Google-stasjon for gjennomgang og vurdering av arbeid

Google Drive for Work begynner på $ 5 per bruker per måned for sin grunnleggende plan og representerer et solid alternativ for små og mellomstore bedriftskunder (SMB) kunder som leter etter enten en Business Cloud Storage-løsning eller et anstendig dokumentstyringsverktøy. På lagringstjenestesiden har Google Drive for Work et utmerket funksjonssett, men det sterke, noen ganger uunngåelige, skyvet mot Google G Suite vil tilføre visse organisasjoner unødvendig belastning, noe som resulterer i at det blir rangert litt bak Editors 'Choice-vinnere Dropbox Business og Egnyte Business.

Du kan prøve det gratis via en 30-dagers prøveperiode uten kredittkort. Etter prøveperioden er det to planer å velge mellom: G Suite Basic og G Suite Business. G Suite Basic gir deg 30 GB lagringsplass, integrerte kalendere, e-postadresser til virksomheten og grunnleggende administrasjons- og sikkerhetskontroller. G Suite Business ($ 10 per bruker per måned) gir deg alt grunnleggende plan gjør og legger til avanserte administrasjonskontroller, sikker arkivering for viktige forretningsdokumenter og ubegrenset lagring (eller 1 TB per bruker hvis du har færre enn fem brukere). Både grunnleggende og forretningsplaner gir deg support via e-post og telefon 24/7. Google Drive for Work er et utmerket verktøy for dokumentsamarbeid og redigering.

På dokumenthåndteringssiden klarer produktet også bra, men hvis du trenger oppgave- og arbeidsflytstyring, er vår redaksjonens valg Zoho Docs Standard et bedre valg.

Komme i gang med Google Drive

For å registrere deg, må du oppgi kontaktinformasjon, firmaets navn, antall ansatte og velge domenenavn. Hvis du ikke har et, kan du kjøpe et domene gjennom Google eller en annen webhotell-tjeneste. Til slutt konfigurerer du et passord og beviser at du ikke er en robot ved å identifisere en serie bilder. Før du går videre, må du bekrefte domenet ditt, noe du kan gjøre på forskjellige måter, inkludert å legge til noen HTML-kode på nettstedet ditt og laste opp en tekstfil til hostingtjenesten din. Vi prøvde noen få forskjellige metoder og lyktes bare med HTML-alternativet. Den gode nyheten er at hvis du ikke lykkes, kan du (som kontoadministrator) nå Googles support via telefon, e-post eller chat.

Brukergrensesnittet for Google Drive for Work (UI) er enkelt. Som administrator har du ditt eget dashbord der du kan sette opp en firmaprofil, se på bruksrapporter, administrere enheter, velge hvilke Google-apper selskapet ditt vil bruke, sette opp nettverk og legge til og administrere brukere. Du kan også migrere e-post, kontakter og kalenderdata til kontoen din.

Google Drive for Business ser ut som Google Drive. Den eneste forskjellen er at første gang du logger deg på, blir du varslet om at du har ubegrenset lagring, i motsetning til forbrukerproduktet som gir deg 15 GB. Du kan imidlertid oppgradere til 100 GB ($ 1, 99 per måned) eller 1 TB ($ 9, 99 per måned).

Dokumentdeling og samarbeid

Deling fungerer på samme måte som det gjør på den forbrukervendte Google Drive. Du kan dele filer én etter én eller hele mapper samtidig. Du kan redigere Microsoft Excel-, Microsoft PowerPoint- og Microsoft Word-filer uten å konvertere dem. Dette er en fin oppgradering, selv om du bare kan kommentere Google-filer. For hver mappe og fil kan du endre delingsinnstillinger, enten gjøre dem offentlige, synlige for bestemte brukere eller for alle som har en kobling. Det er ingen åpenbar måte å dele nye filer og mapper på. Derfor er det beste alternativet å lage en mappe for å huse alle filene og undermappene du vil dele. Hvis du har et stort antall ansatte, kan du opprette grupper for å gjøre delingen enklere. Faktisk bør du opprette grupper, ellers må du huske alles e-postadresse og risikere å forlate noen.

Du kan invitere brukere til å sette opp en konto eller legge til brukere, i hvilket tilfelle vil du tilordne dem et midlertidig passord. Du kan også legge til brukere stort sett ved å laste opp en CSV-fil. Fra administrasjonskonsollen kan du tilbakestille brukerens passord og gi nytt navn, slette eller suspendere en bruker. Når du inviterer nye brukere, mottar de en e-postadresse med domenet ditt. Alle brukere kan få tilgang til stasjonen sin, som inneholder filene sine og en mappe som heter "Delt med meg", som er selvforklarende. Du kan også se nylig åpnede filer og stjernemerkede filer (som er de du har merket som favoritter).

Hvis du er en hyppig bruker av Google Drive, har du sannsynligvis lagt merke til at du ikke alltid har full kontroll over dokumenter og mapper som er blitt delt med deg. Google har utjevnet denne rynken, og nå kan brukere flytte delte filer til forskjellige mapper og legge til filer i delte mapper. Tidligere hadde vi ofte problemer med å finne delte filer siden de ikke var organisert slik vi likte dem.

I tillegg til Google Drive inkluderer Google App for Work e-post, kalender og annen Google-programvare. Imidlertid har Google foreløpig ikke et prosjektstyringsverktøy eller en måte å administrere oppgaver som et team. For det har du det bedre å se på Zoho Docs Standard, vårt redaksjonelle valg innen dokumenthåndtering og dets motpart Zoho Projects, som også tjente vårt redaktørvalg.

