Bli organisert: hvordan du kan ta bedre pauser for å øke produktiviteten

Du vil aldri være den beste du kan være hvis du tar sikte på å være 100 prosent produktiv hele tiden. Det er umulig for noen arbeider å jobbe direkte uten å betale en pris, det være seg en reduksjon i kvalitet, ytelse eller sikkerhet. Vi må alle ta pauser.

Generelt er kunnskapsarbeidere (meg selv inkludert) ansvarlige for sine egne pauseskjemaer. Det er opp til oss å avgjøre når vi skal ta en 2-minutters pause for å surfe på Facebook, eller hvor sakte vi kan rusle ned i gangen for å få et glass vann.

Folk tar ofte pauser basert på intuisjon, uten noen form for hensyn til hvor lenge de trenger å komme seg eller når de tar neste pause. Og ikke alle har god intuisjon. Det er lett å bli ført nedover et internettkaninhull mens du tar en pause. Det er også enkelt å stoppe en oppgave i håp om å ta en pause bare for å bli fanget opp i å sjekke e-post, og det er ikke en pause.

Theory of Breaks

For å ta nyttige pauser som faktisk lar oss være mer produktive, hjelper det å forstå teorien om hvorfor og hvordan de fungerer.

Når de beskriver utbrenthet på arbeidsplassen, og det er det vi prøver å unngå når vi tar pauser, henvender de fleste forskere seg til noe som kalles modellen for bevaring av ressursene. Teorien, utviklet av Stevan E. Hobfoll på slutten av 1980-tallet, forklarer hvordan folk takler stress. Kort sagt, det sier at vi alle har interne ressurser for å takle stress, og vi kan bruke ressursene våre en stund, men på et tidspunkt må vi gjenoppbygge ressursene som vi mistet.

Da Hobfoll kom med denne teorien, begynte eksperter å forstå at stress er konstant og allestedsnærværende, snarere enn å være forårsaket av bare hendelser. Vi opplever med andre ord stress bare ved å jobbe. Det trenger ikke være en traumatisk hendelse på jobb som forårsaker stress. Stress er alltid der, og vi bruker alltid ressursene våre for å takle det. Når vi har lite ressurser og ressursene våre blir truet, er det utbrenthet.

Andre forskere har videre stilt spørsmål ved forholdene som er nødvendige for å gjenoppbygge ressurser som vi mister mens vi takler stress. For eksempel konkluderte to forskere som studerte effekten av ferier, at positiv arbeidsrefleksjon, mestring (dvs. å jobbe med en ferdighet) og avslapping hjelper til med å gjenopprette ressurser. Det å være sosialt samvær i helgen ser også ut til å hjelpe, og det gjelder ikke å gjøre arbeidsrelaterte problemer når du skal jobbe.

Det vi kan ta bort er at vi må gjøre det for å bli lettet for arbeidstress

1. ikke fungerer og
2. gjøre noe hyggelig.

Det kan høres ut som sunn fornuft, men hvis du noen gang har tatt en pause fra en arbeidsoppgave ved å sjekke e-post (som fremdeles er arbeid og knapt morsom), tok du ikke virkelig en pause, ikke sant?

Hva slags pauser er best?

Når du legger helger og ferier til side, hva slags arbeidspauser er effektive? Det vil si, hva må vi gjøre for å stoppe ytterligere ressurstap eller til og med bygge litt opp igjen?

Studier om pauser på arbeidsplassen, inkludert de som har brukt surfing på nettet, og hva som gjør dem effektive antyder pauser bør være

• kort,
• intermitterende, og
• hyggelig.

Som tidligere nevnt, må bruddet faktisk også være et avbrekk fra arbeid og arbeidsrelaterte ting. E-post er ikke noe avbrekk, og det viser seg heller ikke, klager på arbeid med kolleger, katartisk som det kan være.

