Innholdsfortegnelse:
Video: Liten fisk i arbeidslivet? (originalversjon) (Oktober 2024)
Den aller første dagen i den aller første virkelige jobben min, tok den mest seniorredaktøren for tidsskriftsforlag som leide meg meg til et stort flytdiagram festet på en vegg. "Slik går en artikkel fra skrevet til publisert, " sa hun. Hun ledet meg gjennom hele prosessen, og understreket delene der teamet mitt og jeg var involvert. Dette var 2001, før samarbeidsprogramvare var fritt tilgjengelig, men leksjonene jeg lærte den dagen, gjelder også i denne tidsalderen av Asana og Slack.
Når jeg tenker tilbake på det, var disse jobbjakkene en forløper for og fysisk manifestasjon av dagens arbeidsflytprogramvare, som Asana. Arbeidsflytskjemaet som var festet til veggen var en utmerket orientering for meg som nyansatt og alle andre som var ombord. Det ga meg et krystallklart bilde av hva organisasjonen gjorde, og hvordan.
I dagens verden, der vi presser på for papirløse miljøer og stort sett har flyttet til elektroniske filer og mapper, er det lettere å avstå fra å lage slike arbeidsflytdokumenter og holde dem oppdatert. Men for alle bedrifter og til og med teamarbeidsprosjekter på hobbynivå, er det ekstremt viktig å dokumentere arbeidsflyten.
Hvorfor dokument arbeidsflyt?
Hvorfor skal du dokumentere arbeidsflyten din? Det er noen absolutt kritiske grunner, inkludert følgende:
- Det hjelper bedriftseiere og ledere med å tenke gjennom og forstå hva som skjer i alle faser av forretningsprosessen, og hvorfor;
- Det gjør at unødvendige trinn kan identifiseres og kuttes ut av prosesser;
- Det minner ansatte eller teammedlemmer som kan være fjernt fra visse stadier av virksomheten hvorfor de eksisterer og hvilken verdi de gir;
- Det er viktig for teammedlemmer ombord;
- Det er en av de beste måtene å forklare potensielle kolleger, kunder og investorer hvordan en virksomhet driver; og
- Det gjør det mulig for et team å begynne å bruke samarbeidsverktøy mer effektivt.
Til det siste punktet har jeg allerede nevnt Asana. Asana er et verktøy for styring av arbeidsflyt, som en oppgaveliste på steroider. Det er veldig likt jobsjakke-systemet jeg brukte i min første publiseringsjobb. Asana lar deg spore oppgaver som må gjøres og presse dem gjennom en prosess. Hver oppgave har en historie med alle trinnene eller deloppgavene som den har vært gjennom. Når en person er ferdig med undervisningen for hånden, tildeler hun eller han den til neste trinn og leder den til en person eller avdeling som vil hente den neste.
Jeg har laget analogien før at Asana er som et kortstokk, mens prosjektstyringsprogramvare er som et brettspill. Når du åpner for et brettspill, har du kanskje noe som et brett, en rekke spillebrikker og en klar regelbok for hvordan du spiller spillet. Alle som spiller godtar de forhåndsbestemte reglene. Du kan avvike fra reglene, men spillet er designet for maksimal glede når du holder deg til disse reglene, så gjør du det.
Når du spiller kort, må imidlertid alle som spiller være enige om hvilket spill som skal spilles og hvilke regelsett du vil følge. Du kan spille hjerter eller spille spytte. Noen kortspill er velkjente med etablerte regler, som Texas Hold'em. Så er det andre spill som har variasjoner, for eksempel rummy (gin rummy, straight rummy, 500 rummy, og så videre), og du må hasj over reglene med alle ved bordet for å sikre at dere alle er enige om hvordan spille. Det er også muligheten til å oppfinne på ditt eget kortspill, med unike regler som du må lære til alle som skal spille.
Asana (og mange andre samarbeidsverktøy; jeg vil gi flere eksempler på et øyeblikk) er som sagt som et kortstokk. Så for å få Asana til å fungere, trenger alle å vite hvordan spillet spilles, hva er reglene, hva er målet og hvordan spillet ender.
Hva med Kanban?
Kanban-tavler er et annet eksempel på samarbeidsverktøy som er mer som et kortstokk. Trello er ett eksempel på et online kanban-verktøy. Programvareutvikling og programmeringsteam bruker ofte kanban på en veldig spesifisert, forhåndsbestemt måte (som å spille Texas Hold'em), mens de som bruker kanban til personlig bruk kan utgjøre hvilke regler de vil.
Hvis du har en dokumentert arbeidsflyt, kan du enkelt kartlegge den arbeidsflyten til Asana. Det er mye lettere å begynne å bruke Asana når du allerede har en dokumentert arbeidsflyt fordi det betyr at du allerede har tenkt gjennom hele forretnings- eller teamprosessen fra topp til bunn. Å adoptere Asana tar litt prøving og feiling uansett hva, men det vil være mye rotete og mer frustrerende hvis du gjør det uten noen gang å ha dokumentert arbeidsflyt før.
Kartlegge arbeidsflyt
Med arbeidsflytprogramvare er det vanligvis noe som blir fullført, selv om hele prosessen pågår. Uansett hva som kan fullføres, er vanligvis oppgavene eller deloppgavene dine.