Google Drive for Work har apper for Android og iOS, der du kan se, redigere og dele filer akkurat som du kan på datamaskinen din. Kontoeiere kan også laste ned Google Admin-appen for Android og iOS. Android-brukere kan nå dra nytte av tilleggsprogrammer for dokumenter og ark, for eksempel DocuSign for e-signaturer og Scanbot for mobilskanning. I tillegg, for Google Pixel-eiere, er det et alternativ for sikkerhetskopiering som er verdt å se nærmere på.

Imidlertid har Google Drive for Work også dokumentskanning innebygd i mobilversjonen. Ved hjelp av telefonen din kan du skanne et bilde og deretter tolke tekst ved å bruke optisk karaktergjenkjenning (OCR). Denne muligheten fungerer også på alle PDF-filer du kanskje har lagret på Google Drive. Totalt sett har denne skannefunksjonaliteten også et behagelig, ikke skremmende brukergrensesnitt. Å skanne et bilde er like enkelt som å velge "bruk kamera" i dialogboksen "legg til et nytt dokument".

Selv om Google anser OCR for å være integrert med denne skanneegenskapen, ga ikke testene våre veldig nøyaktige resultater. Tekstsøk er relatert til PDF-filer, og hvis du åpner en PDF post-OCR, kan den vise noe ganske grov tekst. For eksempel ønsker vi ikke å prøve matlaging fra denne best gjetningen:

Du kan ikke be den mobile Google Drive-appen om å lagre denne oppskriften som en PDF-fil eller til og med å konvertere den til en senere ved å bruke nettgrensesnittet. Du kan sannsynligvis finne et tredjeparts tillegg som vil gjøre det i Chrome, men vi testet bare mulighetene til mobilappen for denne anmeldelsen. Tenk på mobilskanningsfunksjonen i Google Drive realistisk som en måte å importere bilder fremfor å utføre OCR-operasjoner, spesielt på en stor bunke med dokumenter. Hvis det er ditt oppdrag, er du bedre med å bruke en av våre mobile skanne-apper Editors 'Choice-vinnere Abbyy FineScanner eller Evernote Scannable.

Når du trenger hjelp, kan du få tilgang til Googles grundige kunnskapsbase og samfunnsforum. Siden Google tilbyr både forbruker- og forretningsprogramvare med samme navn, kan det noen ganger være vanskelig å finne det du trenger. Administratorer kan også få 24/7 support via telefon, e-post eller chat.

Sikkerhet og integrasjon

Google Drive følger bransjens retningslinjer når det gjelder sikkerhet, noe som betyr at den er i samsvar med ISO 27001, SOC2 og SOC3. I tillegg vil Google signere en HIPAA-samsvarsavtale (Health Insurance Portability and Accountability Act), som er et minimumskrav for å bruke ethvert skylagringsprodukt i helsevesenet. Data krypteres i ro med den militære, 256-bit Advanced Encryption Standard (AES), og informasjon som overføres til og fra Google er alltid beskyttet med Secure Socket Layer (SSL). Den eneste ulempen er at det ikke er noen gjeldende mekanisme for kundestyrte krypteringsnøkler. Google Drive tilbyr også full støtte for multifaktorautentisering (MFA) for å holde angripere utenfor. Kombinert med en utmerket filrevisjonsløsning, er det enkelt å føle seg trygg med dette produktet.

All Google-teknologi er bygd på sitt eget sett med polerte applikasjonsprogrammeringsgrensesnitt (API). Google Drive er ikke noe unntak fra dette. Active Directory (AD) -passordssynkronisering er tilgjengelig for bedriftsbrukere gjennom G Suite Password Sync (GSPS) for å gjøre det lettere å administrere G Suite-kontoer. Det er ikke direkte integrasjon med full kontoadministrasjon, men det fungerer godt nok. Det er også et stort utvalg av tredjeparts app-kontakter tilgjengelig for de som trenger det. For organisasjoner som trenger mer, kan du få tilgang til offentlig API etter en kort registreringsprosess, og deretter få utviklerne dine til å bruke det for å integrere og tilpasse Google Drive for Work-opplevelsen ytterligere.

Eksempler på deling av dokumenter og offline tilgang

Totalt sett gir Google Drive for Work en omfattende samarbeid og datalagringsløsning på toppen av sin allerede sikre og høytytende G Suite-appplattform. De beste delene av Google Drive for Work er redigerings- og delingsverktøyene i tillegg til den ufrie tilgangen til offline, noe som er flott for de som trenger å jobbe på veien når internettforbindelser er upålitelige. Det er også flott at, i motsetning til de fleste andre Google-produkter, kan administratorer få tilgang til live support via telefon, e-post og chat snarere enn å stole på Hjelp-artikler og fora. Alle G Suite-komponentene er av høy kvalitet og tilgjengelige, så det er et attraktivt alternativ for kunder i markedet for en ny produktivitetsplattform i tillegg til dokumenthåndtering eller skylagring. Og for de som allerede bruker Googles G Suite-apper, er det en absolutt ingen hjerner.

Å bruke den til sin fulle fordel krever imidlertid å kjøpe inn minst det meste av Google-produktstabelen, noe som ikke passer for enhver virksomhet, da mange allerede har standardisert andre løsninger for disse problemene og ikke har behov for å migrere. Så hvis du utelukkende leter etter en dedikert dokumenthåndteringsløsning eller enkel forretningsskylagringsplattform, kan Google Drive for Work ha problemer med å konkurrere med henholdsvis Redaktørenes valg Zoho Docs Standard eller Dropbox Business og Egnyte Business, selv med dets attraktive pris og funksjonssett.