Hjemme med zoho docs

Jeg sa aldri at jeg var perfekt, men jeg liker vanligvis å tro at jeg har gjort en anstendig jobb når jeg vurderer et produkt, og ser grundig på alle funksjonene. Denne gangen innrømmer jeg imidlertid at jeg er ufullstendig. Det er fordi Zoho Docs ikke bare er en konkurrent til Microsoft Office 365 og Google G Suite, de tidligere utfordrerne i denne serien om produktivitetssuiter for hjemmekontor. Det er toppen av et veldig stort isfjell.

I likhet med Office Online eller Google G Suite tilbyr Zoho Docs nettleserbasert tekstbehandlings-, regneark- og presentasjonsmoduler (kalt henholdsvis Writer, Sheet and Show). Disse er ikke på langt nær så fulle av funksjoner som den bærbare eller stasjonære installerte Word, Excel og PowerPoint, men de er en hyggelig overraskelse når du slipper raske, ikke-altfor fancy formaterte dokumenter. Du får også dokumentsynkroniserings-, delings- og samarbeidsfunksjoner, pluss Android- og iOS-apper, slik at du kan få tilgang til dokumentene dine når som helst fra din PC, Mac, telefon eller nettbrett.

Gratisversjonen støtter opptil 25 brukere med 5 GB skylagringsstykke. Å betale $ 5 per bruker per måned øker den elektroniske lagringen til 50 GB per sete og legger til oppgaveadministrasjon og passordbeskyttet deling. For $ 8 per bruker per måned får du 100 GB skyplass, muligheten til å sende filer direkte til Zoho Docs og e-funn for store selskaper og søksmål.

Men Zohos tjenester begynner ikke og slutter med Dokumenter. Produktivitetstrioen er bare en (uten engang toppfakturering) av mer enn 30 nettleserbaserte apper som samlet ønsker å håndtere alt en bedrift trenger. Deres funksjoner inkluderer kontaktadministrasjon, e-post (reklamefri selv i gratisversjonen, i motsetning til Gmail og Outlook.com), rekruttering av menneskelige ressurser (HR), fakturering, IT-støtte og oppretting av online undersøkelser.

Blant selskapets markeringsapper er Zoho Books en regnskapsløsning som utfordrer Intuuts QuickBooks Online. Zoho Projects tilbyr oppgaver, milepæler, Gantt-diagrammer, teamprat og mange andre alternativer for prosjektledelse (PM). Zoho CRM er en CRM-pakke med kundesporingsverktøy og markedsføringsverktøy via e-post som konkurrerer med Salesforce.com (som Books and Projects, det er et PCMag Editors 'Choice).

Mange av Zoho-appene er tett integrert med hverandre og med andre verktøy som Dropbox og Google G Suite. Nesten alle tilbyr en gratis versjon så vel som en gratis 15-dagers prøveversjon av den betalte versjonen du velger; Zoho er ivrig når det gjelder å gi potensielle kjøpere veiledningsseminarer og telefonsamtaler. Appenes la carte-priser kan legge raskt opp hvis du bestemmer deg for å ta i bruk mange av dem, men de fleste tilbyr rabatter hvis du foretar årlige fremfor månedlige betalinger.

Opprett, del, eksporter

Fra Zoho Docs åpningsdisplay (som viser en kronologisk liste over filene du har tilgang til), kan du klikke på en knapp for å lage et nytt tekstbehandlingsdokument, regneark, presentasjon eller mappe; laste opp filer eller mapper fra PCen din, eller hent dem fra Google Drive. Dokumenter sjekkes for virus og konverteres til Zoho-format under opplasting; nedlastingsformatvalg varierer fra Office og OpenDocument Format (ODF) til ePub og PDF.

Zoho Writer kan ikke håndtere flere kolonner eller matematisk likninger, og det glemmer noen formateringspreg. Selv om tekstbehandleren for eksempel tilbyr både fotnoter og sluttnoter, kan jeg ikke finne en måte å endre skrifttypen til å samsvare med teksttekst. Alternativet for å skrive "smarte" eller krøllete sitater mangler også krøllete apostrofer. Men Writer gjør det enkelt å tilpasse avsnittsstiler, lage tabeller og pakke tekst rundt bilder (men ikke rundt tekstbokser eller trekke anførselstegn).

Jeg var klar til å banke Writer for det intetsigende brukergrensesnittet (UI), som bare er en rad med nedtrekksmenyer og en verktøylinje øverst på skjermen uten zoomkommando for å bli kvitt det tomme skjermområdet på hver side av sidevisningen. Men så la jeg merke til en "Try New Version" -knapp i hjørnet av skjermen. Ved å klikke på det gir programmet en attraktiv, tilsynelatende beta-test makeover. Det kommer med delings- og distribusjonsalternativer øverst til høyre, sporendringer og zoomfunksjoner nederst til høyre, og et menyikon øverst til venstre som åpner et kontrollpanel (som minner om Apples sider).

Derimot holder Zoho Sheet seg til brukergrensesnittet for nedtrekks- og verktøylinje som er kjent for regnearkbrukere overalt. Og de fleste av funksjonene er kjent for regnearkbrukere - fra datafilter til pivottabeller (selv om det ikke mangler Google Sheets 'nybegynnere forslag eller tips om verktøy). Du finner 27 2D-diagramtyper, pluss en håndfull 3D, inkludert lysestake, foss og nettkart.

Zoho Show tilbyr enda et brukergrensesnitt med verktøylinjer med faner. Det gir en rekke fargerike presentasjonstemaer i både 16: 9 og eldre 4: 3-skjermformat, i tillegg til en baker dusinvis av overgangseffekter mellom lysbildene og en håndfull animasjoner for oppsatte tekstbilder. Du kan sette inn bunntekst, bilder (inkludert bilder som er funnet i et Google-søk etter lysbildetittelen), figurer, YouTube-videoer og Twitter-feeds. Jeg hadde imidlertid noen små frustrasjoner med å legge til elementer til mestringsbilder og fjerne animasjoner etter å ha ombestemt meg om dem. I tillegg savnet jeg de omfattende kommenteringsalternativene som er tilgjengelige i Sheet and Writer.

Faktisk viser det meste ved Zoho Docs at det er designet for teaminnsats, fra et chatteområde på skjermen til omfattende valg for å dele filer og invitere kolleger til å jobbe med dokumenter. For hjemmekontorer, av produktivitetsplattformene jeg har sett på så langt, vil jeg kalle det minst egnet for solo-gründere eller to- eller tre-personers små bedrifter. Men det kan bare være billetten for telekommunikere som jobber hjemme for mellomstore eller store bedrifter som har tatt i bruk Zoho som sin programvareløsning.

I likhet med den andre nettleserbaserte suiten Google G Suite, konkurrerer Zoho Docs med Office Online, men blir stampet av den fullstendige PC- eller Mac-baserte Microsoft Office 2016. Den skinner imidlertid når de går sammen med Zohos chat, CRM, PM, og andre apper.