eller bedrift. Noen av disse dokumentene kan skrives ut, for eksempel HLR og førstehjelpsdiagrammer. Andre er så enkle og greie å lage at du til og med kan utarbeide dem raskt i en tekstbehandlingsapp. Du kan til og med bli fristet til å skrive dem for hånd. Jeg anbefaler imidlertid å gå digitalt i stedet, for da er det lettere å oppbevare digitale kopier i skyen. Å ha digitale kopier i skyen betyr 1) du kan oppdatere dem enkelt og 2) du kan få informasjonen selv om du ikke er foran papiret du skrev ut.

Hvordan lage nøddokumenter

Å bruke en av de to appene jeg nevnte tidligere, SmartDraw eller Lucidchart, vil gjøre dette prosjektet raskt og effektivt. Du kan til og med glede deg over å bruke verktøyene.

Begynn med å se på malene som appen gir. I diagrammerprogramvare betyr "mal" eksempeldokument, så du får mye mer enn bare en fil med riktig formatering. La oss ta eksemplet med et kontor evakueringskart. Malen har faktisk en prøveplanløsning og evakueringsrute som allerede er tegnet på den (i stedet for å gi deg et blankt lerret og et bibliotek med passende objekter du kan smelle på den). Alt du trenger å gjøre, både bokstavelig og metaforisk, er å flytte møblene rundt. Du drar og slipper gjenstander som representerer døråpninger, vinduer, pulter, stoler, potteplanter, vannkjøler, bad, garderober og så videre til prøvenes planløsning blir en representasjon av ditt virkelige kontorlokale. På samme måte beveger og roterer du, forlenger eller forkorter røde piler som peker til nærmeste avkjørsel.

Det er ikke sikkert du kan finne den nøyaktige malen du ønsker, men du kan alltid velge andre lignende diagrammer til ditt formål. For eksempel er et vertikalt org-diagram ikke så forskjellig, skjematisk sett, fra et telefontre.

Ta en time for å være bedre forberedt

Diagrammerapper gjør det så enkelt å kverne ut noen få beredskapsdokumenter at du burde være i stand til å slå ut mange av de mest viktige importørene du trenger i løpet av en times tid. Ta en fredag ​​ettermiddag på kontoret når du føler deg utbrent fra å gjøre annet arbeid, eller en lørdag morgen hjemme for personlige dokumenter, og få noen kritiske filer som er laget.

Selvfølgelig er dette bare toppen av isfjellet når det gjelder planlegging for det verste. Hva vil du gjøre hvis strømmen går ut? Hva om datamaskinene dine blir rammet av ransomware? Er alle dine data sikkerhetskopiert på skyen? Når tiden tillater det, bør du lese opp hvordan du kan katastrofesikre virksomheten din, som inkluderer informasjon om planlegging, utførelse og trening av katastrofeberedskap.