Hjemmekontorarbeidere: en hær av virtuelle assistenter

Det er hyggelig å få anerkjennelse av National Small Business Week denne uken, men mange hjemmebaserte arbeidere lever det lille forretningslivet syv dager hver uke. Jeg var imidlertid interessert i å finne et selskap som kobler disse arbeiderne til selskaper som spenner fra hjemmebasert til foretak. Det er et metro Atlanta-basert antrekk kalt eaHELP som matcher hjemmekontorarbeidere med selskaper i flere titalls bransjer. De har bedriftskunder som spenner fra detaljister og digitale markedsføringsbyråer til ideelle organisasjoner og universiteter.

Jeg snakket med selskapets president Tricia Sciortino om hvordan eaHELP veter sine virtuelle assistenter og matcher ferdighetene deres med bedrifter. Vi snakket også om hvilke verktøy, strategier og hva slags hjemmekontorkultur du trenger på plass for å sikre et sunt arbeidsforhold og ekstern produktivitet mellom virtuell assistent og arbeidsgiver. Sciortino var den første virtuelle assistenten som noen gang er ansatt av eaHELP, og vet førstehånds hvordan han skal håndtere balansen mellom arbeidsliv og hjemmekontor.

PCMag: Fortell litt om eaHELP.

Tricia Sciortino: Vi tilbyr det vi kaller virtuelle assistentløsninger (VA) for veldig travle ledere. Vi er det jeg vil vurdere et VA-bemanningsfirma. Vi hjelper alle typer ledere i forskjellige sjangre - fra solopreneur og entreprenør til små bedriftsledere - med VA-løsninger som kan variere fra et veldig lite trinn på fem timer i uken til nær heltid. Vi er glade for å tilby hjelp som lar lederen virkelig komme seg ut av de administrative delene av virksomheten, og bekymre seg for å være fokusert på virksomheten, jobbe med kunder eller lage en forretningsplan. Det tar dem ut av å bekymre seg for detaljene.

PCMag: Dette er National Small Business Week. Hvorfor trenger en liten bedrift en virtuell assistent?

Sciortino: Jeg vil si at flertallet av kundene våre er små bedrifter. Vanligvis finner vi at du, som et lite selskap, kanskje ikke trenger å ansette noen på stedet på heltid ennå; du trenger kanskje bare fem eller 10 timer i uken. Si at det er 10 timer. De hadde kommet inn fra 9:00 til 11:00 hver morgen, og så er de borte. Men med en VA, er timene fleksible. Det kan hende du bruker 30 minutter klokka 21.00 og deretter 15 minutter på kl. Du kan spre tiden din utover dagen og uken, og bruke deltidstimer på det som føles som en veldig fulltid på telefon.

PCMag: Hvordan skulle jeg bli VA og jobbe for eaHELP?

Sciortino: Vi har på vår karriereside en søknad vi ber våre kandidater om å sende inn, og som vil starte prosessen med at en søker engasjerer seg med anskaffelsesteamet vårt. Vi tar alle søkerne våre gjennom en ganske dyp prosess med vetting ferdigheter og evner. Vi deler dem inn i to kategorier: myke ferdigheter og harde ferdigheter. Og vi ser etter det vi anser for mye dybde i benken vår, fordi vi er veldig intensjonelle om at våre klienter blir spesifikt matchet på mer enn ferdighetssett eller oppgavebehov.

Selvfølgelig vurderer vi søkernes tekniske evner: hvilken PC de jobber med, hvilke programmer de har tilgang til og ferdigheter i, men vi leter også etter myke ferdigheter. Å være en god kommunikator er viktigere enn om du har Microsoft Office. Vi ønsker at folk som er super responsive, en god profesjonell skriftlig formidler - noen som er veldig engasjerende, proaktive og ressurssterke nok til å finne svarene hvis klienten ber dem om noe de aldri har gjort før. I tillegg verifiserer og verifiserer vi de harde ferdighetene de sier at de har, med noen vanlige VA-oppgaver som kalenderstyring, e-postadministrasjon og bestilling av en tur.

PCMag: Hva trenger en hjemmekontorarbeider for å lykkes?

