Hjemme med kontor 365

Å skrive om Microsoft Office er ikke som å anmelde et produkt; Det er mer som å skrive en skolevitenskapelig artikkel om "Luften rundt oss." Office er så allestedsnærværende og så dominerende i sin kategori at, som med Google for søk eller Adobe Photoshop for bilderedigering, suitenes Excel, PowerPoint og Word har blitt kortfattet for regneark-, presentasjons- og tekstbehandlingsapper.

Så langt som bedriftskontorer går, sa en produktsjef for en konkurrent (Lotus SmartSuite, nå for lengst borte) en gang, for å konkurrere med Office var ikke som å prøve å konkurrere med Xerox eller Konica Minolta kopimaskiner. Det var som å prøve å konkurrere med kopipapir.

Metaforene er imidlertid ikke nøyaktige. Selv om det ikke er noen erstatninger for luft- eller kopipapir, kan hjemmekontoransatte velge mellom flere alternativer til Office, med funksjoner som er geniale nok til å fortjene et blikk eller holde Microsoft på tå. Jeg skal kartlegge dem, med fokus på Windows i stedet for Mac eller håndholdte apper, i en firdelt serie som skal kjøres annenhver uke på dette rommet. Men jeg begynner i dag med Microsofts monster, spesielt med den forvirrende sannheten at det er flere måter å få Office enn at det finnes nettsteder for å bestille hotellrom.

Kontorutleie

Du kan kjøpe Office 2016 slik de fleste av oss pleide å kjøpe det meste av programvaren: som et engangskjøp installerer du på en PC og får støtte og feilrettinger, men ikke oppgraderinger til fremtidige versjoner. Bruk 149, 99 dollar for Office Home & Student 2016, og du får Excel, PowerPoint, Word, og OneNote-programmet for digital notering og innsamling og søk i fritt format. Office Home & Business 2016 (229, 99 dollar) legger til Outlook-e-post-, kalender- og kontakterbehandler, mens Office Professional 2016 (399, 99 dollar) kaster inn Microsofts apper for desktop desktop Publisher og Access-databaser.

Imidlertid er dagens foretrukne måte å få Office 2016-appene på via en abonnementstjeneste kalt Office 365, som lover at du alltid vil ha de ferskeste oppgraderingene og funksjonene pluss lagringsplass på Microsofts servere og en lisens for de håndholdte Office-versjonene som Office Mobile for Office 365-abonnenter. Office 365 Personal ($ 6, 99 per måned eller $ 69, 99 per år) kombinerer lisenser for en PC eller Mac, ett nettbrett og en telefon med 1 TB Microsoft OneDrive skylagring.

Internett er også der Microsoft har møtt sin stiveste konkurranse mot Office-franchisen det siste tiåret, fra andre aktører som tok i bruk den nettleserbaserte, distribusjonsmodellen for abonnementsprogramvare. På produktivitetsområdet er to store navn som gir Microsoft hodepine Googles G Suite og Zoho Docs.

Det mest populære valget for brukere som har både en bærbar PC og en stasjonær, eller en hjemmekontorkollega eller to, er Microsoft Office 365 Home, som øker ante til fem PCer eller Mac-maskiner, fem nettbrett, fem telefoner og 1 TB lagringsplass per bruker. Begge versjoner gir deg også tilgang til de gratis, nettleserbaserte Office Online-appene hvis du trenger å gjøre noen raske redigeringer fra et annet system.

Offisielt, hvis du driver en liten til mellomstor bedrift (SMB) med flere ansatte, er produktet for deg Office 365 Business ($ 8, 25 per bruker per måned). Hvis du ikke er fornøyd med internettleverandørens eller webhostens e-post, bør du velge Office 365 Business Premium, som legger til e-post med en 50 GB postkasse og HD videokonferansestøtte for $ 12, 50 per bruker per måned. Men så lenge du er på et hjemmekontor fremfor et kontorbygg, vil jeg dra nytte av den overlegne verdien av Office 365 Home.

Del og del mye

Så, med alle disse alternativene ute av veien, hva har Office å tilby? To ting: noen topp moderne, dypt kraftige apper og noen imponerende evner for teamsamarbeid. Det siste er kanskje ikke en prioritering for ansatte på hjemmekontorene, men det er et godt eksempel på Microsofts flervalgs-tilnærming: Du kan dele en fil eller mappe med skrivebeskyttet eller redigere rettigheter via e-post eller en utklipp-og-lime-link fra OneDrive, via en kobling generert av en Outlook-melding, eller konfigurer redigering av flere brukere med versjonssporing. Du kan til og med Skype lyd- eller videoprat mellom samarbeidspartnere i Office. Sivile OneDrive skygger inn i forretningsregnskapets OneDrive for Business, som skygger inn i den bedriftsklare SharePoint.

