Bli organisert: hvordan du fanger viktige data med skanning og ocr-apper

En skanne-app med optisk karaktergjenkjenning (OCR) er uunnværlig for å bli organisert. De beste skanne-appene hjelper deg med å fange opp all slags informasjon, for eksempel presentasjonsbilder fra et møte, whiteboard-notater, visittkort, for ikke å nevne viktige dokumenter. De kommer godt med til annen bruk, alt fra digitalisering av papiroppskrifter til sparing av garantier.

For noen år siden måtte jeg skaffe meg et nytt pass og samme dag, slippe det av for visum. Rett etter at jeg hentet passet, tenkte jeg: "Jeg burde nok ha en kopi av dette før jeg overleverer det." Jeg tok frem telefonen min og skannet den. Visstnok tok visumet mer enn to uker, og i mellomtiden trengte jeg detaljene i passet mitt for en haug med papirer. Bra jeg hadde en leselig kopi!

Hvordan fungerer skanne-apper?

Når du bruker en mobil skanne-app, er det ikke mye annerledes enn å ta et bilde. I en ideell setting spiller du dokumentet flatt på en kontrasterende bakgrunn og peker telefonens kamera mot det.

Deretter guider skanneappen deg gjennom prosessen. Det forteller deg vanligvis å stille opp kantene på dokumentet med beskjæringsmerker på telefonskjermen. Hold deg stødig som mulig, men ikke bekymre deg. Appen justerer seg for små bevegelser. Skanningen tar et sekund eller to. Når det er gjort, ser du vanligvis en forhåndsvisning av dokumentet. Appen spør da vanligvis om du vil legge til flere sider eller starte en ny skanning.

Kanskje du tenker at du kan hoppe over en skanne-app helt og i stedet ta et bilde av papirene du vil lagre digitalt. Du kan, men det er to ulemper. For det første er det lite sannsynlig at et bilde er så tydelig som en skanning, så du risikerer ikke å ha leselig tekst. For det andre kan du ikke søke i teksten, noe som kan gjøre det ekstremt vanskelig å finne det du trenger senere.

Hva bør du skanne med en skanne-app?

La oss se på eksempler på hvordan du kan bruke en skanne-app for å holde deg organisert. Etter det skal jeg forklare hvilke funksjoner du bør se etter i de beste skanne-appene, og navngi noen få apper som har dem.

Visittkort

Neste gang noen gir deg et visittkort, kan du bruke en skanne-app for å fange den personen sin kontaktinformasjon, og deretter returnere kortet. Du vil vise hvor enkelt det er å være papirløs mens du også samler detaljene i et digitalt format, slik at du ikke trenger å skrive noe senere. Noen skanne-apper kan oppdage visittkort og opprette en ny oppføring i kontaktappen din. Andre søker på LinkedIn for å foreslå å koble seg der.

Tavler og presentasjonsmateriell

I møter ønsker de fleste av oss å gi hver foredragsholder vår fulle oppmerksomhet. Det er vanskelig å gjøre hvis vi skviser til en presentasjon eller tavle, og håper ikke å gå glipp av en viktig detalj. En flott løsning er å raskt skanne lysbildene eller andre materialer når de ser ut til å vite at du kan se over dem mer detaljert senere.

Dokumenter til e-post eller sikkerhetskopi

Mens mange mennesker og organisasjoner er glade for å sende deg digitale dokumenter, er det fortsatt mange tilfeller når vi støter på papir. La oss si at banken din gir deg et viktig papirdokument å signere, men at du vil at advokaten først skal sjekke det. Det er et flott tidspunkt å bruke skanne-appen din. Skann noen få sider slik at du kan sende dem en e-postadresse. Noen skanne-apper inneholder et verktøy som lar deg signere dem også digitalt.

Andre viktige papirer som du kanskje vil skanne og sikkerhetskopiere inkluderer immuniseringsregister, skattedokumenter og juridiske attester (fødsel, ekteskap, innvandring, etc.).

Hva du skal se etter i en skanne-app

De beste skanne-appene fanger opp dokumentene dine tydelig, gjør teksten søkbar og hjelper deg å lagre de ferdige filene på de riktige stedene. Her er hva du skal se etter:

Automatisk kantdeteksjon

En flott skanne- og OCR-app finner automatisk kantene på dokumentene dine automatisk. Når du peker kameraet mot papiret, skal beskjæringsmerkene du ser på skjermen søke etter dokumentets kant på egen hånd og tilpasse seg forskjellige dimensjoner. Uansett om du skanner et A4-ark eller et visittkort, finner appen det automatisk ut.

