Video: Dimash vs. BTS (SUB) (Oktober 2024)
? wmode = gjennomsiktig "Hva vil du vite om å bli organisert?"
Det er et spørsmål jeg ber kollegene og vennene mine om å få ideer til denne spalten. Forrige gang jeg spurte, svarte mer enn en person: "Hvordan kommer jeg til og med i gang?"
Hvis jeg skulle skrive en nybegynnerguide for å bli organisert, ville det føre til et absolutt viktig råd: Del prosjektene dine i mindre biter.
Å dele opp et mål i mindre mål og daglige oppgaver er avgjørende for å lykkes. Alle organiserte mennesker gjør det, men ikke alle rådartikler gjør det eksplisitt. Jeg tror det må være eksplisitt. Det er så viktig at du ikke skal glans over det.
Den virkelige hemmeligheten bak å være organisert er å finne ut hvordan du kan få deg selv til å gjøre de handlingene som er nødvendige for at organisasjonen skal finne sted og fortsette fremover. Du må kunne definere handlingene - og det er det å bryte ned et mål handler om.
Hvor du skal begynne å bli organisert
Før du kan organisere deg, må du ha et mål.
"Jeg vil være mer organisert" er ikke et mål. Prøv å se hva det er du faktisk vil. Forsøk å sette ord på det. Og prøv å gjøre disse ordene positive og handlinger, i stedet for negative.
La oss si at du føler at e-posten din er utenfor kontroll. Du vil organisere e-post.
Negativt definert mål: "Min e-post er et rot, og jeg vil ikke ha det på den måten lenger."
Positivt definert mål: "Jeg vil alltid kunne finne en e-post raskt når jeg trenger den."
Det positive og handlingsrike målet fokuserer på hva du vil kunne gjøre ("finn e-post raskt"). Målet sett gjennom en negativ skråstilling gjengir bare problemet med at e-posten din er rotete og at du er misfornøyd med det.
Her er et annet eksempel:
Negativt definert mål : "Jeg har for mange papirer. De roter på skrivebordet mitt og forårsaker distraksjoner, og jeg hater det." (Legg merke til hvordan det ikke er noe klart bilde av hva du vil skje eller hvordan du vil at situasjonen skal endre seg.)
Positivt definert mål: "Jeg vil ha et minimalistisk arbeidsområde som bidrar til å hjelpe meg å fokusere. Jeg vil utnytte datamaskinen min og kraften til OCR og søke for å være mer effektive til å finne viktige dokumenter." (Legg merke til vektleggingen av positive ord, for eksempel "fokus" og "effektiv.")
Bokstavelig talt må du forestille deg hva det er du ønsker, og sette det inn i positive ord, konkrete, handlingsrike ord. (Se flere tips om å sette og oppnå mål.)
Hvordan dekonstruere et mål
Når du har et mål og har satt ord på det, må du dekonstruere det.
En enkel måte å dekonstruere et mål på er å tenke på hva du vil skrive på en daglig oppgaveliste for å oppnå målet.
Du vil aldri sette på en oppgaveliste "Lag et minimalistisk arbeidsområde som er gunstig for å fokusere." Snarere kan du skrive:
- fjerne krus og kopper fra pulten
- skann papirer i innboksen
- makulerte skannede papirer
- rett ut datamaskinens ledninger
(Hvis du er litt borte på hva slags ting som hører hjemme på en oppgaveliste i utgangspunktet, har jeg en forfrisker på å lage bedre oppgavelister.)
Eksempel: Photo Organization Makeover
Jeg vil gi deg et lengre eksempel på hvordan du kan dele opp et stort organisasjonsprosjekt i mindre deler for å erte helt ut hvordan det skjer.
Jeg har samarbeidet med en kollega, Stephanie, om en total makeover for digital fotoorganisasjon (som jeg vil skrive mye om i en fremtidig spalte). Hun har tusenvis av bilder fordelt på flere datamaskiner og online lagringstjenester, og hun vil bare ha dem organisert.
1. Definer målet. Første gang vi satte oss sammen for å diskutere prosjektet, spurte jeg henne: "Hva er det du vil? Hva er målet ditt?" Jeg stoppet henne før hun selv kunne svare. "La meg omformulere det. Hva vil du kunne gjøre med bildene dine som du ikke kan gjøre nå?"
Stephanie sa egentlig at hun vil være i stand til å finne bilder enkelt, uansett hvilken enhet hun brukte.
2. Forstå problemet. Oppfølgingsspørsmålet mitt var dette: "Akkurat nå, når du ser etter et bilde, hvordan ser du ut? Husker du datoen eller personene i bildet eller en hendelse da bildet ble tatt?"
Det dette spørsmålet egentlig stilte var: "Hva slags løsning bør vi utforme slik at det passer dine behov?"
Hun sa at hun vanligvis husker bildene sine omtrent etter dato, for eksempel "på college", men også noen ganger av personene på bildet.
Vi vurderte noen få mulige løsninger, men nøyde oss ikke med noe ennå. Ofte hjelper det å komme videre med noen få deler av et organisasjonsprosjekt, så se om definisjonen av målet endres jo mer du lærer om problemet.
3. Tildel deg små oppgaver. Basert på møtet vårt, kom Stephanie med en kort liste over oppgaver. Det så ut slik:
Disse fire oppgavene var omfanget av Stephanie's "neste trinn." Legg merke til at listen hennes er bare et par varer lang. Hun kunne lett gjøre alle disse oppgavene på en dag hvis hun slo seg ned, eller mindre enn en uke hvis hun gjorde en per dag.
4. Sett frister. Måten å følge gjennom på enkle, korte oppgaver er å sette frister. Jeg liker å bruke en oppgavehåndteringsapp, for eksempel Awesome Note eller Any.do for å holde oversikt over oppgavene mine og tildele frister til dem. Med Stephanies prosjekt vet jeg ikke om hun gir seg frister, men hun har myke frister basert på når vi bestemmer oss for å møte hverandre ved siden av for å fortsette prosjektet. Min antagelse er at vårt neste møte ligger på kalenderen hennes og får henne til å føle seg ansvarlig for å gjøre det hun sa hun vil gjøre.
Det er Doing That's Hard
Ikke alle føler seg ansvarlige overfor seg selv. Jeg tror vi alle har strategier for å gjøre oss selv ansvarlige, for eksempel å fortelle noen andre om planene våre, eller satse penger på at vi vil eller ikke vil gjøre noe. Det er ikke vanskelig å huske en oppgave. Bare send en påminnelse på smarttelefonen. Det er vanskelig å gjøre. Hvis du har små oppgaver som er veldig spesifikke, øker du i det minste sjansene dine for at du vil følge deg gjennom.
Ordtaket "hver reise starter med et enkelt trinn" er helt sant. Eller hvis du foretrekker det, "Å stille opp er halve slaget" snakker med samme intensjon. Du må gi deg selv klare og handlingsrike ting å gjøre og en rimelig tid å gjøre dem på. Ellers kommer du aldri så mye i gang.
