Bli organisert: smartere datadeling

Kommunikasjon er livsnerven i enhver virksomhet. Likevel overse for mange bedriftsledere, fanget opp i de daglige utfordringene, behovet for å gi de ansatte praktiske måter å dele informasjon på.

Det jeg mener med å "dele informasjon" omfatter muntlig kommunikasjon, skriftlig dokumentasjon, vedlikehold av en server, skriving av e-post og mer. I forbindelse med denne artikkelen vil jeg fokusere på elektroniske dokumenter, men det er ekstremt viktig å vurdere hvordan informasjonsdeling skjer på tvers av organisasjonen og på alle nivåer.

Viktigheten av deling

Hvorfor er deling av informasjon viktig? Jo bedre informasjonsdeling er, desto mer effektivt vil virksomheten fungere. Å gi de ansatte den informasjonen de trenger for å lykkes på jobbene sine og gjøre dem bedre, øker også deres arbeidsglede.

Når informasjon ikke deles godt, driver virksomheter mindre effektivt og sløser med penger. Hver gang en ny ansatt slutter seg til teamet - enten som en permanent erstatter, vikariat (funksjonshemming, fødselspermisjon, sabbatsdag) eller i en ny rolle - må den personen lære enormt mye om sin jobbfunksjon, samt hvordan virksomheten opererer. Når ansatte deler informasjon godt, lærer nye teammedlemmer det de trenger å vite raskere. Og det de virkelig trenger å vite, er hvordan og hvor de kan finne informasjon, i stedet for konkrete svar på spørsmål. Det er prinsippet "lære en mann å fiske".

En av de dyreste kostnadene i en virksomhet er ansettelser på grunn av den tapte tiden på å få nye ansatte opp i fart. Jo raskere ansatte finner ut hvordan de skal svare på egne spørsmål, jo raskere kan de gi betydelige bidrag til din bunnlinje. Målet ditt med å forbedre informasjonsdelingen i hele selskapet er å gjøre det enkelt for folk å løse sine egne problemer. Et annet mål er å minimere antall ganger folk gjentar de samme feilene. Se for deg hvor mye mer smidig og lønnsom virksomheten din kan fungere hvis du minimerte disse kostnadene.

Typer informasjon Ansatte deler

La oss se på noen spesifikke typer informasjon som bør deles: prosedyredokumentasjon, diagrammer for personalorganisasjoner, arbeidsflytdiagrammer, kontaktinformasjon for ansatte, kontaktinformasjon og kundeskjemaer. Etter all sannsynlighet har virksomheten gjort HR-skjemaer lett tilgjengelige for alle ansatte - vanligvis fordi loven krever det. Når det gjelder alle disse andre dokumentene, er sjansen stor for at de er utdaterte eller at de ikke eksisterer i det hele tatt.

I stedet lagres mye av informasjonen som bør skrives ned i hodet til noen, og det er problematisk av flere årsaker. Til å begynne med skal en person aldri være den eneste keeperen for forretningskritisk informasjon. Det er bare for risikabelt. Hvis denne personen blir syk, forlater organisasjonen eller kommer til å motstå mennesker eller praksis i organisasjonen, kan det føre til at virksomheten går tilbake i årene! For det andre, når informasjon lagres i hodet til noen fremfor på et synlig sted, kan ingen andre bidra til den. For det tredje er andre mennesker som trenger informasjonen, aldri sikre på om de har den mest oppdaterte versjonen. Årsakene går videre og videre.

En av de mest fantastiske eiendelene til arbeidsstokken på nivået er at de vet hvordan de skal slå opp. Hvis de trenger å vite noe (for eksempel hvordan skrive formler i Excel) og kan finne ut de grunnleggende begrepene som brukes for å beskrive det (for eksempel sum, produkt, koblede regneark), kan de finne svaret på nettet.

Altfor ofte er ikke bedrifter designet for å støtte denne typen selvforsyning. På arbeidsplassen kan du ikke alltid slå opp svaret. Noen ganger må du jakte på folk og riste informasjonen du trenger ut av dem, som jeg nevnte i forrige avsnitt. Svarene lagres ikke på et søkbart sted. Men det burde de være!

Få folk til å dele

Hvis du leser denne artikkelen og tenker: "Min virksomhet er i ugresset. W vil aldri ha tid eller ressurser til å gjøre denne typen tilbakeloggingsarbeid, " frykt ikke. Slik deler du det ned i et fire-trinns håndterbart prosjekt.

1. Forklar viktigheten av å dele. Fortell menneskene i organisasjonen på en 15-minutters møte på en åpen måte hvorfor det er viktig å ha delte dokumenter.

