Bli organisert: hvordan skanne, lagre og makulere skattedokumentene dine

Organisering av skattedokumenter er en pågående prosess. Først må du gjøre noe med hvert dokument når du mottar det, enten det er en kvittering for en forretningsutgift eller et W-2-skjema fra en arbeidsgiver. Du kan skanne den. Du kan arkivere den i en mappe. Uansett hva du gjør med det, må du henvise til det igjen når du gjør skatten din, så du må kunne finne den. Du kan også være nødt til å overlate noen av disse dokumentene til noen andre på et tidspunkt, kanskje en regnskapsfører, men i det minste til skattemyndighetene innen skattefristen. Etter hvert vil du avhende dokumentene dine riktig for å beskytte personvernet ditt.

Hvis du bryter ned hele prosessen for å forutse hvordan du bruker og refererer til skattedokumenter på et senere tidspunkt, kan du finne en metode for skanning, lagring og til slutt makulering av filer, slik at du ikke utilsiktet gjøre mer arbeid for deg selv underveis.

Hvilke skattedokumenter bør du lagre?

Du bør lagre alt som er sendt til deg fra arbeidsgivere, samt dokumenter som har med eiendom, bankkontoer, donasjoner eller investeringer å gjøre. Lagre med andre ord dokumenter som er generert av andre og gitt til deg ved årsskifte.

Når det gjelder dokumenter som er generert av deg, gjør tips på IRS-nettstedet oppmerksom på at poster inkluderer "regninger, kredittkort- og andre kvitteringer, fakturaer, kjørelengde-logger, kansellerte, avbildede eller erstatter sjekker, betalingsbevis og andre poster for å støtte fradrag eller kreditter du påstår når du kommer tilbake."

Skanning av skattedokumenter

Du vil sannsynligvis ta alle skattedokumentene dine og fylle dem i en eske, skuff eller mappe. Det er bra, så lenge du finner dem raskt senere når du trenger dem.

En raskere og mer praktisk måte å sikre at du kan finne dokumenter senere er å digitalisere dem ved å skanne dem. Å skanne dokumentene dine gir deg også fordelen med å lage en sikkerhetskopi, slik at hvis noe skjer med de fysiske kopiene (brann, flom, fire år gammel), har du et ekstra sett.

Du kan bruke en stor stasjonær skanner eller multifunksjonsskriver som har en skanner inkludert, noe som er nyttig hvis du har store bunker med sider du trenger å skanne. Hvis du bare har en håndfull løse dokumenter, kan det være bedre å bruke en mobil skanne-app.

Mange mobile skanne-apper er gratis. De gjør telefonen til en skanner. De finner kantene på dokumentene automatisk og konverterer bilder til PDF-filer. Hvis du aldri har brukt en før, oppfordrer jeg deg absolutt til å prøve den. De er superenkle å bruke.

Lagre og navngi skattedokumenter

Når du har skannet dokumentene dine, er det mest fordelaktige du kan gjøre for å hjelpe deg senere å navngi filene på en intelligent måte og feste dem i en mappe med et veldig tydelig navn, for eksempel "SKATTE DOKUMENTER 2016."

Bruk både skatteregistreringsåret og ordene "skatt" og "skatt" i datamaskinmappen og i navnene på filene dine. På den måten, når du trenger filene senere, kan du søke etter dem selv om du ikke husker nøyaktig hvor du la dem.

For filnavnene inkluderer også navnet på skjemaet, for eksempel 1099-INT eller W-2, og inkluderer andre spesifikke detaljer som signaliserer deg eller noen andre som håndterer dokumentene dine nøyaktig hva filen inneholder. For eksempel ville et godt filnavn for en 1099-INT fra Duffy Bank være: 2016-SKATTER_1099-INT-DuffyBank.

Makulering av skattedokumenter

Det skader ikke å lagre digitale kopier av skattedokumentene dine på ubestemt tid, men du kan selvfølgelig trygt avhende papirkopier etter noen år. Som nevnt har skattemyndighetene retningslinjer for hvilke dokumenter som må lagres i hvor lang tid. Hvis du heller vil ta feil på siden av forsiktighet, er syv år antallet å huske, ettersom det er den lengste tidsperioden regjeringen krever.

Fordi du innleverer for 2016 i år, kan du trygt makulere alt fra 2009 eller tidligere. Hvis du driver en liten bedrift eller har mange sensitive dokumenter, er det å eie din egen makuleringsmaskin veien å gå. De er ikke så dyre, med de beste shredderne som er testet på PCMag, varierer fra $ 159 til $ 329. Swingline Style + Super Cross-Cut Shredder er den minst kostbare av topprangerte modeller.

Send inn skattene dine på nytt

Nå som du forstår hvordan du skal takle skattedokumentene dine, er det på tide å begynne å gjøre skatten din - og jo tidligere, jo bedre. Mens du teknisk sett har til 18. april for å gjøre dem, er det bra for din sjelefred å få skatter gjort før. Hvis du får refusjon, vil du få det før - og hvem vil ikke det? Hvis du må betale, vel, har du mer tid til å finne ut hvordan du skal takle det også.

Videre, hvis du mangler et dokument, eller et av dem viser seg å være unøyaktig, er det langt bedre å finne ut av det nå enn nær ved midnatt den siste dagen. Du kan selvfølgelig alltid få en forlengelse, men ingen ønsker å takle den slags stress i siste øyeblikk hvis de kan unngå det. Tenk også på at hvis du trenger å kontakte kundestøtte ved den skatteinnleveringstjenesten du ønsker, er sjansene dine for å være i stand til å nå noen langt bedre nå enn hvis du e-arkiverer skatten din i siste øyeblikk.

Vi har to favoritt skatteforberedende tjenester for 2016-skattene dine (de du trenger å arkivere i 2017). TurboTax Selvstendig næringsdrivende er det beste valget for de som ønsker det aller vennligste grensesnittet og den mest omfattende støtten, inkludert muligheten til videokonferanse med profesjonelle som kan se på avkastningen din i sanntid. TaxAct Online Premium er vårt redaksjonelle valg for å gjøre skatten din på et budsjett, hvis du ikke trenger så mye håndholding. Se vår oppdatering av den beste skatteforberedende programvaren for mer.