Video: The fish that walk on land - Noah R. Bressman (Oktober 2024)
Ideadministrasjon kan være nyttig i en rekke forretningsmessige sammenhenger. Verktøyene kan bruke tankekart for å organisere tanker og oppgaver, hjelpe visuelt til å gi mening om komplekse data og bruke sosial kunnskapshåndtering for å hjelpe til med å sette sammen ansattes og utøvende hjernekraft og fremme kreativitet. Selv om vår anmelder sa det i vår sammendrag av den beste idehåndteringsprogramvaren som finnes på markedet, har teknologien en lang vei å gå.
Idéhåndteringsprogramvare er fremdeles begrenset på flere måter. Front & Main Honey gir deg et intuitivt, brukervennlig grensesnitt uten mye dypere funksjonalitet; XMind er kapabel og bærbar, men har en måter å gå på i brukervennlighet; til og med Editors Choice Expert Software Applications Mindomo, som pakker både sosiale og tankekartleggingsmuligheter, er det anmelderen vår kalte "det minste mangelfulle produktet av gjengen." Ideadministrasjon er et ambisiøst teknisk konsept, og derfor har utførelsen vært forutsigbart steinete når programvareleverandører utarbeider knekkene. I mellomtiden er virksomheten på forretningsbrukeren for å unngå unna vanlige feil og produktivitetsfeller. Her er fem spesielle hinder du bør unngå.
1. Hold sikkerhet på hodet
De fleste skybaserte idehåndteringsplattformer adresserer sikkerhet på en måte med bruksanvendelsesprotokoller for forbrukere og noen ganger muligheten til å passordbeskytte spesifikke dokumenter eller filer; to-faktor autentisering er en solid kanskje avhengig av løsningen. Det er langt fra sikkerhetsnivå i bedriften, spesielt hvis du snakker om ekstra lag med kryptering for viktige bedriftsdata eller en strålende ide som kan være en verdifull handelshemmelighet i en konkurrent.
Poenget er at du ikke aksepterer standardsikkerhet i en idehåndteringsplattform uten å være påpasselig. Hvis du ikke er komfortabel med sikkerhetsnivået programvaren har på plass, er det noen få alternativer. Arbeid med bedriftens IT-avdeling for å avgjøre om det er mulig, og idestyringsplattformen du har valgt, kan tilpasses nok med programmeringsgrensesnitt for programmer for å styrke den innebygde sikkerheten og legge til dypere kryptering og autentisering. Skjønt oftere enn ikke, at verken vil være gjennomførbart eller vil være for mye bryderi.
Et mer håndterbart alternativ er å eksportere sentrale dokumenter og data - det være seg et spesielt genialt tankekart, et banebrytende brainstormdokument eller verdifulle sosiale pollingdata med fortrolige ansattes svar - og i stedet kryptere og lagre filen i en skylagringsløsning. Ikke glem å slette dataene fra idehåndteringsplattformen når du har eksportert og sikkerhetskopiert dem. Dokumentadministrasjonsløsninger i bedriftsklasse som Zoho Docs Standard eller Box (for Business) vil gjøre jobben, eller du kan gå for en kryptert skylagringsløsning som SomeSafe for enda mer paranoide sikkerhetstiltak som MicroEncryption. Hold de gyldne ideene i lås og nøkkel.
2. Ta mobil funksjonalitet med en saltkorn
Da anmelderen vår satte alle idehåndteringsproduktene gjennom tempoene sine, løp han inn i veisperringer når det gjaldt mobil produktivitet. Selv om de fleste idehåndteringsprogrammer har anstendige Android- og iOS-apper, er det ikke mye mobilintegrasjonsevne med andre apper, og heller ikke muligheten til å synkronisere data og jobbe offline. Idébehandlingsmobilapper forbedres med hver enkelt oppdatering, men hvis du er på farten og slår med en forretningsidé må du kartlegge, sikre dine spill.
