Video: Птица обрастает перьями и уже шевелится (Oktober 2024)
Eksperter elsker å si at møter dreper produktiviteten. Unødvendige og dårlig planlagte møter gjør det absolutt. Men noen møter er nødvendig. Møter kan forsegle nye forretningsavtaler. De kan starte team på produktive nye virksomheter. De kan rette kurs på et prosjekt som har gått galt. Og de kan legge til rette for kameraderi blant samarbeidspartnere som ikke klarer å være sammen i samme rom. Når du absolutt må ha et møte, trenger du noen tips for å holde mer produktive møter, samt riktig programvare for å gjøre det.
planlegging
Outlook kommer nok til å tenke på som den typiske kontorprogramvaren som brukes til å planlegge møter, men jeg synes mange av Outlook-funksjonene er klumpete og vanskelige å lære å bruke etter hensikten. Hvis alle møtedeltakerne dine er dyktige Outlook-brukere, kan du sannsynligvis finne en tid til å møtes som fungerer for alle, reservere et konferanserom og få det møtet i kalenderen uten å bruke annet enn Outlook. Jeg trenger noe enklere, og jeg er noe av et organisasjonsverktøy-tilhenger, så jeg kan bare forestille meg hvordan andre kan føle om Outlook som et planleggingsverktøy.
Doodle.com er den enkle løsningen. Det er et av favorittnettstedene mine for planlegging av møter og sammenkomster. Doodle.com er et gratis nettsted og en tjeneste som gjør planlegging så enkel som å lage en avstemning. Du inviterer folk til avstemningen (ved å sende en nettadresse, eller invitere dem direkte fra Doodle), og de sjekker markeringstider de er tilgjengelige basert på valg meningsmåleren gir. Det er en effektivitetsdrøm.
For mer om Doodle, se mitt intervju med Doodle-grunnleggeren Michael Naef, som inkluderer en video som viser hvordan Doodle fungerer.
Virtual Meeting Hosting
Webex og GoToMeeting er to av de mest kjente virtuelle møtetjenestene som etter min erfaring har en tendens til å bli brukt av personer hvis selskaper allerede har en konto hos den leverandøren. Betalte kontoer for begge er fulle av funksjoner, for eksempel muligheten til å spille inn møter, chatte med andre deltakere, dele alt som skjer på noens dataskjerm, koble til flere webkameraer og mye mer. GoToMeeting krever en installert applikasjonsinstallasjon for å bruke.
Webex tilbyr en gratis konto (GoToMeeting ikke), men det kommer med noen stramme begrensninger. For eksempel er det bare en person som kan være vertskap for møter, og maksimalt antall personer i møtet er tre. Alle i møtet må bruke VoIP fordi telefonoppringing ikke støttes, og verten kan dele skrivebordet, tavlen og dokumentene, men ikke applikasjoner eller noe som kjører eksternt. Så hvis du bruker en av disse tjenestene, vil du sannsynligvis ha den betalte kontoen.
Join.me er et annet populært alternativ for å være vert for virtuelle møter. Som Webex har den et gratis alternativ, men med løse begrensninger på begrensningene. En gratis Join.me-konto godtar opptil 10 deltakere i et virtuelt møte, støtter skjermdeling og muligheten til å dele kontroll (dvs. overlate noen av vertsoppgavene til en annen deltaker).
MeetingBurner (gratis; Pro-kontoer fra $ 39, 95 per måned) er et annet alternativ som kjøres i nettleseren uten installasjoner. Med en gratis konto kan du holde møter på opptil ti personer, men VoIP støttes ikke - Skype er imidlertid og fungerer rett innenfor tjenesten.
Skype er ikke et dårlig verktøy for å arrangere visse typer møter, men det er ikke alltid like pålitelig som noen av de andre. Som med de andre verktøyene, har en gratis Skype-konto flere begrensninger (ingen skjermdeling er den store for møter, og videokonferanser med bare en annen person), men det kan være et praktisk alternativ når du raskt trenger å ha en lyd samtale med mennesker som er spredt over hele verden… og som allerede har Skype-kontoer.
Samarbeid ansikt til ansikt
De fleste av webinarverktøyene som er nevnt ovenfor muliggjør virtuelt nettbasert samarbeid, men når alle er i samme rom og kan snakke ansikt til ansikt, liker jeg å bruke verktøy som er mindre ledelsesintensive.
Google Drive (gratis) er praktisk på kontoret fordi flere personer kan oppdatere dokumenter i sanntid. Du kan se når noen andre redigerer eller ser på det samme dokumentet som du har åpnet. Google Drive er dessverre ikke ideelt på mobile enheter. Jeg synes fremdeles det er mye enklere å bruke på en bærbar datamaskin under møter enn via Google Drive iPad-appen, for eksempel.
Asana har tatt samarbeidsverdenen med storm med sitt utmerkede online samarbeidsoppgavestyringsverktøy (og prosjektledelse) verktøy. Det er en flott tjeneste du kan bruke i hele arbeidssyklusene dine, og viser verdien av dem under møter for å lage nye oppgaver, for eksempel oppfølgingshandlinger tildelt folk på slutten av et møte.
Tar notater
Evernote (gratis til $ 45 per måned for premium) er 800 pund gorillaen til notatbruk, og jeg bruker den rasende under møter. Jeg elsker at den har innebygd lydopptaksfunksjonalitet som lar meg fange opp hele samtalen i tilfelle jeg trenger å henvise til den senere. Den er også suveren på en mobil enhet for kamerafunksjonen. Sett et bilde av en tavle, last den opp til Evernote, og all teksten på bildet blir analysert av OCR og blir fullstendig søkbar.
Minutes.io (gratis), designet for det eksplisitte formålet å ta møteprotokoller, fungerer i en nettleser, men opererer både online og offline. Når du blir bedt om å ta offisielle notater for et møte uventet, starter minutter.io raskt og fungerer bra, og gir deg en mal for oppgaven.
