Video: Computer Basics: Getting Started with Windows (Oktober 2024)
Å bli organisert er som å gå ned i vekt. Kortsiktige løsninger fungerer ikke. Du må gjøre livsstilsendringer som du og dine ansatte eller forretningspartnere kan holde fast på på lang sikt.
I denne serien vil jeg gi tips om hvordan du kan organisere både virksomheten din og dine personlige data. Den forrige artikkelen forklarte viktigheten av å forstå hvordan bedriften din tenker om informasjon. Nå skal jeg vise deg hvordan du kan utføre det grunnlaget i praksis med navnekonvensjoner og strukturer for datamaskinmapper. De fleste virksomheter vil implementere disse mappestrukturene enten på serverne sine eller i en prosjektledelses-pakke, men de er like anvendelige rett på ditt eget skrivebord eller i en e-postklient.
Hva er mapper, egentlig?
Mapper er skjelettet til din virksomhet. Som bygningens struktur, støtter de alt annet som går rundt dem, fra kreativ design til enkel funksjonalitet.
Jeg har jobbet på syv forskjellige kontorer i løpet av karrieren. Teamene som hadde rene mappestrukturer med sunn fornuft var alltid de som var best posisjonert for fortsatt suksess og vekst.
Spesielt små bedrifter bør merke seg det faktum: Et organisert selskap er et som er posisjonert for vekst. Du tror kanskje at fordi det bare er to personer i selskapet nå, kan du holde mye informasjon i hodet og ikke kartlegge det til en mappestruktur. Dessverre, når det er på tide å ansette nye ansatte og utvide virksomheten din, vil du kaste bort mye tid på å lære dem det omviklede systemet ditt. Du vil kaste bort enda mer tid og penger på å rette opp feil, tid og penger du bør bruke på vekst.
Mappestrukturen din gjenspeiler virksomhetsstrukturen. Mapper er nestet i andre mapper i et hierarkisk system som må samsvare med den hierarkiske rekkefølgen på arbeidet ditt.
Når du diskuterte hvordan du og andre mennesker i virksomheten din tenker på informasjon (du har gjort den delen, ikke sant?), Begynte du sannsynligvis å se et hierarki av noe slag utfolde seg. Jeg anbefaler å tegne den strukturen. Det har ikke noe å si om du skisserer det på papir, i kulepunkter, eller i et notatprogram som Evernote for Windows (gratis til $ 45 per år, 4, 5 stjerner), eller bruker programvare for kartlegging. Ved å skrive det skriftlig vil det hjelpe deg å se om det er uoverensstemmelser eller overlapp.
En eksempelstruktur
Strukturen i designen din vil være unik, men fordi det hjelper enormt å se et eksempel, viser jeg deg den grunnleggende som jeg bruker på skrivebordet mitt.
Som forfatter jobber jeg først og fremst med produktanmeldelser. Når jeg tenker på anmeldelser, ser jeg tre kategorier i tankene mine: 1) ideer for produkter å gjennomgå, 2) artikler som pågår, og 3) anmeldelser som er ferdige. I kategorien "ferdig" har jeg en tendens til å huske anmeldelser etter publiseringsdatoen, som jeg forenkler til måned og år fordi det aldri er for mange i løpet av en måned som jeg vil miste synet på dem. Innen kategorien "ideer" er ting slags flytende. Noen ideer omfatter mer enn ett produkt, mens andre forholder seg til en enkelt ting. Men bare fordi de er flytende, betyr ikke det at jeg ikke kan ha et system for å holde dem organisert. Innenfor kategorien "i gang" tenker jeg på navnet på produktet jeg anmelder. Hvordan oversettes dette til mapper?
Dette systemet fungerer fordi det er viktig for meg å se et øyeblikksbilde av ideer og ting som pågår. De har rett i mappenes navn, så jeg ser dem umiddelbart når jeg åpner "REVIEW" -mappen. Jeg trenger ikke se alle navnene på produktene jeg er ferdig med å gjennomgå, så jeg legger dem i mapper i henhold til publiseringsdatoen. Alle navnene på mappene er konsistente. Når statusen til et prosjekt endres fra å være i gang til å være ferdig, drar og slipper jeg den inn i den tilsvarende mappen, og navnekonvensjonen er den samme som alle andre mapper som følger med. For eksempel kan jeg dra en romertallmappe, for eksempel ii, opp til nivået på c og d uten å måtte gi den nytt navn, og den vil passe rett inn i systemet.
