Bli organisert: når er det greit å slette?

Lagring av digitale data er en morsom ting. Det er ofte ingen verdi i å beholde den (en diskutabel uttalelse, og jeg kommer til det), men fordi det ikke tar noe fysisk rom og virtuelt rom er billig, henger vi på det.

Men det har konsekvenser å redde alt. Hvis du sliter med å beholde eller slette data, fra arbeidsfiler til bilder til e-post, vil denne kolonnen hjelpe deg med å tenke gjennom ditt nåværende dilemma og utvikle nye strategier for å håndtere den stadig voksende belastningen.

Sparernes psykologi

Å velge å kaste eller slette noe er ofte en psykologisk eller emosjonell forstyrrelse mer enn det er en rasjonell beslutning. Svært ofte, når fingeren svever over slettetasten, oppfattes det som hindrer oss i å trykke på den potensiell verdi, ikke faktisk verdi. Vi tenker: "Det kan være informasjon i den e-posttråden om prosjektet som er ferdig i to år som jeg trenger i fremtiden." Eller: "Hva om jeg en dag lærer å bruke programvare for fotoredigering og rydde opp i bildene som ikke er så bra som de er?"

Når vi lagrer e-postmeldinger, bilder, musikk, notater og andre filer, vurderer mange av oss ikke dataenes sanne verdi slik den er nå. Vi tenker på fremtidige omstendigheter som kanskje eller ikke kan oppstå. Vi henger på ting fordi hva er skaden i det? Digital lagringsplass er billigere enn noen gang. Du kan få mye skybasert lagring gratis. Eksterne harddisker er ikke så dyre. Og mengden plass som kommer på en vanlig datamaskin, nettbrett og smarttelefon - selv om du kjøper den minste tildelingen - er mange ganger mer enn den noensinne kunne vært for et tiår siden.

En tankegang er at med all denne tilgjengelige plassen, bør vi aldri slette noe. Arkivering er greit, men det er ingen verdi i å slette. Feil på siden av forsiktighet, og redd alt. Mennesker i denne leiren - la oss kalle dem reddere - trives ofte med begrepet potensiell verdi. "Hva hvis virksomheten vår finner ut hvordan vi kan få verdifull informasjon fra alle de gamle e-postene?" Og de tar sannsynligvis en konserveringsmessig tilnærming også: "Vi vet ennå ikke verdien av historien til disse dataene, så vi burde bevare den i den tiden vi gjør det."

Når sparere prøver å få tilgang til de bevarte dataene deres, får de imidlertid vanligvis noen få uventede problemer i den virkelige verden. For det første, som en kollega av meg i IT-avdelingen sa det: "Lagring er billig, men det er dyrt å vedlikeholde det." Det koster penger, tid eller begge deler ved å indeksere og hente arkiver, avhengig av hvor og hvordan det arkiveres. Hvis du tror du har all informasjonen du noen gang trenger, fordi du flittig arkiverer Outlook-filene dine, tør jeg dobbelt hunde deg til å prøve å hente noe spesifikt. Det er enkelt å sende filer til arkiv. Å trekke dem ut og finne det du ønsker er en smerte i nakken, og få mennesker gjør det faktisk. Sparere sparer alt ikke fordi de trenger dataene sine, men fordi de liker ideen om å kunne få dataene sine hvis de trenger det. Spør deg selv om de.PST-filene du har nektet å slette de siste 10 årene, ikke er noe annet enn et sikkerhetsteppe.

Med andre ord, når du arkiverer noe, avhengig av hvor og hvordan det arkiveres, kan det bli utilgjengelig og mer problemer enn det er verdt å hente.

En balansert tilnærming til lagring og arkivering

En bedre tilnærming, etter min mening, er å ha et tydelig mentalt skille mellom "arbeidsfiler" eller "aktive data" og andre typer data. Jeg bruker begrepet "arbeidsfiler" for å beskrive data jeg trenger for pågående arbeid som pågår, eller arbeid som ble fullført nylig nok til at jeg med rimelighet kan trenge å få tilgang til dem i løpet av en nær fremtid. "Aktiv data" betyr egentlig det samme, men beskriver kanskje bedre datafiler som ikke er bundet til å fungere, som familiebilder og underholdning (musikk og videoer). Det er en forskjell mellom musikk du spiller aktivt og musikk du har samlet for å samle inn, men sannsynligvis ikke vil spille… noen gang.

