Bli organisert: jason shah, grunnlegger av do.com for å gjøre møter mer produktive

Hvor mye tid kaster du bort på møter fordi folk som driver dem ikke er forberedt? Det er ingen agenda. Kollegene kommer sent. Det som er diskutert har noe med deg eller arbeidet ditt å gjøre. En time senere har du ikke gjort noe, ikke lært noe og ikke bidratt med noe. Hva var poenget?

Do.com har som mål å hjelpe folk til å ha bedre møter ved å gi dem ressursene for å planlegge og utføre dem. På mange måter er det som en sjekkliste over ting du må gjøre før, under og etter et møte for å sikre at det er produktivt for alle involverte.

Før jeg møtte Jason Shah, grunnlegger og administrerende direktør for Do.com, sendte vi e-post for å finne en passende dato og tid for å snakke. Når vi ble enige, svarte han: "Jeg planlegger å ringe deg på Skype, så sender jeg en kalenderinvitasjon om kort tid." Et øyeblikk senere, sikker nok, ankom en kalenderinvitasjon.

Dagen for møtet vårt, fikk jeg en e-post fra Do.com via Shah. På innsiden fant jeg en agenda, klare start- og sluttider for møtet, en liste over menneskene som ville være på samtalen og deres kontaktinformasjon (bare oss to, i dette tilfellet), og lenker til bakgrunnsinformasjon. Alt dette hjalp oss med å redusere forfølgelsen under samtalen, da Shah forklarte hva som gjør et møte produktivt, motivasjonen hans for å starte Do.com og hvordan naturen til møter blant kunnskapsarbeidere endrer seg.

Jill Duffy: La oss snakke om møter og hvorfor folk hater dem.

Jason Shah: Fra det vi har funnet, deltar de fleste på møter som de ikke er forberedt på. Det er ingen god grunn til at møtet skjer. Det er ikke distribuert noen agenda på forhånd. Mennesker dukker opp sent, og noen må gjøre om ting på nytt. Mennesker som organiserer dem er ikke alltid gjennomtenkt over hvem som må være der, og så ender du opp med store møter der halvparten av mennesker er valgfrie, og kanskje er halvparten av mennesker kjernen, så dynamikken er av og det forhindrer produktivitet.

Det koker ned til bortkastet tid for travle mennesker.

Hvis du ber noen sitte i et rom i 30 minutter og ikke oppnå noe, ville de tro at du var gal. Men det er det folk gjør millioner av ganger om dagen på arbeidsplassen.

JD: Hvordan vil du beskrive et produktivt møte?

JS: Du må ha noen få viktige ingredienser. Først må det faktisk skje. Hvis noe raskt kan håndteres via e-post, gjør du det. Men hvis det må være et møte, så er det greit.

Forberedelse er nøkkelen: å rulle ut hva som skal diskuteres, hvem som er ansvarlig for hva, slike ting som fører til fokusert samtale. Under møtet: holde seg til, holde tid, ta notater og avslutte på tid.

Tidspunktet for møtet betyr mye også. Mange mennesker har bare en time. Jeg la merke til at du var veldig bevisst og sa 25 minutter for denne samtalen. Det synes jeg er god praksis.

Det som skjer etter møtet er også sentralt. Hvis Bob og Stacey sier at de kommer til å følge opp med en ny versjon av et lysbilde-dekk, og Mark sier at han kommer til å sende deg salgstallene, må de faktisk gjøre det! Vi opplever at de fleste sier: "Flott! Bra møte!" og de drar, og det er ingen oppfølging. Og selv om det er det, skjer det til feil tid, som utløser et annet møte eller mer unødvendig arbeid.

Så forberedelse, styring av møtet, oppfølging med suksess i etterkant er sentrale komponenter i et godt møte.

JD: Prosjektstyringsverktøy og andre arbeidsstyringsverktøy er designet for å effektivisere arbeidet. Tanken er å ha færre møter og (og mindre e-post). Du kan tildele hverandre oppgaver og frister uten å ha møter om dem. Har disse verktøyene fra ditt synspunkt endret møter i kunnskapsteamet?