Det er vanskelig å legge tall på lengden og frekvensen på pausene. Noen studier har forsøkt det for kunnskapsarbeidere, men det er ikke noe som er enige om i flere studier. Et populært og ofte ombloggt innlegg fra 2014 på The Muse sier at det ideelle pauseskjemaet er å jobbe i 57 minutter, etterfulgt av en pause på 17 minutter, men det ville jeg ikke stole for mye på. Disse tallene, som kommer fra et datamaskinovervåkingsprogramvareselskap, inkluderer ikke noen fyldige detaljer om emnene, deres arbeidslinje, rå data eller hvordan de ble analysert.

En bedre studie fant at den optimale tiden for pauser er omtrent 12 prosent av arbeidshverdagen, og igjen ble det konstatert at korte, periodiske pauser var bedre enn en eller to lange pauser. Hvis vi tar 12 prosent og bruker den på en 8-timers arbeidsdag, får vi omtrent 58 minutter pausetid. Som et eksempel ville fem pauser på omtrent 12 minutter hver gjøre utslaget.

Verktøy som hjelper deg å ta smartere pauser

Det er mye mer å ta effektive pauser enn å vite hvorfor de er gunstige, hvordan de skal være, og hvor ofte du skal ta dem. Det er også saken å holde seg til pausene du bestemmer deg for å ta og komme tilbake på jobb når de er over.

En app som jeg bruker fra tid til annen når jeg trenger å være mer regimentert med arbeids- / pausemønsteret mitt, er Streng arbeidsflyt. Denne plugin-modulen for Chrome implementerer Pomodoro-teknikken på datamaskinen din løst (men uten brudd på varemerket).

Pomodoro-teknikk er en arbeidsmetode som skiller tid i arbeidsfaser og brytningsfaser. Så jobber du i x minutter og bryter i minutter, og gjentar. Navnet kommer fra å bruke kjøkken tidtakere, som ofte var i form av tomater, for å tid til hver fase. Chrome-utvidelsen er ikke annet enn en tidtaker som endrer farge og brummer en alarm når en av fasene er oppe. En ekstra fordel med å bruke en plug-in i stedet for en kjøkkenur, er at mens du er i arbeidsfasen, kan du stille inn Strict Workflow slik at du ikke får tilgang til bestemte URL-er som kan distrahere deg fra jobb, for eksempel Facebook og Twitter.

Det er andre break-apper som kjører på operativsystemet ditt i stedet for i nettleseren, for eksempel Time Out for Mac. Bryt apper ikke bare tid for deg og låse deg utenfor nettsteder som hindrer deg i å jobbe i løpet av en arbeidsfase. De låser deg også ut av hele datamaskinen din i pausefasen, og tvinger deg til å slutte å jobbe. Skjermen låses først opp etter at bruddtiden du har angitt, er tom.

Break-apper blir ofte brukt av folk som prøver å unngå repeterende belastningsskader og datarelatert øye belastning fordi de alle bortsett fra krever at du forlater arbeidsstasjonen din i løpet av hver pause. Hvis du liker å surfe på nettet som en del av pausen, kan du bruke en plug-in i stedet. Eller lag en regel for deg at du bare vil surfe på Internett på en mobilenhet.

En annen måte å sørge for at du legger til pauser i dagen din, er å reise deg og forlate skrivebordet ditt hver gang tomgangsvarslet vibrerer på treningsøkten din. Mange treningssyklister har nå denne funksjonen. I løpet av et tidsvindu du angir, for eksempel fra kl. 08.00 til 18.00, hvis sporeren fanger deg som sitter stille i mer enn så mange minutter, vibrerer den og noen ganger blinker det også en melding på displayet. Standard for de fleste trackere er 60 minutter på hviletid, men ofte kan du tilpasse den. Sett den i 55 minutter, kanskje, for å gi deg selv ekstra minutter til å pakke sammen tankene dine før du reiser deg og tar deg en skikkelig pause.