Alder på en fil forteller ikke alltid om den er aktiv. Du kan for eksempel vurdere noen gamle bilder som aktive hvis du har tenkt å dele dem eller innlemme dem i et prosjekt, for eksempel en familiehistorie eller en veggkalender. Imidlertid, hvis du har 18 versjoner av samme fotosammensetning og 16 av dem er uskarpe, er sjansen for at du noen gang vil bruke disse 16 bildene eller høste noen verdi fra dem overhodet ekstremt lav. Når verdien til en fil er så lav, er det søppel. Slipp den forestilte potensielle verdien, og bare slett den.

Jeg tror også det hjelper å tenke på arkivering som å slette, noe som betyr at når noe er arkivert, er det i hovedsak utilgjengelig, selv om det ikke er gått for godt.

Her er et veldig tydelig eksempel: Den amerikanske regjeringen dikterer at amerikanere trenger å oppbevare skatteposter i syv år, slik at alle dataene er "aktive" og må lagres på en slik måte at de er lett tilgjengelige. Skatteoppgavene dine fra mer enn syv år siden kan sannsynligvis arkiveres fordi det er svært usannsynlig at du noen gang trenger å få tilgang til dem, men det er en liten sjanse for at du eller din familie, forretningspartnere eller advokat kan ha behov for eller vil ha dem i framtid.

Hvordan vite når du skal slette (eller arkivere)

Hvordan vet du når det er greit å slette datamaskinens data og filer? Reglene du setter på plass for deg selv vil sannsynligvis variere etter filtype, så her er noen tips for typiske kontorfiler (tekstbehandling, regneark, presentasjoner, etc.), e-post, bilder og musikk og videoer.

Angi verdien. Praktisk sett, når det er på tide å rydde rotet, kan du finne ut hva du trenger eller ønsker å vite om arbeidet, dataene eller filen, og hvor du finner den. Se deretter etter steder der det er duplisert - som veldig ofte er det samme stedet du kan begynne å bruke slette-tasten.

La oss for eksempel si at du lagrer følgende: PDF-er med fakturaer som er sendt, kopier av sjekker for betalte fakturaer og et regneark med all faktureringsaktivitet. På et tidspunkt etter at betaling er mottatt, kan det være lurt å slette (eller arkivere) faktura-PDF-filene. Avtalen er utført, sjekken er slettet, og du har god oversikt over fremdriften.

Slett bilder mens du tar bilder. Husk at bilder bare at du har muligheten til å lagre titusenvis av bilder ikke betyr det. Få for vane å slette bilder uten fokus og andre dårlige bilder når du tar dem (det er tross alt noe av det vakre ved digital fotografering).

Søppel rutine-e-poster. For e-post, slett rutinemeldinger og rask kommunikasjon som ikke inneholder informasjon du trenger senere. De fleste kan sortere etter mottaker og vite hvor hoveddelen av disse filene vil være.

Lagre bare en kopi av e-postvedlegg. Slett e-postmeldinger med vedlegg, men lagre vedlegget lokalt når det er nødvendig. Eller omvendt: behold e-posten, grøft filen. Uansett er e-postvedlegg et bra sted å identifisere duplisering, og du trenger bare en kopi. Hvis du vil ha flere tips om e-post spesifikt, kan du se "Hvordan unngå overbelastning av e-post."

Dump (eller arkiver) medier du ikke spiller. Til alle musikk- og videooppholdere, vær realistisk om hvilke filer du faktisk vil spille. Hvis du er en ekte tungmediebruker, kan du dra nytte av skytjenester som gir en lisens til mediene du eier (à la iTunes Match), slik at du ikke trenger å lagre lokale kopier av ting du tror du vil ha, men aldri faktisk spille.

Kanskje det bare er min personlighet, men jeg føler en følelse av frihet når jeg ikke er fast i filer som jeg rett og slett ikke trenger. Øvelsen med å slette enda litt ubrukelig data, eller filer som ikke har noen reell verdi, hjelper meg til å føle at jeg fokuserer mer på dataene som betyr noe.