JS: Ja. På makronivå har vi forhåpentligvis færre møter som et resultat av disse verktøyene.

Hvis jeg for eksempel ser at mockups ble oppdatert på Dropbox, og jeg synes de er gode, trenger jeg ikke å møte designeren for å diskutere dem. Hun trenger ikke engang varsle meg. Jeg kan bare avlyse en melding som sier: "Hei, jeg så de oppdaterte filene." Med noe som Slack kan jeg raskt stille noen et spørsmål uten å måtte møte for å diskutere spørsmålets art.

Før ønsket folk mindre teknologi fordi det for eksempel var vanskelig å få dongelen til skjermen, eller det var distraherende for folk.

Jeg håper at fremveksten av disse verktøyene fører til færre møter, men jeg vet ikke om det er konkrete data som støtter det ennå, annet enn propagandaen som enkeltbedrifter legger ut der. Og i selve møtet, tror jeg at naturen til disse endrer seg fordi vi er mer teknologisk orientert. Hvis vi bruker tjenester utenfor et møte, må møtene selv følge med på det også.

JD: Jeg liker å ha arbeidsmøter. De pleier å være de mest produktive for meg. Jeg kommer sammen med en gruppe mennesker, vi setter oss ned og gjør det arbeidet vi trenger å gjøre akkurat der, kanskje med verktøyene våre projisert på en skjerm.

JS: Det får meg til å tenke på den klippede klasseromsmodellen. Klasserommet er et sted å jobbe, i stedet for bare å se en presentasjon, omtrent som at et møte ikke bør kalles bare for å bla gjennom en kortstokk som noen enkelt kan sende deg e-post.

JD: La oss snakke litt om Do.com. Gi meg 30-sekunders forklaring på hva Do.com er, så snakker vi mer detaljert om hvordan du bruker det.

JS: Do.com er samarbeidsprogramvare for møter. Det har ingenting med video og lyd å gjøre. Det handler om produktiviteten til møter.

Med Do kan folk stille agendaer slik at de vet hva de skal snakke om. De kan ta notater i sanntid og tildele oppgaver som samhandler med andre arbeidsflyter. Vi er integrert med Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce, etc.

Vi har hatt mer enn 1, 5 millioner mennesker til å delta på møter i mer enn 20 000 selskaper. Vi hjelper i utgangspunktet folk til å ha færre møter, bedre møter, og forhåpentligvis være mer glade og produktive på jobben.

JD: Og det er en freemium-modell.

JS: Det er det. Du kan registrere deg gratis, og vi har mange gratis brukere.

JD: Noe av det som slo meg med Do.com er at det virkelig er å oppmuntre folk til å ta de riktige handlingene, i motsetning til å være løsningen i seg selv. Jeg tenker mye på ting som motivasjon og hvordan vi ikke alltid oppfører oss på måter som er i beste interesse. Så jeg synes det er pent når jeg finner verktøy som handler mer om å veilede oss fremfor å gi oss noe. Jeg fikk en følelse av at det er det Do.com handler om.

JS: Ja, jeg er enig. Vår tro er at møter er like mye et folkeproblem som et teknologiproblem. Vi trenger for eksempel ikke en e-post-app for å forhindre at Bob fra regnskap sender en super lang melding som er vanskelig å forstå. Dette har sannsynligvis å gjøre med firmapolitikk, Bobs evne til å være profesjonell, teamdynamikken, slike ting. Noen brukergrensesnitt som sitter fast i en nettleser, vil ikke endre Bob.

Dette er noe jeg tenkte mye på da jeg jobbet hos Yammer tidligere. Yammer prøvde å gjøre selskaper mer transparente. Men ærlig talt, Yammer var et verktøy for transparente selskaper, fordi det er veldig vanskelig å endre kulturen i en organisasjon.

Do.com er veldig mye et produkt som prøver å hjelpe folk til å bli bedre og gir dem teknologi som gjør dem i stand til det, i stedet for å gjøre det for deg. Helt ærlig, jeg vet ikke engang om vi kan snu en bryter og gjøre et møte mer produktivt. Det ville være ganske magisk!

