Gjør deg klar for nye rapporteringsbestemmelser på arbeidsplassen

Brooke Zimet vet førstehånds hvordan det er å rote til å fylle ut sikkerhetsformer på arbeidsplassen. I dag er Zimet et Society for Human Resource Management (SHRM) -sertifisert senior professional human resource (HR) konsulent og innehaver av TalentShip LLC i Portland, Ore. Men i sin første jobb som HR-assistent ble arbeidsgiveren hennes bøtelagt fordi Zimet hadn Jeg har blitt lært hvordan du fullstendig skal fylle ut arbeidsoppgavene (OSHA) når arbeidstakere ble syke eller skadet på jobben. En overraskelsesrevisjon av OSHA-inspektører avdekket feilene hennes. "Hvis det aldri har skjedd før, er det så mye du ikke skjønner at du trenger å vite, " sa Zimet.

Fra og med 2017 vil det være enda viktigere for selskaper å få riktig dokumentasjon på arbeidsplassen. Det er da en ny OSHA-forskrift starter, som krever at cirka 750 000 arbeidsgivere skal sende inn årlige rapporter om arbeiders sykdom og skader elektronisk til byrået, som vil publisere dataene på nettstedet.

Det skal ikke være for tøft for arbeidsgivere å etterkomme. Men som jeg har lært av teknologileverandører og industrinsidere, kan ikke selskaper bare stole på HR-programvare for å gjøre jobben. Og å gjøre feil - eller til og med være for grundige - kan komme tilbake til å bite deg.

HR-teknologileverandører Mulling av programvareoppdateringer

Den nye OSHA-forordningen, som ble ferdigstilt tidligere i mai, berører amerikanske selskaper med mer enn 250 ansatte, samt selskaper med 20 eller flere arbeidere i flere dusin høyrisikobransjer, inkludert bygg, dagligvarebutikker, industri og sykehjem.

I henhold til det nye kravet vil OSHA legge ut arbeidstakers sikkerhetsdata på nettstedet, med forventning om at "offentlig utlevering av arbeidsskadedata vil oppmuntre arbeidsgivere til å øke sin innsats for å forhindre arbeidsrelaterte skader og sykdommer, " heter det i en byråuttalelse. Den nye regelen pålegger arbeidsgivere å informere arbeidstakere om hvordan de kan rapportere skader og forhindrer dem i å gjengjelde seg mot ansatte for å gjøre det.

Etter at OSHA ga ut det oppdaterte regelverket, sjekket jeg inn med mer enn et halvt dusin tech-leverandører, inkludert leverandører av lokale og skybaserte HR-styring og programvare for tids- og oppmøte. Jeg ville vite om de planlegger oppdateringer eller ikke for å hjelpe kundene med å overholde dem.

Jeg fikk en rekke svar. ADP jobber med å legge til muligheten, ifølge en talsperson for lønnsbehandlingsgiganten. En SAP SuccessFactors Perform and Reward talsperson sier at selskapets "Employee Central Time & Attendance" -modul kan konfigureres for å spore og kompilere fravær etter type, inkludert arbeidsrelatert sykdom og skade. Imidlertid må brukerne laste ned dataene i et OSHA-akseptabelt elektronisk format for å overføre dem til byrået.

Andre HR-teknologileverandører finner fremdeles ut hva de skal gjøre. Jonathan Rejholec, senior produktsjef i BambooHR, vil se om kunder synes det er en viktig funksjon før de tar noen form for handling. Ultimate Software tar også en vent-og-se-tilnærming før de bestemmer seg for å oppgradere sin UltiPro HR-managementtjeneste eller ikke. Kronos ser på det etter deres Kronos SaaShr-produkt. PlanSource, som først og fremst tilbyr fordelingsadministrasjonsprogramvare, snakker med teknologileverandørene som de samarbeider med andre HR-funksjoner for å finne ut hvordan man best kan adressere situasjonen. Nir Leibovich, administrerende direktør i GoCo, en oppstart med en freemium-basert HR-plattform som konkurrerer med Zenefits, prøver å estimere hvor mange av kundene hans reguleringen vil påvirke. GoCo-kunder har typisk fem til 300 ansatte, og Leibovich sier at han ikke har klart å finne data om hvor mange virksomheter av den størrelsen som faller inn i OSHAs høyrisikobetegnelse.