Redigering med en person som bruker Office Online og en annen ved bruk av desktop Office viste seg smertefullt sakte. Og på et tidspunkt ble jeg ikke plaget når Word, etter å ha bedt meg om å starte delingsprosessen ved å lagre en lokal fil på OneDrive, forlot Word helt. Men Microsoft har helt klart gjort teamarbeid til en topp prioritet.

Ditto for å finne informasjon innen og om Office. En Bing-basert Smart Lookup-funksjon dukker opp Wikipedia og ordboksdefinisjoner av ord eller uttrykk, mens en "Fortell meg hva du vil gjøre" -linjen over brukergrensesnittet (UI) -bånd foreslår programfunksjoner når du skriver spørsmål (men det siste er ikke er ikke synsk; jeg stumpet den med "legg en boks rundt et avsnitt" da jeg skulle ha skrevet "sette en grense").

All-Star-apper

Når det gjelder komponentene i suiten, spenner de fra uvurderlige, ubestridte mestere i kategoriene sine til apper som få brukere faktisk bryr seg så mye om. Access og Publisher faller i sistnevnte kategori, og ikke bare fordi de ikke er tilgjengelige for Mac.

Jeg har et mykt sted for Microsofts sideoppsettprogram, som har endret seg lite siden Office 2010, fordi det er relativt enkelt å bruke, og jeg stolte på det for å lage nyhetsbrev en gang. Men dagens fagpersoner ignorerer det til fordel for de mye mer dyktige Adobe InDesign og QuarkXPress. Tilgang er fortsatt en kraftig, hvis uintuitiv måte å lage relasjonsdatabase-apper (jeg er ikke sikker på at det er noe som en intuitiv måte å opprette relasjonsdatabase-apper på.)

Et trinn høyere på ønskelsesstigen er to freeware-verktøy. Sway er en enkel, presentasjons- / websideprodusent som lar deg ordne filer, bilder, koblinger, media og tekst. Det har også fått en Remix-knapp, som kunstnerisk omorganiserer objektene til et rullende eller trinnvis storyboard lagret i skyen.

OneNote tilbyr teamvennlige bærbare PC-er delt inn i seksjoner som inneholder typede (eller nettbrett-klutede, lyd- eller videoinnspilte eller nettklippte utdrag). Som den arkiverte Evernote, er det nyttig å ta notater i løpet av en klasse eller referatet fra et møte eller bare organisere oppgavene dine og tilfeldige tanker. Windows 10-brukere vil imidlertid bli forundret over å finne to versjoner av appen på systemene sine, kalt OneNote 2016 og bare OneNote. Førstnevnte har flere funksjoner; sistnevnte får nye funksjoner hver måned; overlappingen forvirrer.

Det overlater de store tre eller tre og et halvt tellende Outlook, som forblir en sterk hvis slags e-post, oppgaver, kontakter og kalenderbehandling midt på veien - selv om den nye listen over nylig brukte filer vises når du Klikk for å legge til et vedlegg er praktisk. PowerPoint spår uten tvil Apples Keynote med et halvt skritt i løpet for å lage de morsomste lysbildefremvisningene, men det er fremdeles et presentasjonskraftverk. Den inneholder mange måter å organisere lysbildene og notatene dine, bruke overganger og animasjoner og legge til diagrammer, bilder eller multimedia. Det er også overraskende enkelt å bruke.

Tilsvarende insisterer Corel WordPerfect die-hards på at favorittprogrammet deres topper Word 2016 for ultra-presis kontroll av formatering og noen spesialiserte dokumenttyper som juridiske påstander. Men Microsofts tekstbehandler er en superdrevet standard; den skinner ved å bruke stiler og temaer for rask, konsekvent formatering av tekst og til å håndtere fotnoter og referanser (i et utvalg av APA, Chicago, MLA og andre stiler). Mitt eneste grep om det er at noen funksjoner uunngåelig blir begravet flere menyer dypt (File Options-menyen er spesielt leksikon) til tross for grensesnittbåndet og hover-tipsene.

Endelig er Excel, den mest dominerende appen i en dominerende suite, som ganske enkelt er det eneste regnearket som betyr noe. Diagrammene er både kjekke og nyttige, for eksempel de nye visuelle prognosene som projiserer fremtiden basert på eksisterende data eller spesialiteter som sunburst eller Pareto-diagrammer. Dialogboksene guider deg gjennom en gangsvekkende operasjoner som å lage pivottabeller, mens et arsenal av tilleggsprogrammer, plugins og forretningsanalyser og rapporteringspaneler kobler det til alt fra Google Analytics til MailChimp.

Enten du kaller det Office 365 eller Office 2016, gir Microsofts suite et formidabelt eksempel for andre produktivitetsløsninger. Det er vanskelig å ikke kalle det de første 100 dollar som skal gå inn på hjemmekontorets årlige budsjett, men vi får se hvordan noen alternativer stables opp i resten av denne serien.