Bli organisert: gode tips for bedre filnavn

Hvordan du og dine kolleger navngir filene dine er like viktig som hvordan du navngir mappene dine. Ved å gjøre det intelligent, systematisk og logisk fra start, posisjonerer du virksomheten din for suksess, langsiktig vekst og stabilitet.

Mange bedrifter som vurderer et nytt organisasjonspress, har sannsynligvis en enorm etterslep av gamle filer som de ikke vil gi nytt navn (i hvert fall ikke med en gang). Det er ok. Du må starte en gang.

I mange tilfeller er det fornuftig å implementere et nytt system når du starter et nytt prosjekt, team, skattekvartal eller år - uansett viktige landemerker virksomheten din har. Det er fornuftig å starte fra et betydelig tidspunkt delvis på grunn av hvordan du vil takle de uorganiserte arkivene. Om et år vil du kunne finne og administrere alt det siste du trenger uten problemer, men du vil ikke kunne finne eldre ting som predaterer det nye systemet ditt like lett. Jeg gir deg noen triks for å håndtere arkivene uten å bruke måneder (eller en praktikant ungdom) med å gi nytt navn til dem alle.

Filnavn

Som med mapper, må filnavn være:

• unik

• indikativ for hva filen inneholder

• i tråd med hvordan bedriften din tenker på informasjon

• kan skannes (med det menneskelige øye) i henhold til hvordan du og dine ansatte finner informasjon

• naturlig bestilt alfabetisk

• konsistent!

Unik. Det er helt avgjørende at filnavn er unike, spesielt hvis du jobber i et samarbeidsmiljø, og spesielt hvis du ofte kopierer filer til en server. Hvis du ikke har et system for hvordan du holder filnavnene unike, risikerer du å overskrive dem og miste alle dataene dine. I samarbeidsmiljøer er det vanlig å overskrive filer med vilje. Hvis du som meg har vokst deg til pop-up-advarselen ("Er du sikker på at du vil erstatte den eksisterende filen med den nyere?"), Er det ingenting som hindrer deg i å overskrive feil fil hvis den har samme navn.

La oss for eksempel si at jeg har en ny faktura fra Grey's Electronics ved navn Grays-invoice.pdf, datert i går. Jeg stikker den kanskje på serveren i Faktura-mappen, og jeg kan få en advarsel om at det allerede finnes en fil med det navnet. Jeg kan også anta at siden fakturaen kom inn i går, var det noen andre som la den der - men jeg hadde bare regnskapsavdelingen til å signere denne fakturaen, så min må være den siste, så jeg vil overskrive den gamle. Det hele går i stykker når noen ber meg senere den dagen om å hente opp Greys forutgående faktura, du vet, den fra to måneder siden… den med samme filnavn, som nå er borte.

Omtrentlig. Det virker som dumt å si at filnavn skal indikere hva de inneholder, men jeg har sett at det går galt mange ganger. Mange antar at når de hekker en i en mappe, tar mappen vare på det større kategorienavnet. De antar også falskt at det mest relevante innholdet i en fil for dem også vil være åpenbart for alle andre som trenger tilgang til filen. La oss ta faktureringseksemplet igjen. Si at regnskapsavdelingen finner fakturaer på tre måter: fakturanummer, skatte-ID og finansmåned der den ble betalt. Regnskap kunne ikke bry seg mindre om at det er "Greys faktura."

Jeg personlig bruker to hovedidentifikatorer for alle filene mine: numeriske datoer og koder. Hjemme blogger jeg flere ganger i måneden. Alle tekstfiler og bilder som jeg bruker på bloggen min er klassifisert med en firesifret dato (YR MO) og klassifiseringen "bg" for "blogg." Et bilde av et marked i Montreal tatt under en tur i september 2010 heter 1009bg_montreal_market.jpg. De firesifrede tallene fungerer for bloggfilene mine fordi jeg bare skriver i gjennomsnitt fire eller fem innlegg per måned.

Noen ganger kan jeg imidlertid ha dusinvis av bilder fra en bestemt måned. I så fall koder jeg dem enten med et sekssifret nummer, legger dagen til slutten, eller jeg forkorter noen andre signifikanter for å lagre tegn slik at jeg kan legge til mer beskrivende tekst til filnavnene. For eksempel:

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg

Jeg vet før jeg selv åpner filene at dette begge er bilder av paprika som jeg la ut på bloggen min (bg), tatt i september 2010 (1009), i Montreal (Mrl), på markedet (mrkt).

Et annet triks, hvis du reiser mye, kan du bruke flyplasskoden til å angi stedet: YUL for Montreal, LAX for Los Angeles, LHR eller LGW for London, og så videre.

I tråd med forretningstankeprosessen. Som du kanskje har gjettet fra eksemplet ovenfor, vet jeg at jeg kan stole på at minnet mitt henter informasjon etter dato. Når du bestemmer hvordan navnekonvensjonene dine skal fungere, må du vite hvordan bedriften husker informasjon. Men datoer dreper også to fugler med en stein. De koder filen for når den oppstod eller var betydelig, og får deg halvveis til å ha unike navn. Jeg vil aldri ved et uhell åpne bilder fra Montreal-turen min fra 2006 da jeg virkelig vil ha bildene fra 2010, selv om jeg tok bilder på markeder begge ganger.