Forretnings- og teknologiforfatter og foredragsholder Phil Simon sier at HR-programvareprodusenter vil legge til funksjonen hvis de vil bli sett på som legitime konkurrenter til slike som ADP, Oracle, Workday og andre store bransjenavn. På den annen side, "Jeg er sikker på at det vil være mange selskaper som holder dette i et regneark eller som ikke vet at HR-teknologien deres kan gjøre dette, " sa Simon, som tidligere har jobbet for HR-teknologileverandøren Lawson Software (nå en del av Infor).

Rydd opp i data, få opplæring og andre måter å forberede seg på

Arbeidsgivere blir ikke helt senket hvis HR-teknologileverandøren de kjøper fra ikke oppdaterer programvaren for å imøtekomme den nye elektroniske rapporteringsregelen. I likhet med SAP SuccessFactors Perform and Reward, genererer allerede mye virksomhetsressursplanlegging (ERP) og HR-programvare og styringssystemer fraværsrapporter. Derfra vil selskaper måtte ta det ekstra trinnet med å trekke ut relevante data ut av systemet og til en form som OSHA godtar.

Før selskaper kan sende inn data, må de sørge for at det er rent. Å komme til det punktet kan være vanskeligere enn det høres ut. Hos noen organisasjoner, når en arbeider blir skadet, fyller en veileder eller leder i fabrikkgulvet ut en hendelsesrapport eller venter på at HR skal fortelle dem hva de skal gjøre. Som et resultat blir skjemaer noen ganger ikke riktig fylt ut eller er ufullstendige. "Nittifem prosent av tiden i min erfaring, systemet fungerer ikke ordentlig fordi noen ikke tok hensyn til datakvalitet, " sa Simon.

For å sikre at det ikke skjer i fremtiden, kan selskaper sette inn personell som rutinemessig fyller ut sikkerhetsskjemaer på arbeidsplassen gjennom relevant opplæring. Statlige arbeidstakers sikkerhetsbyråer som Oregon OSHA tilbyr online klasser. Det samme gjør OSHA, gjennom OSHA Training Institute Education Centers, et nasjonalt nettverk av ideelle organisasjoner som tilbyr byråautoriserte klasser.

Zimet sier at organisasjoner også må være forsiktige med mengden informasjon de deler. Før endringen, gjorde arbeidsgivere feil på siden av forsiktighet og overrapporterte. "Men hvis du gjør det nå, " advarte hun, "kan du bli straffet. Du vil ikke ha mange hendelser og ulykker fordi det vil utløse en inspeksjon."

Hvis små bedrifter har større konkurrenter som må overholde det nye regelverket, sier Zimet at det kan sette i gang flere OSHA-undersøkelser i deres bransje. "Så de små gutta må også følge samsvar, " sa hun.

Zimet jobbet med ansatte (eller på kontrakt) for flere selskaper innen helsevesen og utdanning i barnehage, to bransjer OSHA vurderer høy risiko for sykdom og skade på arbeidsplassen, og inspiserer derfor oftere. Hun regner med at hun har vært gjennom minst åtte inspeksjoner opp gjennom årene. Hvis den nye online rapporteringsregelen utløser en OSHA-revisjon, foreslår hun at selskaper oppretter en sjekkliste som journalister kan henvise til. Sjekklisten bør inneholde veibeskrivelse til hvor data lagres og spørsmål OSHA ofte stiller i revisjoner. "Dette kan være så enkelt som å ha en sikkerhetsdel på et selskapets intranett eller lage en wiki, " sa hun. "Så mange selskaper har disse tingene utdaterte i permer.