Bli organisert: tenk annerledes om data

Å bli organisert er som å gå ned i vekt. Kortsiktige løsninger fungerer ikke. Du må gjøre livsstilsendringer som du og dine ansatte eller forretningspartnere kan holde fast på på lang sikt.

I denne serien vil jeg gi tips om hvordan du kan organisere både virksomheten din og dine personlige data ved å adressere:

1. Hvordan virksomheten din tenker på informasjon.

2. Navngi konvensjoner for mapper og hvordan du tenker på dem.

3. Navngi konvensjoner for filer.

4. Informasjonsdeling.

5. Hvordan håndtere e-post.

Et kosthold for å være organisert

Når det gjelder å gå ned i vekt, er det noen som opplever at et kosthold på fem eller seks små måltider i løpet av dagen fungerer for dem, mens andre trenger tre regimenterte måltider og absolutt ingen snacks i mellom. Noen mennesker kjøper medlemskap i treningsstudio (drivkraften til å gå kan komme fra pengene de har brukt), mens andre har det bedre å passe små treningsøkter i den daglige rutinen, som å ta trappene i stedet for heisen eller sykle på jobb.

Poenget er at de samme løsningene ikke fungerer for alle. Det er det samme med å være organisert.

Måter å tenke på informasjon på

Å komme - og holde seg - organisert må være en livsstilsforpliktelse for bedriften din. Hver ansatt og interessent i den daglige driften må kunne holde seg til programmet. Systemet ditt for å være organisert må bestå av praksis som passer inn i alles rutiner, enten det betyr å ta små skritt konsekvent, for eksempel å slette unødvendige filer mens du går, eller ta større skritt etter en regimentert plan, for eksempel å reservere hver fredag ​​ettermiddag for rengjøring ut innboksene.

Så før du setter deg selv og dine kolleger i gang med en ny diett for å være organisert, kan du ta et øyeblikk til å tenke på hvordan bedriften din ser på informasjonsorganisasjonen. Noen muligheter er:

• etter dato eller måned, for eksempel når noe først skjedde eller planlegges fullført

• etter prosjektnavn

• med navnet på den ansvarlige

• etter finanspolitisk kvartal

Matching av praksis etter virkeligheten

Det er viktig å ikke prøve å tilpasse et av disse organisasjonssystemene til bedriften din hvis den ikke gjenspeiler hvordan teamet ditt faktisk fungerer. Spør kollegene dine, hvis de trengte å finne et bestemt dokument, kanskje en faktura eller en kontrakt, hvor ville de se ut først? Enda viktigere, hvordan ville de se ut? Søker de på datamaskinen eller firmaets nettverk etter leverandørnavn, dato, produktbeskrivelse? Åpner de en mappe og skumfer filnavn, eller sorterer du etter dato, eller sorterer de etter filtype? Hvor lang tid tar det dem å finne informasjonen? Sløser de tid fordi de søker på en måte som ikke hjelper dem å begrense resultatene raskt?

Du trenger ikke et formelt møte for å gjøre dette. Bare kom innom og spør. Det vil ta deg to minutter.

Det kan være mer enn ett svar. Noen ganger husker du kanskje måneden og året et prosjekt ble lansert, mens kollegaen din kan fikse navnet på prosjektet. Og i begge tilfeller er ikke informasjonen nødvendigvis statisk. Kanskje hadde prosjektet et kodenavn under utviklingen, og kanskje lansert det sent. I den neste artikkelen om navnekonvensjoner for mapper, skal jeg forklare hvordan du kan implementere et system som kan håndtere denne typen inkongruiteter.

Sov på det

Hvis du gjør denne øvelsen, kan du hjelpe deg med å forme forståelsen av hvordan virksomheten din skal strukturere informasjonen, men sove på den i en dag eller to, og prøv den igjen før du tar beslutninger eller endringer i den eksisterende strukturen. Noen ganger glemmer vi hvorfor visse fremgangsmåter er på plass, og å endre dem brått kan utilsiktet ødelegge noen andre forretningsgrunner.

For eksempel jobbet jeg på et kontor der frilanser kontrakter ble sortert i to faktiske hengende filmapper, en for fakturaer og en for skatteskjemaer. Det syntes for meg å være mye mer fornuftig å slå dem sammen. Hvorfor har to arkivskap og to mapper begge merket "Doe, Jane?" Hver gang jeg trengte tilgang til fakturaer, hadde jeg vanligvis også behov for å slå opp frilanserens skatteinformasjon. Hvorfor ikke bare forenkle systemet? En av grunnene som er åpenbare for meg nå, men ikke var den gangen, er at mange mennesker i organisasjonen trengte tilgang til fakturaene, men de færreste skal ha tilgang til personopplysningene, for eksempel personnummer. Det er bra at manageren min forsto denne begrunnelsen og klarte å forklare det for meg før jeg reorganiserte hele systemet.

Take Aways

De første trinnene for å ta bort denne artikkelen er:

1. Spør kollegene og deg selv: "Hvordan tenker jeg på informasjonen vår?"

2. La svarene kverne rundt i hodet i en dag eller to før du kommer til noen konklusjoner.

3. En struktur av noe slag bør begynne å dukke opp. Når du kan se det, ikke bekymre deg for å reagere på det ennå.

Husk at det å organisere seg er som å holde seg i form. Ingenting kommer til å endre seg over natten, og det er viktigere å gjøre de rette livsstilsendringene for deg og din organisasjon - endringer som vil holde seg.