Ideen om fullføring er veldig annerledes i programstyringsprogramvare. Et prosjekt per definisjon er noe som fullføres og leveres på en dato. Men ikke alle typer arbeid er prosjekter. På journalforlaget der jeg jobbet, ville en artikkel være komplett når den ble skrevet ut. Tilsvarende hadde hver utgave av en journal en sluttdato da den ble levert. Men kopieringsredigering var aldri fullført. Det var pågående arbeid. Det måtte fortsatt spores. Den hadde konkrete oppgaveoppgaver - kopier rediger denne artikkelen - men kopieredigering hadde ikke en sluttdato eller kunne leveres.
Prosessen med å kartlegge en arbeidsflyt innebærer også å identifisere nøyaktig hvilke prosesser eller prosedyrer som må eksplisitt tilordnes og spores. Denne presisjonen og detaljnivået er veldig viktig.
Tenk på en oppskrift på matlaging. Oppskrifter viser ikke hvert eneste trinn fordi mange av dem er underforstått eller forstått. Oppskrifter forteller deg ikke å knekke egg, tømme innholdet og kaste skjellene ut fordi "legge til egg" allerede betyr det, og det blir unødvendig tungvint å liste opp alle trinnene. Tilsvarende i et arbeidsmiljø kan det forstås at "redigere artikkel" betyr "sjekk overskriften, sjekk byline, kopier rediger stykket og legg igjen spørsmål til forfatteren."
I noen situasjoner kan det imidlertid hende du må være eksplisitt i en bedre grad. Jeg jobbet en gang i avisutgivelse der jeg sjekket overskrifter, bildetekster, datoen på bunnen av siden, og sidenummeret burde ha vært separate trinn fra å kopiere fordi de ofte ble oversett.
Med andre ord, du må finne ut hvilket detaljnivå som er nødvendig. For mange trinn, og folk som bruker programvaren kommer til å ignorere prosedyren. For få og kritiske feil kan skje. Det vil trolig ta litt prøving og feiling for å få det helt riktig, men du må ta noen avgjørelser før du begynner.
Kartlegge tankesett
Når du kartlegger arbeidsflyter, vil du også bruke tid på å finne ut hvordan organisasjonen din tenker samlet. Hva er organisasjonens tankegang om prosjekter, mennesker eller emner av interesse? Det er relevant i Asana, så vel som i andre samarbeidsverktøy.
Slack er et godt eksempel. Slack er en meldingsplattform som vektlegger pull fremfor push-varsler, så det handler om å velge inn meldingene du vil motta. Hvis du vil lage gode filtre for disse varslene, må du delvis stole på kanaler. Kanaler er som grupper, og for å gjøre kanaler effektivt, må du vite hvordan teamet ditt tenker på, vel, alt. Tror du når det gjelder avdelinger eller prosjekter? Tror du når det gjelder temaer eller klienter? Hvis du driver et eiendomsselskap, tenker du kanskje når det gjelder nabolag, eller terskelverdier for eiendom eller agenter. Du må finne ut av teamets tankegang før du oppretter kanaler slik at de faktisk er effektive til å forenkle teamarbeid.
Samarbeidsverktøy inkluderer ofte flere måter å organisere informasjon på, for eksempel å bruke fargekoding, tagging og noen ganger til og med fargekodet tagging. Husker du de fargekodede jobbjakkene jeg beskrev tidligere? Samme avtale. Når den brukes riktig, er fargekoding en visuell markør som umiddelbart formidler informasjon tydelig. Av den grunn øker fargekodingen produktiviteten. Jeg anbefaler på det sterkeste å bruke fargekoding i et samarbeidsverktøy, så lenge du først sørger for at du forstår teamets tankesett om hvorfor noe skal fargekodes i utgangspunktet. Hvilken informasjon må formidles umiddelbart og uten ord? Du må forstå teamets tankegang for å kunne svare på det spørsmålet.
Inkludert kultur
Det er viktig å dokumentere arbeidsflyt før du kartlegger dem til et samarbeidsverktøy, og det er like viktig å forstå og kartlegge tankesett. Det siste stykket er kultur.
Samarbeidsverktøy speiler selskapskultur, og omvendt. Det er veldig viktig å etablere generelle regler for engasjement angående profesjonalitet, formalitetsnivå, og hvor det er og ikke er aktuelt å gå utenfor emnet.
Fra ansattes eller teammedlemmers synspunkt brukes samarbeidsverktøy ofte som et sted å blåse av damp. Etter min erfaring vil folk lufte klagene sine uavhengig av om samarbeidsverktøyene gir dem en dedikert plass til det. Noen organisasjoner verdsetter åpen debatt og til og med opphetede diskusjoner om arbeid, mens andre ser det som distraherende og potensielt farlig.
Samarbeidsverktøy alene kan ikke diktere om folk vil lufte og dissensere på passende steder. Det må komme fra selskapskultur. Mennesker i lederstillinger må gjøre klart om de vil at teammedlemmer skal snakke med klager og argumenter innenfor konteksten av arbeidet eller utenfor det. Hvem trenger å vite når det er et problem? Ønsker teammedlemmer anonymitet før de uttrykker en bekymring eller klage? Klages det for katarsis eller for å synliggjøre potensielle problemer med arbeidet og arbeidsflyt? Hvis det uansett vil skje (og det er det), er det bedre å ta hensyn til det og ta beslutninger om det i stedet for å late som om det ikke skjer.
Tilleggsressurser
En annen ressurs som gjør kartlegging av arbeidsflyter enklere er programvare for kartlegging. se disse tipsene om hvordan et tankekart kan styre prosjektledelsen din. Hvis du er i de første dagene med å bruke prosjektledelsesprogramvare, bør disse fire tipsene for å komme i gang hjelpe. Og for en dypere titt på Asana, hjelper det å lese noen tips for bruk av Asana.
