Bli organisert: hvordan skreddersy e-posten din til mottakerens personlighet

Kom til poenget, og hold det kort. Det er slik jeg vil at folk skal skrive når de sender meg en e-post. Dessverre er det ikke rådet Crystal vil gi. Crystal er en tjeneste som gir deg råd om hvordan du skriver e-post som vil passe til mottakers personlighet. Tjenesten ga i utgangspunktet dårlige råd om å skrive til meg, og noen av forutsetningene er tvilsomme, men det kan fremdeles gi reell hjelp for de som sliter med å skrive e-post.

Crystal søker på nettet, inkludert Twitter, LinkedIn og Facebook, og analyserer språket folk bruker for å lage personlighetsprofiler. Når du trenger å sende e-post til noen og vil ha råd om kommunikasjonsstilen de vil være mest mottakelige for, kan Crystal gi deg spesifikke råd som tar sikte på å hjelpe deg med å skreddersy det du skriver for å matche mottakers personlighet.

Det er noen åpenbare potensielle problemer her. Noen mennesker har for eksempel frem en veldig annen online personlighet enn sin sanne personlighet. Og samlet sett er produktet litt motbydelig i sin smarminess. Noen vil kanskje synes det er manipulerende å endre sin naturlige måte å skrive på for å bedre tvinge noen til å ta sitt møte eller gi dem et løft.

På den annen side, så mange mennesker sliter med å skrive at hver liten bit av gode råd er verdt å ha. Jeg var nysgjerrig på om Crystal faktisk kan gjøre noe bra.

Er vi den vi tror vi er?

Jeg slo opp Crystal's analyse av noen få venner og sendte dem resultatene. En venn sa at analysen hennes var veldig nøyaktig. Det festet henne som en som foretrekker en vennlig tone og ikke liker en umiddelbar oppfordring til handling. "Jeg får skikkelig møteangst og setter pris på å komme til en gjensidig avtale i stedet for å bli presset til å snakke på dette stedet på torsdag klokka 14 ellers! "

Den fortalte meg også at en av mine mest blanke venner var "forholdsfokusert, uttrykksfull og åpen, og foretrekker en forutsigbar plan fremfor øyeblikkelig handling." Han sa at det "ikke kunne være mer galt", og kalte seg "ensom, solipsistisk, engstelig og på en eller annen måte lunefull."

Språket vi bruker online og personligheten vi uttrykker på nettet, reflekterer ikke nødvendigvis vår sanne personlighet i det virkelige liv. Online-personas kan administreres av andre mennesker, eller de kan være designet for å passe til et bestemt bilde.

Folk har ikke alltid klart å lese seg selv. Hvordan vi reagerer på forskjellige toner og språk og hvordan vi tror vi reagerer er ikke nødvendigvis det samme. I tillegg er en personlighetsanalyse lastet med identifikatorer, og det er forferdelig å lese dem og bekymre seg for at disse ordene gjelder oss når vi skulle ønske at de ikke gjorde det. Det ville forklare hvorfor jeg avviste Crystal sin første analyse av meg.

Crystal trodde jeg var "folk-fokusert: støttende og naturlig empatisk med en tendens til å dykke ned i lange, dype samtaler i stedet for direkte, effektive." En av mine løpevitser om min personlighet - og den er basert på en sann historie - er at en papegøye en gang leste formuen min og fortalte at jeg ikke var dømmende og aksepterer alle; mitt svar var: "Den papegøyen er en idiot."

Jeg vil gjerne sende noen et langt, dyptgående brev, men bare når konteksten og lidenskapen min for emnet garanterer det. Mer sannsynlig vil jeg søppel en e-post uten noen gang å åpne den, slik jeg gjør med mer enn 60 prosent av nye meldinger daglig. Ingen svar betyr nei. Hvis det ikke er "effektivt", vet jeg ikke hva det er.

Etter å ha opprettet en konto med Crystal, hadde jeg muligheten til å svare på noen spørsmål om meg selv for å få en ny analyse som ville informere folk annerledes om hvordan de skal samhandle med meg. Resultatene var helt forskjellige.

Det viser seg at jeg er "dristig, pragmatisk, skeptisk, ekstremt målstyrt og mest komfortabel med kontroll." Jævla rett, det er jeg!

Når noen forslag er bedre enn ingen

Nok om meg. La meg dele noen av forslagene Crystal ga om språket jeg skulle bruke for å sende e-post til min solipsistiske venn.

Noen av forslagene hørtes ut som ting jeg faktisk kunne skrevet ("Hvordan ville du ha det med…?") Mens andre var så langt unna min naturlige tone, kan det få vennen min til å tro at noen hadde hacket e-posten min ("Bare Tenke høyt…").

Jeg er spesielt opptatt av ordvalgene mine, og det er ikke alle andre. For folk som sliter med å skrive, kan det være en stor hjelp å ha noen forslag i det hele tatt om hvordan du starter en delikat forretnings-e-post. Spiller det noen rolle om språket appellerer til mottakeren? Å ha maler som viser forslag til hvilke ord du skal bruke virker verdifulle av andre grunner.

Crystal er ikke et forferdelig verktøy, men det er sannsynligvis mer nyttig som en ledetekst enn en rådgiver. Med andre ord, maler kan hjelpe en forfatter med å unngå blank sidesyndrom ved å foreslå et utgangspunkt, men jeg vil ikke ta rådene om tone for alvorlig.

Tjenesten adresserer heller ikke det faktum at folk har et alvorlig kjærlighet-hat-forhold til e-post, vanligvis sterkt skjevt til hatsiden. Generelt er det best å skrive kort og si hva du mener. Kom til poenget i første setning. Være klar. Og hvis du er bekymret for at noen ikke leser tonen din, må du sørge for at du lukker deg med muntre skilting og et utropstegn.

Tilleggsressurser

For flere tips om hvordan du administrerer e-posten din, se disse relaterte artiklene:

• De beste appene for mobil e-postklient
• Pisk innboksen din i form med disse appene
• Slutt å kjempe om e-post med mer e-post
• Intervju: SaneBoxs Dmitri Leonov på e-postadministrasjon
• 4 måter å bekjempe overbelastning via e-post på kontoret