Sciortino: Det første er alltid et dedikert arbeidsområde. Du har kanskje ikke et ekstra rom i hjemmet ditt, et kontor, men du trenger et bestemt område som du kaller kontoret ditt, selv om det er hjørnet av stuen eller et ekstra soverom eller hva som helst. Du kan si: "Jeg er på jobb; jeg går inn på kontorlokalet mitt." Vi intervjuer faktisk for det og sikrer at våre virtuelle assistenter har et dedikert rom og at de jobber i det vi kaller en "distraksjonsfri sone." Hvis du prøver å jobbe ved kjøkkenbordet ditt og har familie eller barn (eller kjæledyr) som går gjennom, vil det ikke fungere.

Den andre tingen jeg vil si er å etablere grenser for arbeidstiden din. Det er veldig enkelt å alltid jobbe når du jobber hjemmefra fordi du ikke har muligheten til å forlate kontoret. arbeidet forblir på kontoret. Og nå, når du er ferdig med dagen, er det veldig enkelt å sjekke e-posten din en gang til mens du lager mat. Du må få på plass en starttid og en stopptid så godt du kan, som om du jobber på et kontor. Det er best for dine personlige grenser å si "Jeg skal være ferdig innen 6:00 hver dag, " for å unngå utbrenthet eller føle at du jobber kontinuerlig. Jeg fikk datteren min til å si: "Mamma, jobber du bare hele tiden?" og jeg tenkte: "Ouch, hun har rett." Jeg lot det blø over.

En annen ting vi kan legge til det, ville være planleggingstid utenfor hjemmet ditt. Det kan være en lunsjdate med naboen din, eller det kan jobbe på Starbucks noen timer i uken. Du vil bli litt opprørt og føle at du er i en boks hvis… du er lenket til skrivebordet ditt hele dagen.

Den siste delen er å være forsettlig om teknologien og verktøyene som hjelper deg å jobbe eksternt, enten du har en maskin som kan håndtere arbeidsmengden: en flott datamaskin, flott programvare, en ren maskin, en nyere maskin. Men det kan også være ting som å bruke et program som kan hjelpe deg å dele med mennesker som Basecamp eller Slack. Å ha god teknologi og det å være veldig komfortabel med å bruke en datamaskin og nye teknologier gir virkelig fordelen ved å være en ekstern arbeider.

PCMag: Hva trenger en leder for å gjøre en hjemmekontor ansatt? Jeg fikk akkurat et program som "fremmer tillit mellom arbeidsgivere og ansatte." Det tar et skjermbilde hvert tredje minutt. Det høres ikke for tillitsfull ut.

Sciortino: Vi innser at det noen ganger er vanskelig for noen å jobbe med noen eksternt hvis de ikke er vant til det; det tar tid å bygge den tilliten som personen på den andre siden utfører arbeidet du har bedt dem om. Imidlertid er det ting vi anbefaler til våre kunder og VAs å bruke kommunikasjonsverktøy for å hjelpe dem underveis. Vi anbefaler å ha minst et videomøte en gang i uken for å skrangle av hva som må gjøres denne uken, og hva som er igjen fra forrige uke du kan se ansikt til ansikt, du kan lese kroppsspråk. Det er bare noe vi virkelig tror på; Hvis du skal jobbe eksternt, trenger du et webkamera.

Vi har også mange verktøy vi anbefaler for å hjelpe folk med å holde nær tilknytning. Det er forskjellige apper der du kan dele arbeidsområder, for eksempel Basecamp, Asana, Evernote og Wunderlist, hvor du kan se arbeidet folk gjør gjennom dagen (og legge til en lapp eller fullføre en oppgave). Det er veldig enkelt å si: "Hei, la oss se hvor vi er med dette prosjektet."

Og så anbefaler vi ting som apper til telefonen din, å være veldig behagelig å sende tekst eller bruke apper som Voxer eller HeyTell (hvor det er som en rask walkie-talkie å sende et talememo).

Ærlig talt, vi prøver å ikke bli for kompliserte når det gjelder kultur og teamoppmuntring. Vi bruker ting som Facebook, og vi har private grupper for teamet vårt der vi holder kontakten. Det er det vi kaller vår virtuelle vannkjøler og stiller engangsspørsmålet: "Hei, folkens, noen råd, har noen erfaring?" Teamet utnytter hverandre for å få hjelp.

Vi legger også ut ukentlige salgsoppsummeringer: "Hei, team, det er her vi er på vei. Hei, gode kudoer og rop." Vårt virtuelle kontor er den private Facebook-gruppen, og det har vært en av de største teambuilding-suksessene for oss.