Bli organisert: hvordan du kan være fokusert med personlig kanban

Se for deg et styringssystem for livet ditt, noe som er enkelt å lære å bruke, holder alt organisert, forhindrer deg i å multitaske og hjelper deg å nå dine mål. Det er personlig kanban.

Selv om kanban får stadig større popularitet for prosjektledelse i kontormiljøer, låner folk også kjerneideer fra det for å organisere aspekter av deres personlige liv, alt fra planlegging av bryllup til administrering av familieoppgaver. Så hva er personlig kanban, hvordan fungerer det, og hva kan det gjøre for deg?

Hva er Kanban?

Kanban er en arbeidsstil som begynte i japanske bilproduksjonsanlegg og er populær i dag blant programvareutviklere og personer som jobber i profesjonelle tjenester.

Det er avhengig av kort, som du skriver informasjon på, og et brett som du ordner kortene dine på. En del av grunnen til at det er populært i programvare- og tjenestebransjene, er fordi det skaper en visuell representasjon for noe som ellers ikke er visuelt i det hele tatt.

Kanban-programvaren starter med et brett. Tenk på det som et brett der du ordner klistremerker. Disse notatene kalles kort. Du kan flytte kortene rundt du vil, selv om de virtuelle kortene alltid faller pent i kolonner. Tradisjonelt er kolonnene merket fra venstre mot høyre for å gjøre, gjøre og gjøre. I noen verktøy kan du tilpasse formålet eller etiketten til kolonnene.

Kanban-verktøy er generelt samarbeid; så mange mennesker har alle tilgang til samme brett og kort. På noen trinn i livet har kort typisk en rettighetshaver som er siktet for å fullføre oppgaven på dem. Alle på teamet kan se alle kortene eller oppgavene, hvor de er i livssyklusen, og hvem som er ansvarlig for dem.

Personlig kanban tar noen av kjerneideene fra kanban, men utelater eller lager valgfri mange av reglene som er spesifikke for profesjonell produktivitet og kontorarbeid. Avhengig av hva du legger i kanban-styret ditt, kan du dele det med familiemedlemmer, venner, vaktmestere, veiledere eller en bryllupsplanlegger.

Noen få kanban-apper på markedet inkluderer SwiftKanban og Trello, selv om Trello-administrerende direktør Michael Pryor fortalte meg at selskapets verktøy ikke teknisk sett er et kanban-styre, men heller var inspirert av dem.

Hvordan personlig Kanban fungerer

I hjertet av personlig kanban er en visualisering av hva du trenger å administrere og hvordan det skal gjøres.

"Det er forskjellige former for visuell styring der ute, og en fordel som kanban gir er at det begrenser arbeidet som pågår, " sa Janice Linden-Reed, president for LeanKanban University, en organisasjon som lærer kanban til profesjonelle og fremmer bruken av den. "Det har en måte å ta opp problemer rundt multitasking og hjelper folk å fokusere slik at de ikke blir overveldet. Det som gjør at det kanban i motsetning til bare et oppgavetavle er å begrense arbeidet som pågår og flyter."

Linden-Reed forklarte at kanban er et trekk snarere enn et push-system. "Du tar bare på deg så mye arbeid du kan takle til enhver tid, " sa hun. "Hvis du bare vil ha tre oppgaver til enhver tid, har du dine tre, og når du er ferdig med en, kan du trekke den neste. Ved å ha et begrenset trekksystem kan det hjelpe deg å holde deg fokusert og organisert." Med andre ord, hvis du har oppgaven å gjøre, gjøre, gjort, ville du aldri ha mer enn tre kort i kolonnen Doing.

Da jeg snakket med Pryor om kanban og personlig kanban, forklarte han at formålet med selskapets verktøy, Trello, var å "destillere til noe veldig enkelt, som bare er en liste med lister, på samme måte som et regneark er en gruppe av tall, og hvis du bytter en celle, endres en annen celle. Det er bare en måte å organisere visuelt uansett hva du tenker på. " I den forstand er Trello utmerket for å styre ditt personlige liv, fordi det ikke dukker deg til å bruke strukturen og lingo du finner i kanban-apper laget for forretningsprosjektledelse.

