Hjemme med google g suite

Kan applikasjonene som holder Chromebook-brukere glade, holde hjemmekontoret på topp produktivitet? Nei, jeg besøker ikke min tidligere kolonne der jeg spurte om Chromebook-maskinvare var tilstrekkelig for hjemmebaserte bedriftsoperatører og teleoperatører. Denne nåværende spalten er den andre av mine fire-delt to-ukers serie om produktivitetssuiter på kontoret, etter kickoff på Microsoft Office 365. Denne uken lyser søkelyset på Google G Suite, Office er motsatt på mange måter.

Mens Microsoft tilbyr gratis Office Online-versjoner av Word, Excel og PowerPoint, får abonnementet du også de tradisjonelle lokale (dvs. installert på den bærbare eller stasjonære) Office 2016-programmene, med leksikon med en liste over funksjoner sammenlignet med nettleserbaserte søskenbarn.

Med Google G Suite derimot, det som er online, er det du får: Denne kompakte, effektive suiten bor i nettleseren din (helst Google Chrome), uten noe å laste ned, så den er tilgjengelig på datamaskinen, nettbrettet eller telefonen uansett hvor det er internettilgang. Ordbehandlings-, regneark-, presentasjons- og tegningsmodulene fungerer også offline (hvis du for eksempel er på et fly uten Wi-Fi), selv om det er en rigmarole å konfigurere dem slik.

Som du kunne forvente, gjør tilgjengeligheten på nettet Google G Suite til et "lite" produktivitetsvalg. Det er en illustrasjon av programvarens versjon av 80/20-regelen (det vil si at 80 prosent av brukerne aldri vil trenge mer enn 20 prosent av funksjonene; spør historikere om den gamle Microsoft Works versus Microsoft Office). Tekstbehandler, for eksempel, er bare det: en tekstbehandler i stedet for et sideoppsettprogram som støtter flere kolonner, drop caps og sluttnoter (selv om det gir fotnoter og et tillegg tilbyr bibliografier). Men hvis arbeidet ditt er avhengig av raske og rene snarere enn detaljerte formaterte dokumenter, kan du bli overrasket over Google G Suite funksjonalitet.

Fra null til 10 dollar på en måned

Google G Suite største markedsutfordring er at tekstbehandler, regneark og presentasjonskomponenter - henholdsvis kalt Docs, Sheets og Slides - brukes av millioner som ikke bruker en krone på dem. Åpne en Google-konto med en Gmail-adresse, og du får gratis tilgang til Google G Suite, sammen med 15 GB Google Drive-skylagring for e-post, bilder og andre filer. Det er ikke så skumlet som det høres ut, fordi dokumenter, ark og lysbilder ikke teller.

Så hvis budsjettet ditt er null, matcher Google Microsoft med å tilby en online produktivitetstrio; e-post med kalender, oppgaver og kontakter; og litt skylagring. Hvis du kan skli Google noen få dollar, blir ting imidlertid interessant. Google G Suite koster $ 10 per bruker per måned. Med andre ord, $ 120 i året hvis du er en solo-gründer (og to eller tre ganger det hvis du har en ansatt eller to).

Til gjengjeld får du 1 TB per bruker av online lagring - eller ubegrenset lagring hvis det er fem eller flere i organisasjonen din. I tillegg får du annonsefri forretnings-e-post med adresser som f.eks i stedet for .

Du får også Googles løfte om oppetid på 99, 9 prosent; Google Apps Sync for Microsoft Outlook (som fremdeles bærer Google Apps-moniker); tekst-, tale- og HD-videochatter for opptil 25 personer via Google Hangouts; og administrative og sikkerhetsalternativer for Drive og e-post som ikke er tilgjengelig i gratisversjonene. (Jeg antar at du ikke trenger å beholde og søke på brukernes e-postkontoer og chatter i tilfelle rettssaker, men store selskaper elsker dette.)

På et øyeblikk høres 120 dollar per år ut som en dårlig avtale sammenlignet med Microsoft Office 365 Home, som kombinerer online-apper med installasjoner av Office 2016 på opptil fem PCer eller Mac-er, fem nettbrett og fem telefoner. Teknisk sett konkurrerer imidlertid Google G Suite ikke med den bunten, men med Office 365 Business Premium, som inkluderer e-post og HD videokonferansestøtte for $ 12, 50 per bruker per måned, så et år med Google avvikler å bli $ 30 billigere i stedet for $ 20 dyrere.

Høyre størrelse eller undermakt?

Men selv om det er rettferdig å sammenligne Google G Suite med Office Online, er det å sammenligne det med Office 2016 som å føre en pistol til en kanonkamp. Igjen er Microsofts PC-baserte suite designet for å ha nesten alle funksjoner noen måtte trenge; Googles online suite er designet for å ha de fleste funksjoner folk flest bruker daglig.

Ark, for eksempel, er et dyktig regneark med massevis av innebygde funksjoner, datafunksjoner inkludert filtervisninger og pivottabeller, og 28 karttyper som spenner fra bar og kake til lysestake, radar og kart (og det vant mitt hjerte med en dialogboksen som leser "Heads up! Er du sikker på at du vil slette dette arket?").

Men du ser forgjeves etter Excels fancy sunburst og prognosediagrammer, eller til og med etter ting som å legge til en undertittel i et diagram. Og selv om det er en håndfull bemerkelsesverdige tilleggsprogrammer som Google Analytics-rapportering og prosjektets tidslinjer med Gantt-diagrammer, er de fleste tilleggene ting som klasseromsbøker for klasserom.

Lysbilder er kanskje den enkleste og tydeligste Google G Suite-appen. Det hilser deg med stort sett bare bein "Klikk for å legge til tittel, klikk for å legge til tekst" lysbildemaler, som du kan jazz opp ved å bruke punktliste, tekstbokser og bilder.

Du kan velge mellom 20-odde farge- og skrifttemaer, som hver har et dusin lysbildeoppsett (seksjonsoverskrift, tittel og to kolonner, og så videre), sammen med et halvt dusin overganger mellom lysbilder og 15 animasjoner for lysbildeelementer. Få, dessverre, er like iøynefallende og ingen er så intuitive som deres ekvivalenter i PowerPoint.

Dokumenter derimot ser like vanlig ut - en hvit skjerm med en verktøylinje og rad med nedtrekksmenyer - men er en liten liten tekstbehandler som støtter avsnittsstiler, tabeller, kommentarer, tekstomslag rundt grafikk og til og med matematisk likning forskningskommando som henter online informasjon om utvalgte elementer (som Office's Smart Lookup).

Som andre Google G Suite-apper, gjør Docs det enkelt å publisere arbeidet ditt på nettet og invitere kolleger til å samarbeide, til og med håndtere noen få saker (for eksempel to personer som redigerer samme avsnitt samtidig) bedre enn Word. Når du vil laste ned en kopi fra skyen, støtter Google G Suite Office- og PDF-fileksport. Når du vil laste opp en, gjør suiten en kompetent, hvis ikke grafisk perfekt jobb, med å importere Office-filer.

Det er mye å like med Google G Suite, spesielt hvis du enten bruker gratisversjonen eller drar nytte av den betalte versjonens profesjonelle e-post og konferanser (du kan til og med bruke Google+ som et kvasi-Slack sosialt intranett i selskapet ditt, selv om det er ikke offisielt et kjernemedlem i suiten). Men å sammenligne det med den allmektige Office 365 er som å stjele en likning fra Stephen King, sammenligne en lommelykt med et fyrtårn. Hva vil du helst ha på stormkastene til moderne virksomhet?