Bli organisert: slutt å slåss med e-post med mer e-post

E-postoverbelastning er et stort produktivitetsproblem på arbeidsplassen. Jeg møter mennesker hele tiden som klager på e-post, og sier at det er overveldende dem, som ønsker at det var en avbryter for alle de nye meldingene som strømmet inn i innboksen.

Mange av disse samme personene fikserer imidlertid på e-post på en slik måte at de ender med å forverre problemet. Det jeg ser er folk som prøver å bekjempe e-post med mer e-post, som igjen genererer stadig mer e-post. Fordi de er knyttet til e-post-elendighet, kan de vanligvis ikke se hva som skjer tydelig, så de har ingen anelse om at de gjør det verre.

Det er noen få måter jeg har lagt merke til at folk skyter seg selv i foten mens de prøver å takle overbelastning via e-post.

Ikke bruk innboksen som en oppgaveliste

Det første eksemplet på mennesker som gjør e -postproblemene deres verre er oppgavelister , som jeg liker å kalle dem. Oppgavelister legger igjen e-poster i innboksen når meldingen enten inneholder en oppgave eller utløser minnet til en tilordnet oppgave. Med andre ord bruker de innboksen som oppgaveliste.

Tenk på hvordan folk vanligvis tildeler oppgaver via e-post. Sjelden er oppgaven tydelig angitt i emnelinjen. Mottakeren må åpne og lese e-posten for å vite detaljene i oppgaven. Mer sannsynlig er det imidlertid at meldingen ikke har all informasjonen mottakeren trenger, for eksempel en frist eller andre detaljer om oppgaven. En utveksling av meldinger frem og tilbake tydeliggjør oppgaven, og det ender opp med å opprette en ny e-post hver gang den skjer. Kort sagt, e-postboksene er veldig dårlige oppgavelister.

Et annet problem er at oppgavelister hele tiden må sjekke hver innkommende post for å se om den inneholder en oppgave, og hvis den ikke gjør det, blir de kvitt posten omgående. To-do listers ender opp med å luke ustanselig.

Verre er det at oppgavelister vant til å sjekke innboksen for daglige oppgaver, og ofte ender de ofte opp med å sende seg påminnelser om andre ting de vil gjøre.

Hvis e-post er et problem, hvorfor ønsker du å opprette mer e-post på denne måten?

I det tykke, kan imidlertid ikke oppgavelister se hvordan systemet deres gjør saken verre. De hevder ofte at det å bruke innboksen som oppgaveliste er det eneste som fungerer. Men hvis denne samme personen føler seg overveldet via e-post, fungerer det tydeligvis ikke. Det er noen få løsninger, og jeg kommer til dem på et øyeblikk.

Slutt å sende Nudgemail

Jeg snakket på et bedrifts retrett nylig om e-postadministrasjon. For å forberede meg til samtalen snakket jeg med noen ansatte og fikk vite at mange av dem klarte enorme mengder e-post, noen ganger 1000 meldinger per dag, ved hjelp av Nudgemail. De trodde dette var en perfekt tilregnelig måte å styre flyten på.

Nudgemail er et freemium-verktøy som lar deg i hovedsak snooze e-post ved å stille inn et tidspunkt når den dukker opp igjen i innboksen din som en ny melding. "Essentially" er et veldig viktig ord her.

De fleste snooze-funksjoner, som de i SaneBox eller noen av de beste e-post-appene, skjuler den originale meldingen fra innboksen din, og får den deretter til å vises igjen som et nytt ulest post når du velger. Nudgemail fungerer litt annerledes. Når du bruker den til å snooze e-post, forblir den opprinnelige e-posten i innboksen din, og en ny melding vises øverst i innboksen, med hele tråden til den opprinnelige meldingen sitert.

Misforstå ikke. Nudgemail er et fint verktøy, og det er en flott løsning under noen omstendigheter. Alle som ser på innboksen som en strøm av informasjon i stedet for et samlingspunkt for kommunikasjon som må behandles, kan gjøre det bra med å bruke den. Men når arbeidere forteller meg at det store antallet meldinger i innboksen deres lar dem ikke være i stand til å gjøre jobben sin, og 20 prosent av meldingene er gjentatte meldinger i form av Nudgemails, er det et problem.

Mye som oppgavelister kan være i fornektelse av at systemet deres er ødelagt, noen Nudgemail-brukere gjør det til en krykke. De sitter så fast i sine nåværende vaner at de ikke kan se for seg en bedre løsning.