Vi tror virkelig at dette kommer til å ha oppholdskraft. Hvis det skal fungere, må det komme fra mennesker, og vi lar dem bli deres beste.

JD: Fortell meg opprinnelseshistorien til Do.com og hvorfor du brenner for dette prosjektet og selskapet.

JS: Jeg jobbet på Yammer før Microsoft kjøpte Yammer. Og som du sikkert kan forestille deg, etter at Microsoft kjøpte selskapet, begynte kulturen å endre seg mye, inkludert å legge til mye byråkrati og møter.

Jeg gikk gjennom omtrent et år, etter det oppkjøpet, av å finne ut at det var veldig vanskelig å få til ting. Det var sinnsykt for meg, spesielt fordi vi var et selskap opprinnelig bygget for å gjøre arbeidet bedre for folk!

Lang historie kort, jeg satt i et forferdelig møte en dag med 10 personer, og jeg drev av og tenkte: "Hva gjør jeg her?" Sinnsyken i det slo meg bare.

Hvis jeg inviterte deg til en middagsselskap og jeg ikke forberedte meg på forhånd for å få ingrediensene og ha noe konsept som jeg ønsket at gjestene skulle glede seg over, og de dukker opp og jeg sier: "Hei, la oss gå til matbutikken og gjøre dette middagsselskapet, "ville de sagt, " Det er sprøtt! Vi kommer ikke til å finne ut av dette med deg. Vi kom hit for en middagsselskap! " Men det er hva møter er!

Jeg trodde det var sprøtt, og jeg hadde kløet å forlate og starte et nytt selskap.

JD: Hvilke andre produktivitetsapper eller -tjenester bruker du? Har du noen gode fremgangsmåter for å holde deg produktiv?

JS: Kan jeg gi et ukonvensjonelt svar? Jeg tror noen av de beste produktivitetsappene ikke egentlig er produktivitetsapper. Uber, for eksempel, gir meg mer produktivitet enn en app som Asana. Jeg får steder raskere og sløser med mindre tid på å stå rundt i regnet og vente på en bil.

Det er et annet verktøy jeg bruker kalt BetterSnapTool, og igjen, det er ikke et klassisk produktivitetsverktøy. Jeg satte skjermen min med tre kolonner, og med Windows Snap traff jeg en snarveistast, og alle vinduene mine klikker på plass.

Vi bruker Trello og Slack også her. Vi bruker Instacart til dagligvarene våre på kontoret. Det at ingen trenger å bekymre seg for er nyttig og gjør oss på en eller annen måte mer produktive som et resultat.

JD: Og hva med beste praksis eller personlige produktivitetsvaner?

JS: Jeg har begynt å blokkere tiden på dagen i kalenderen for å sikre at ting ikke blir overkjørt. Jeg har plukket opp meditasjon om morgenen for å hjelpe meg med å sette meg på null og bli klar over hva som er viktig.

En annen som er ukonvensjonell er å delegere ting. Det er ikke en fire timers arbeidsuke lydbitt, men jeg har den personligheten som fører til at jeg vil gjøre alt selv. Å være oppmerksom på behovet for å misligholde delegasjonen i motsetning til mislighold til å gjøre ting selv har virkelig vært innvirkning.

For meg er det en blanding av å være mer oppmerksom, tidsboksende ting og delegere. Jeg er mye mer i fred og fokusert på de to eller tre tingene som betyr noe hver dag. Som grunnlegger kan du bli distrahert av alt som har med selskapet å gjøre, enten det er investor-forhold eller en PR-mulighet, og slik delegering har gjort meg mer produktiv.

JD: Hvor stor er ansatte?

JS: Ti personer. Delegasjonen blir enklere, men det er selvfølgelig super lite, for et selskap.

JD: Ja, men det er viktig for andre gründere å vite at selv om du jobber med et veldig lite team, er delegasjonen fortsatt viktig.