2. Sett av en halv dag til dokumentasjonsprosjektet. Kjøp alle lunsj hvis du må blidgjøre avtalen.

3. Hvis virksomheten din er ordnet i team, skal hvert team møtes for å diskutere hvilke dokumenter de trenger å sette sammen eller oppdatere. De kan også prioritere hvilke dokumenter som er viktigst å lage ut fra hvilken kunnskap som bare lever i en persons hode.

4. I løpet av halvdagsprosjektet vil hver person være ansvarlig for bare ett dokument. For kompliserte prosesser kan to eller flere personer være ansvarlige. Målet med prosjektet er å sette opp dokumentene virksomheten trenger - ikke fullføre hver eneste en helt den dagen.

På slutten av halvdagsprosjektet skal teammedlemmene (eller hele organisasjonen, hvis virksomheten din er liten) dele med hverandre hva de opprettet og hvor langt de kom. Forsikre deg om at alle forstår at alle dokumentene er ment å bli levende dokumenter.

Det siste trinnet er avgjørende og fortjener et ord eller to forklaringer.

Levende dokumenter

Et levende dokument er et som endres med tiden og vanligvis kan endres av en gruppe mennesker, ikke bare en administrator. Det er avgjørende at alle som blir berørt av dokumentene, har en sjanse til å veie inn på hvordan de håndteres og hva som er i dem, til og med juniorpersonell, som faktisk kan være de mest kunnskapsrike menneskene om visse oppgaver.

Hele hensikten med levende dokumenter er å gjøre dem åpne og transparente for alle menneskene som trenger tilgang til dem - og ikke bare eksisterende ansatte, men også fremtidige ansatte.

Nylig trengte en venn av meg å fikse et regneark som organisasjonen hans hadde brukt for å beregne kostnader i en avdeling. Regnearket inneholdt feilformler, og personen som hadde satt den opp hadde låst filen - og hadde trukket seg tilbake noen år tidligere. Etter å ha litt pirket rundt på en delt server, fant vennen min et dokument som bare ledende ansatte kunne få tilgang til, som inneholdt passordet. Han var ekstremt heldig at den forrige ansatte hadde tenkt fremover for å legge den informasjonen på et sted der de rette menneskene kunne finne den. Men selv i dette tilfellet hadde det vært bedre hadde min venn (og alle senioransatte) visst på forhånd at dette dokumentet med passordet fantes, hvor det lå og hva det ble navngitt.

Konsistens

Levende dokumenter kan oppbevares på delte servere eller administreres som en wiki. Hvis filene er vert på en server, må du utarbeide retningslinjene dine for navngiving av konvensjoner, slik at når folk legger til nye filer og mapper til serveren (eller arkiverer eldre filer), gjør de det på en konsekvent måte. Hvis alle er på samme side, vil navnene være konsistente, og alle vil raskt kunne finne det de trenger.

Det siste trinnet i å dele informasjon er å gjøre levende dokumenter tilgjengelige for menneskene som trenger dem, og for dette må du gå tilbake til navnekonvensjoner for fil og mappe. Selv om du oppretter en wiki, vil du ha en slags standard for hvordan sider blir navngitt og organisert på nettstedet.

Sørg for å forklare alle ansatte hvilke navnekonvensjoner som brukes og hvorfor. Vær tydelig på hva du vil at de skal gjøre og hvorfor. Her er noen viktige punkter å understreke:

1. Å være organisert hjelper oss å lykkes som en bedrift og som et team.

2. Å bruke konsekvente navnekonvensjoner holder oss alle på samme side og forbedrer vår teammentalitet.

3. Å ha et system sparer deg for tid fordi du raskt kan finne ting.

4. Du minimerer dine egne feil, for eksempel å slette data eller overskrive filer.

5. Når organisasjonen vokser, vil vi kunne håndtere ny virksomhet mer effektivt.

6. Når vi ansetter nye ansatte, vil det ta kortere tid å trene dem, og å få dem inn i vårt tankemønster vil skje raskere.

Take Aways

De viktige ideene å ta bort fra denne artikkelen er:

1. Å dele informasjon er avgjørende for suksess og krever alles deltakelse.

2. Levende dokumenter kan og bør endres over tid; levende dokumenter må være tilgjengelige for flere personer som er i stand til å endre dem, så vel som synlige for alle menneskene som er avhengige av dem, men nåtid og fremtid.

3. Dokumenter som er merket og lagret på en konsistent måte er enkle å finne, og vil dermed faktisk bli brukt.