Åpne Mindomo-appen for all del å spinne opp et tankekart eller Bloomfire for å begynne å lage et idéspørsmål for dine ansatte. Bare lagre arbeidet ditt i et notat eller et dokument i en annen app også. Når du støter på et formateringsproblem, en synkroniseringsfeil eller en mislykket lagring i idéhåndterings-appen din - langt fra en visshet, men en risiko verdt å avbøte for sikker - blir du ikke sittende i T-banen med en god idé å skli borte og ikke noe konkret å vise for det.
3. Vær forsiktig med integrering av applikasjoner
En av de største gjeldende begrensningene med idéstyringsprogramvare er mangelen på klar dokumentasjon eller enda bedre, forhåndsbygde integrasjoner med annen populær bedriftsprogramvare der ideene som er dannet i plattformen vil slå rot og bli til faktiske prosjekter og initiativ. Bloomfire integreres med Salesforce.com Sales Cloud Professional Edition for CRM (Customer Relationship Management), men de fleste av de første sosiale plattformene integrerer ikke CRM eller HR-ledelsesplattformer, heller ikke med et internt selskap Wiki hvor mye av avstemmingsdataene vil uunngåelig ende opp.
Det samme gjelder tankekartfokuserte plattformer, hvor integrering med et datavisualiseringsverktøy for mer overbevisende konseptuell representasjon ville være nyttig å se på tankekartede ideer på en annen måte. Når det er sagt, er det ikke akkurat tilrådelig å prøve å bygge en integrasjon uten en åpen kildekode for programvareutvikling (SDK) og klare instruksjoner eller dokumentasjon for å integrere en annen plattform. Det beste alternativet ditt er nok en gang en manuell dataeksport og import fra din idehåndteringsplattform til den relevante forretningsapplikasjonen du trenger. Spor de manuelle arbeidsflytene - hvilke data som må eksporteres og importeres og hvem som er ansvarlig - i et verktøy som Asana for å holde alt rett.
4. Ikke prøv å ettermontere prosjektledelse
Ideadministrasjon og tankekart kan være en flott måte å declutter prosjektledelsen din ved å delegere oppgaver og organisere tanker gjennom interaktive visuelle og en kortfattet hjelpsomme symboler. Faren er ikke ved å bruke idéstyring for å bedre utføre prosjektledelse, men ved å bruke en prosjektledelsesplattform for noe det ikke er gjort å gjøre. Hvis en IT-avdeling allerede er investert i et prosjektstyrings- eller samarbeidssystem, er den kostnadseffektive veien å skule denne teknologien også inn i idehåndtering.
I dette tilfellet vil du ende opp med et forvirrende lappeteppe av flerbruksprosjekter, chatterom eller kanaler som genererer uforståelig støy i form av kommentarer på toppen av kommentarer uten konseptuell organisering. Bedrifter vil ende opp med en annen e-post innboks der overbelastning av ideer uten struktur ender opp med at for mange blir begravet under haugen. Idéhåndteringsprogramvare er ikke like moden generelt sett fra et funksjonsperspektiv som et prosjektstyrings- eller samarbeidsverktøy, men den gjør det den er designet for å gjøre - gir banen til minst motstand mot å få en idé ned og utdøfte den, og håndtere overlappende tenkte bobler av hver bruker som bidrar til det.
5. Ideen er ikke nok, gjør noe med den
På et estetisk nivå er idéledelse tiltalende fordi det ser kult ut. Plattformer som Mindomo og Bloomfire er visuelt overbevisende og gjengir ideer i henholdsvis smart designet tankekart og fargerike interaktive sosiale responsgrafer. Faren med slike plattformer ser på deres elegante visualiseringer og tenker at jobben er gjort.
Det tankekartet og resultatene av avstemmingen betyr ingenting hvis den innsikten ikke blir samlet opp og transformert til et høyere forretningsformål. Av de fem plattformene vi har gjennomgått, er det bare Bloomfire som har innebygd analyse, men alle unntatt Front & Main Honey integrerer seg direkte med Microsoft Office 365. Så om du eksporterer dataene til en CRM, prosjektledelse eller forretningsinformasjon, eller sende den direkte til Office 365 for å bygge ut en strategi rundt en idé, fullfør jobben. Idéinnsamling er en kritisk del av organisk innovasjon av alle aspekter av virksomheten din, men det er bare den første delen.