Hvorfor personlig Kanban fungerer

En viktig grunn til at kanban er effektive til å hjelpe folk med å holde seg organisert, er at det tvinger dem til å tenke gjennom hva det er de vil administrere for å kartlegge det til et kanban styre.

La oss ta eksemplet med å bruke personlige kanban for å organisere familiearbeid. Først må du finne ut hva kolonnene vil være. De kan være å gjøre, gjøre, gjort, men de kan også være mer forseggjorte. I stedet for en oppgavekolonne, kan det hende du må gjøre daglig, å gjøre ukentlig og gjøre hver måned. Kanskje den første søndagen i måneden, er barnet ditt ansvarlig for å hente en oppgave fra den månedlige spalten. Kanskje hver lørdag, er partneren din ansvarlig for å dra to ukentlige gjøremål. Uansett hva du bestemmer deg, skriver du ned prosessen ved å kartlegge den i kanban-styret tvinger deg til å tenke gjennom hvordan arbeidet skjer naturlig, samt hvordan du vil at det skal styres.

Linden-Reed brukte personlige kanban for å administrere gjøremål da datteren bare var seks år gammel. Det ga datteren byrået og lærte henne også hvordan hun skulle takle bare en oppgave om gangen.

Tonianne DeMaria Barry er forfatter av Personal Kanban: Mapping Work 'Navigating Life . Hun sier personlig kanban skaper en fortelling om arbeid. "Personlig Kanban forvandler vårt arbeid til en historie, et system. Det tar til og med de mest kjedelige oppgavene og gjør dem om til et spill som er passende og overbevisende for alle aldre, " fortalte hun meg på e-post. Når noen plotter ut oppgavelisten sin på et tavle, "slutter arbeidet å være en samling av ubeslektede oppgaver, og blir i stedet en serie hendelser og alternativer som påvirker hverandre og flyter fra hverandre til den neste."

Personlig Kanban i aksjon

En av de beste måtene å få en følelse av hvordan kanban kan brukes til å organisere og administrere aspekter av det personlige livet, er å høre om hvordan andre mennesker bruker det. Nedenfor finner du noen eksempler, i tillegg til lenker som ytterligere forklarer hvordan de fungerer i et kanban-system:

• planlegger og organiserer et bryllup
• administrere inventar av en vinkjeller
• håndtere husarbeidet (se over)
• utarbeide et fantasy-idrettslag
• lagre ideer for ferier og reiser (se bildet nedenfor).

Hvem kan dra nytte av å bruke personlig Kanban?

Ulike typer mennesker trekker seg mot forskjellige typer programvare for å holde dem organisert. Jeg spurte Linden-Reed og Pryor deres mening om hva slags mennesker som passer best for kanban. De sa begge at visuelt orienterte mennesker klarer seg bra med kanban, og deretter la til noen flere tanker.

"Alle som sliter med spørsmål om å bli overbelastet eller ha kvalitetsproblemer i arbeidet sitt, personer som går glipp av frister, personer som har problemer med å innfri forventningene", kan alle ha nytte av kanban, ifølge Linden-Reed.

DeMaria Barry bemerket at barn med Aspergers ofte klarer seg bra når de bruker personlig kanban. "Kinestetisk tilbakemelding og serotoninøkning de får fra å trekke seg inn i og se arbeidet sitt i Ferdig-kolonnen, tvinger dem til å fullføre i stedet for intenst å fokusere på eller drøvtyse over bare en enkelt oppgave, " sa hun. Hun sa også at barn med ADHD ofte lykkes med det fordi "å implementere en grense for arbeid som pågår" tvinger dem til å fokusere på oppgavene som er tilgjengelige i stedet for å bli distrahert ved å starte mange men fullføre ingen."

Pryor sa at nesten alle er godt egnet for kanban fordi det er laget for å matche hvordan vi allerede tenker.

"Hvis du ser på hvordan folk prøver å organisere livene sine - hvis du ser på en datamaskin med Post-It-lapper over det hele, et kjøleskap med notater på døren, folk som lager indekskort og legger dem ut foran seg- vi har et veldig romlig minne, "sa Pryor. "Den visuelle organisasjonen av ideer kan være veldig nyttig for folk."

Hvis du vil ha mer råd, kan du lese disse tipsene for å organisere skribentnotater, hvordan du kan organisere ferieshopping og triks for å motivere deg selv.