Jeg anbefaler absolutt å ta med en dato i filnavnene. Det eneste virkelige spørsmålet er, hvilken dato er mest nyttig for bedriften din? Datoen da en faktura ble sendt eller behandlet, eller datoen da arbeidet ble fullført eller da kontrakten ble signert? Bedriftseiere, teamledere og avdelingsledere bør ringe den siste samtalen, men snakke med de menneskene som gjør det mest daglige arbeidet først. Det er de som vil vite hva som virkelig gir mening.

Skannes. Når du åpner en mappe, vil du vite innholdet umiddelbart, uten å åpne filer eller skvise i miniatyrvisninger. Å bruke riktig filnavnskonvensjon inkluderer å finne ut hva nøkkelinformasjonen er i hvert dokument. Jeg kryper når jeg ser noens datamaskin med filen resume.doc. Hvilken CV er det? Når ble den oppdatert? Er det en lang versjon eller en kort versjon? Hvor blir den sendt? 1102_CV_marketing_digital.doc kan være en CV som fremhever din digitale markedsføringsopplevelse, mens 1102_CV_short.doc kan være den generelle profesjonelle CV-en du har tenkt å oppdatere når du søker på advokatskolen.

Bare tenk på hvor mye mer produktiv du og kollegaene dine kunne være av at du visste med høy sikkerhet hva hver fil inneholdt før du åpnet den.

Naturlig bestilt. En annen grunn til at jeg liker å bruke datoer som identifikatorer, er fordi alt vil falle i kronologisk rekkefølge når mappen sorterer filer etter navn, som vanligvis er standard. Sortering etter faktisk fildato forteller deg bare når filene sist ble oppdatert, og det er lite sannsynlig at du vil være den primære tingen du vil eller trenger å vite. Hvis du alltid setter YR MO DA i begynnelsen av filnavnet, vil du alltid ha orden.

Konsistens. Tidligere gjorde jeg analogien med at det å være organisert er som å holde seg i form. Endring skjer ikke over natten. Belønninger kommer på lang sikt, ikke på kort sikt. Du må gjøre endringer som passer for deg og som vil vare, i stedet for å hoppe på en kjepphest diett. Når du får følelsen av at du har funnet en løsning du kan leve med, hold deg til den!

Å håndtere arkiver eller eldre filer på en intelligent måte

Ingen forventer at du omorganiserer og gir nytt navn til hele arkivet med data. Det er ikke en verdifull måte å bruke tiden din på, og det er latterlig å tenke på at du til og med kan trekke den av deg. Så hva bør du gjøre med alle disse uorganiserte filene og mappene fra fortiden?

Å tenke på alle filene dine på en gang er uhåndterlig. Derfor er de uorganiserte! Den enkleste måten å begynne å takle arkivene dine på er å tenke på to grupper: gamle og virkelig gamle. Hvordan du definerer gammel og virkelig gammel er opp til deg.

For meg betyr "virkelig gammel" at jeg er mer enn 99 prosent sikker på at jeg ikke får tilgang til filen noen gang igjen - men det kan skje. "Virkelig gamle" ting, for meg, må også være minst tre år gamle. Filer som oppfyller disse to kriteriene, er klare til å arkivere til plate.

Vanlig "gammel" refererer generelt til filer som jeg jobbet med innen ett og tre år siden. Disse holder seg på harddisken eller serveren min, hvor jeg får tilgang til dem hvis jeg trenger det, men blir dumpet i årsmapper. Jeg har mapper merket "2010, " "2009, " og "2008."

Hvis du legger inn eldre innhold i mapper etter år, kan du gjøre vårrengjøring. Har du noen gang prøvd å rengjøre skapet ditt grundig uten å tømme det? Det fungerer ikke. For å bli organisert, trenger du en ny start. Å feie alle filene dine i mapper etter år gir deg den rene starten uten å fjerne noe du faktisk trenger. Du må se et rent og ryddig vindu før du kan organisere deg!

Hva gjør du med en fil som spenner over flere år? Stick den inn i den nyeste årsmappen. Jobbet du med det i fjor? Da skal det være i fjorårets mapper. Hvis du er bekymret for at du ikke vil kunne finne den, hvorfor? Filene dine er allerede rot! Du må sannsynligvis søke etter filen uansett, så hva betyr det om den er nestet i en mappe til?

Take Aways

De viktige take-away-poengene fra denne artikkelen er:

1. Filnavnkonvensjonen som bedriften bruker, må forstås av alle i organisasjonen.

2. Filnavnsbestemmelser skal hjelpe folk med å finne informasjon raskt ved å skanne navn eller ved å se etter datoer eller andre signifikanter i navnet.

3. Filer som er "naturlig bestilt" er lettere å skanne og sortere.

4. Vær konsistent med navnekonvensjoner.

5. Unngå et stort overhalingsprosjekt ved å arkivere eldre data etter år.