Ikke svar så raskt

Svært ofte er det å svare på en e-post en måte å anerkjenne andres melding på uten å flytte samtalen fremover. Se for deg en kollega e-postmeldinger for å spørre din mening om en presentasjon. Du har ikke sett på presentasjonen ennå. Avhengig av arbeidsplassen din, kan det være mer akseptabelt å svare raskt med "Jeg vet ikke. Jeg har ikke sett ennå", enn å vente to timer til du har sett og dannet en mening. Når du hopper for å svare raskt, selv om meldingen ikke er materiell, genererer du overskytende e-post. Hvis firmakultur presser deg mot den oppførselen, bør du tro at andre mennesker gjør det mot deg også.

En person som er treg til å svare på e-post kan bli sett på som lat eller ikke å være en lagspiller, selv om det å vente på å svare på en e-post er en mye mer logisk og produktiv måte å gjøre det på. Men det er helt baklengs, og du må bryte deg fra det hvis du føler deg oversvømmet via e-post.

Det som ender opp med å skje, er at folk svarer på meldinger bare for å passere pengene. La oss si at Raj spør Sarahs mening om noe, og hun svarer: "Ikke sikker. Hva tror du?" Nå er ballen tilbake i Rajs domstol, og onus er på ham til å svare hvis bare slik at Sarah får en ny ulest melding i innboksen hennes som minner henne om å faktisk svare denne gangen.

Et annet eksempel som er vanlig for folk i støtteavdelinger, for eksempel IT, er at de vil sette opp en generisk e-postadresse for ansatte til å arkivere hjelpebilletter, som når en ansatt lurer på at datamaskinen hennes er ødelagt, men hun må få hjelp raskt, kan hun glemme den generiske e-posten, og i stedet sende den personen hun kjenner innen IT. Bør den IT-personen ta seg av problemet? Ignorerer du e-posten? Svar og fortell den ansatte at hun trenger å bruke riktig IT-hjelpeadresse? Vil du sjefen hennes? Hva er riktig ting å gjøre?

Ofte gir responsen, drevet av panikk og frustrasjon, bare mer e-post (og skaper spenning). Igjen, det er et eksempel på at selskapskultur skaper forventninger om en rask respons som er grunnlaget. Men du kan bryte deg bort fra dette mønsteret uten å forstyrre freden og generere færre e-poster som et resultat.

Løsninger for overdreven e-post

Hvordan slutter vi å generere overdreven e-post? Noen løsninger er enkle og raske, og en person kan gjøre dem uten støtte fra selskapet.

I det forrige eksemplet kunne personalen til IT-ansatte sannsynligvis nippe problemet i knoppen ved å ha en ansikt-til-ansikt-samtale (eller telefonsamtale med en ekstern ansatt), i stedet for å svare via e-post. Hvis IT-personen svarer på e-post, vil sannsynligvis ikke den medarbeideren lese den veldig nøye. Husk at hun allerede er stresset over dataproblemet sitt. Det kan høres veldig lavteknologisk ut, men å konfrontere kollegaen ansikt til ansikt, rolig og profesjonelt, vil hjelpe henne å huske riktig protokoll for innlevering av hjelpebilletter i fremtiden, spesielt hvis IT-personen forklarer hva andre jobber prioriterte ved øyeblikk. Å forklare personlig går langt.

En annen måte å slutte å generere overdreven e-post for deg selv er å finne gode e-postassistentverktøy som hjelper deg å kutte ned på e-post i innboksen din, i stedet for å forplante den, slik Nudgemail gjør. SaneBox (omtrent $ 7 per måned) er løsningen jeg anbefaler. Mailbird er en e-postklient-app som har et snooze-alternativ og andre funksjoner som kan hjelpe.

Slutt å bruke innboksen som oppgavelisten din, både for personlige oppgaver og arbeidsrelaterte oppgaver. Det er så mange gode verktøy nå som er mye flinkere til å tildele oppgaver, spore dem, oppdatere detaljene om dem, og så videre, som ikke er avhengige av e-post. Jeg liker Todoist, selv om Wunderlist også er en flott app.

Hvis du kan overbevise arbeidsteamet eller avdelingen din om å plukke opp et bedre verktøy for oppgaveoppgaver, vil du virkelig være i mye bedre form. Bortsett fra prosjektstyringsapper med full styrke, er det andre samarbeidsapper som er lette, enkle å bruke, raskere å sette opp, og de kan være en bedre løsning på teamets utfordringer.

For mer informasjon, se mine andre tips for hvordan du kan kutte ned på overbelastning på kontoret.