Tips og triks
Tall. Legg merke til hvordan månedsmappene starter med fire sifre. De to første sifrene er for året, og det andre gjelder måneden. Jeg liker å se navn på månedene også, så jeg la dem på slutten etter en understrekning. Jeg er en stor tilhenger av å bruke fire- eller sekssifret tall for datoer av noen få grunner. For det første har jeg personlig en tendens til å huske når ting skjedde, så det er lett for meg å finne ting om jeg kan se etter dem etter dato. For det andre vises mapper alltid i rekkefølge etter dato når jeg sorterer dem etter navn fordi alfabetisk 1101 kommer før 1102 kommer før 1103 osv.
Å bruke datoer blir ekstremt nyttig når du må arkivere, noe jeg skal snakke om i en kommende artikkel om e-postadministrasjon.
Tags. I mitt eksempel bruker jeg alle store bokstaver for mappene som begynner med "IDEAS_" fordi jeg vil at "ideer" skal henge sammen når jeg sorterer etter navn. Jeg tenker på disse som tagger. For anmeldelser som pågår, har jeg ikke bryet med et merke. Jeg navngir bare mappen etter produktnavnet. Hvis jeg hadde mer enn 20 produktanmeldelser om gangen, vil jeg sannsynligvis endre mappenavnkonvensjonen og legge til en tag for å la alle pågående ting henge sammen. "IN-PROGRESS_" ville sannsynligvis være for lang, men kanskje noe så enkelt som "IN_" ville fungere.
Det viser seg at "IN_" spesielt ikke ville fungere, og det er derfor: Da jeg tegnet ut hele mappestrukturene mine, brukte jeg ordet "in" andre steder for å bety noe veldig spesifikt. Ser du hvor viktig det er å skisse ut hele saken først?
Unik. En av grunnene til å bruke koder og tall er at det hjelper med å holde filnavn unike. Du vil aldri ha to filer eller mapper som heter den samme tingen, fordi hvis du tilfeldigvis drar og slipper dem til samme sted, kan den ene overskrive den andre. Og det er selvfølgelig forvirrende.
Spesielle karakterer. Underscores er min beste venn innen mappenavnekonvensjoner. De er rene og holder teksten lett å lese. Noen mennesker bruker mellomrom og bindestrek i mappenavnene - det er opp til deg. Uansett hva du velger, må du alltid være bevisst hvordan karakterene påvirker alfabetisk navnesortering. Noen ganger bruker jeg en understrekning på begynnelsen av et mappenavn når jeg alltid vil at den mappen skal vises øverst, som "_DONE." Da kan jeg enkelt dra og slippe alt som er fullført til toppmappen. Alternativt, hvis jeg ville ha det nederst, kunne jeg kalle det "z_DONE."
Farge. Mac OS er fantastisk ved å la deg raskt fargekode mapper ved å høyreklikke. Du kan gjøre det på en PC, men det er uoversiktlig. Jeg stolte på fargekoding da jeg jobbet med svært samarbeidsfulle designprosjekter - kollegaen min og jeg merket mapper på en delt server som gul når innholdet var nytt og ennå ikke polert, oransje etter at filene hadde passert sin første designfase, og så på gjennom lilla, som indikerte at arbeidet var utført.
Uansett hvilket system du implementerer, hold deg til det! Konsistens er nøkkelen til å holde seg organisert. Husk at det å organisere seg, som å holde seg i form, krever langsiktige livsstilsendringer, ikke hurtigoppdateringer. Så mye som mulig og så mye som det er fornuftig, prøv å bruke de samme grunnleggende prinsippene på tvers av alle prosjekter, team og avdelinger i hele virksomheten.
Take Aways
Trinnene du må huske på fra denne artikkelen er:
1. Skiss ut mappestrukturen før du implementerer den.
2. Organiser informasjon hierarkisk, og tenk på hva du trenger å se og vite i et øyeblikksbilde når du ser i en mappe.
3. Bruk bokstaver, tall og spesialtegn i mappenavnene dine for å få dem til å vises i en intelligent rekkefølge.
4. Vær konsekvent med navnekonvensjoner når du oppretter nye mapper.
