Bli organisert: hva er det beste verktøyet for å organisere en voksende virksomhet?

"Hvilket verktøy vil hjelpe meg å styre den voksende virksomheten min bedre?" En leser ved navn Rafael skrev meg forrige måned for å stille dette spørsmålet. Han hadde lest om noen av de beste prosjektstyringsverktøyene, arbeidsstyringsprogramvaren, kommunikasjonsprogrammer og alle de andre produktivitetsappene som var ment å gi en virksomhetsboom. Men han kunne ikke helt finne ut hvilken som faktisk ville fungere best for å styre arbeidet sitt.

"Jeg begynte nettopp å jobbe for et lite eiendomsinvesteringsselskap, " skrev han, "og de trenger virkelig hjelp til å automatisere prosessene sine. De administrerer ting hovedsakelig via e-post (argh!) Og med planer om å utvide, er det ikke en skalerbar struktur på dette punktet. Jeg tenkte å bruke enten Asana eller Teamwork Projects for å effektivisere driften og ønsket innspill. For å gi deg litt perspektiv er teamet fem interne ansatte som jobber med investorer for å kjøpe og selge eiendommer."

Rafael forklarte videre at han tenker på hver eiendom som et "prosjekt", og ønsket å kunne lage en liste over oppgaver for hver enkelt som ville bli tildelt ansatte etter behov. Organisasjonene administrerer alt fra 150 til 200 "prosjekter" om gangen. Og fra tid til annen trenger eksterne aktører innsikt i prosessen.

Han sa også at fleksibilitet og teamsamarbeid var av største betydning, ettersom de er i mange selskaper. Men han virket ganske opptatt av å bruke enten Asana eller Teamwork Projects. Her er svaret mitt:

Deck of Cards vs. brettspill

Tenk på Asana som et kortstokk, og tenk på Teamwork Projects som et brettspill. Med et kortstokk kan du spille et spill som noen andre har laget, eller du kan lage ditt eget spill. Med et brettspill kommer spillet med regler, og du kan bøye dem hvis du ville, men generelt sett er brettspillet designet for å bli spilt med deg når du holder deg til reglene.

Etter min erfaring tar Asana tid å implementere riktig, men til slutt kan du bruke det du vil. De første dagene vil være veldig forvirrende for alle som lærer å bruke systemet. Årsaken er at teamet ditt må angi regler for hvordan du bruker det. Det er ingen riktig eller feil måte å bruke Asana på.

Etter noen uker er forhåpentligvis de fem ansatte ombord, og de vil sannsynligvis begynne å justere reglene på dette tidspunktet. Asana tar prøving og feiling. Det krever også solid teamkommunikasjon for å sikre at alle bruker verktøyet på samme måte.

La oss snakke om teamwork prosjekter. Det vil ta teamet ditt litt tid å bli vant til Teamwork Projects også, men av en annen grunn. Folk vil utforske alle funksjonene og legge inn oppgaver for første gang. Teamet ditt vil sannsynligvis lage en haug med maler som de kan bruke på nytt for neste salg eller kjøp. Men med Teamwork Projects, er nøkkelen at du vil håndtere hvert kjøp eller salg av eiendommer som et prosjekt.

Prosjekter har alltid sluttdatoer, og i ditt tilfelle er det lukkedato. De har vanligvis milepæler, kanskje å gå inn i kontrakt eller få penger i sperret. Og med prosjekter betyr datoene for disse tidsfrister og milepæler. Jeg har ingen anelse om frister betyr noe for laget ditt eller ikke. Sier teamet ditt ting som "La oss kjøpe denne eiendommen innen 1. oktober" eller bare "La oss kjøpe denne eiendommen" uten å vite hvor lang tid det vil ta? Hvis du har faste frister, er sannsynligvis Teamwork Projects bedre.

Prosjektstyringsverktøy, for eksempel Teamwork Projects, lar deg lage avhengigheter mellom oppgavene, slik at en oppgave ikke kan skje før alle de avhengige oppgavene oppstår. Hvis du for eksempel ikke kan gå til kontrakt før inspeksjonen er utført, er det mulig å konfigurere i Teamwork Projects. Med Asana kan teamet ditt velge å spille etter den regelen, men det vil ikke være en del av selve systemet. Du kan bruke begge verktøyene gratis for å få en forståelse av hvordan de fungerer, og deretter oppgradere til en betalt konto som vil ha flere funksjoner.

Velge et verktøy

Jeg sjekket inn med Rafael noen uker senere for å se om han hadde tatt en beslutning og hvordan verktøyet fungerte for teamet hans. Han hadde valgt å prøve Teamwork Projects. Salgspunktet, sa han, var muligheten til å skape avhengigheter mellom oppgavene. Oppsettet tok som tid litt tid, men Rafael hadde gode nyheter å dele også:

"En åpenbaring som er verdt å nevne er at det er et Teamwork Projects Startup-tilbud, der de gir startups et års verdi av programvaren gratis! Det var veldig gunstig å gjøre trekket, " skrev Rafael.

Tilleggsressurser

For relaterte råd, se 7 måter å forenkle prosjektledelse i teamarbeid og bruke Asana i virksomheten.

Og for flere forretningsapp-anbefalinger, se den beste programvaren for samarbeid om online virksomhet.