Lagre og eksporter alternativer

De beste skanne-appene gir deg alternativer for hvor du kan lagre eller eksportere de nylig skannede tekstene, for eksempel Google Drive, Dropbox eller en annen lagringstjeneste. Du vil ikke ha en app som tvinger deg til å oppbevare dokumenter på et nytt sted.

OCR

Jeg nevnte OCR øverst i denne artikkelen. Når du har OCR, blir ord du skanner til tekst. Du kan også kopiere og lime inn teksten eller redigere den. La oss si at du skanner en oppskrift og ser at den har en skrivefeil. Med en virkelig god skanne- og OCR-app, bør du kunne fikse skrivefeil. Noen apper kan konvertere den endelige teksten til et kjent tekstbehandlingsformat, for eksempel.docx. Andre lar deg endre teksten rett i appen uten å måtte åpne dokumentet i en tekstbehandler først.

OCR lar deg også søke i teksten til dokumenter. Dette betyr at hvis du vil finne immuniseringspostene dine, kan du prøve å søke etter legens navn for å finne filen. Du trenger ikke å huske hva du kalte filen. Hvis du bruker mye for å finne filer, trenger du definitivt OCR.

Søkefunksjonalitet

Kanskje du ikke er superorganisert når det gjelder å eksportere og lagre filene dine til et annet sted. I så fall vil du være i stand til å søke i innholdet i skanne-appen etter alt du en gang har skannet og nå trenger. En flott skanne-app vil ha sin egen søkefunksjonalitet.

Multipagesupport

Virkelig gode skanne-apper kan skanne flere sider etter hverandre. De bør deretter sortere alle sidene i en enkelt PDF med letthet. De mest avanserte skanne-appene stemmer også for sideforvrengning, for eksempel når du skanner sider fra en bok og ikke helt får den til å legge seg flat.

Pris

Mange av de beste skanne- og OCR-appene har et gratis servicenivå og et premium betalt nivå. OCR blir noen ganger betraktet som en premiumfunksjon. Prisene for skanne- og OCR-apper er litt gale. For en stund kan du forvente å betale mellom $ 4 og $ 7 for en anstendig app. Nå er engangsavgiftene ti ganger høyere. Mens abonnementsrentene er rimeligere, trenger noen mennesker bare en skanne-app et par ganger i året.

De beste skanne-appene

Nå som du forstår hva skanneapper kan gjøre og hvorfor du kanskje vil ha en, her er noen av de beste du kan finne. Jeg har fokusert på apper som tilbyr skanning og OCR og gjør teksten din redigerbar. Det er mange apper som bare skanner. Evernote Scannable og den mobile Dropbox-appen er to eksempler. Men de gir deg ikke en endelig tekst som du kan kopiere og lime inn eller redigere. Disse appene gjør det.

Uansett hvilken app du velger, vil du finne at det å ha en skanne-app for hånden som du stoler på, hjelper deg med å digitalisere dokumentene og holde deg organisert.

ABBYY FineScanner

Gratis; Pro for $ 4, 99 per måned, $ 19, 99 per år, eller $ 59, 99 engangsavgift

ABBYY FineScanner er muligens den beste og mest kapable skanneren og OCR-appen for mobile enheter. Den eksporterer filer til en rekke formater, lar deg lagre filer til de fleste store lagringstjenester, og kjører til og med OCR på mer enn 40 språk. Du trenger en Premium-konto for å få OCR, som koster $ 4, 99 per måned, $ 19, 99 per år eller $ 59, 99 for en engangsavgift.

Tilgjengelig på Android, iOS

Microsoft Office-objektiv

Gratis

Microsoft Office Lens er en av svært få skanne-apper som er helt gratis. Det er litt tregere og klumpete enn andre apper med kantdeteksjon og beskjæring, men det får jobben gjort. Appen har spesielle moduser for skanning av visittkort og tavle. For å redigere teksten du skanner, må du eksportere teksten via Microsoft OneDrive og deretter åpne den Word.

Tilgjengelig på Android, iOS, Windows

Scanbot 9

Gratis; Pro for $ 4.49 første året deretter $ 22.49 per år; eller 69, 99 dollar engang på iOS

Scanbot er en utmerket skanne- og OCR-app. Når det er sagt, endret selskapet nylig prismodellen fra en lav engangsavgift til et årsabonnement eller dyrere engangsavgift ($ 69, 99). I tillegg er prisene veldig vanskelige å spore opp. Uansett er Pro-versjonen av Scanbot verdt å vurdere om du trenger en rask og nøyaktig skanne-app for nesten alle typer dokumenter. Den har gode fargekorrigerings- og optimaliseringsverktøy, pluss andre skannefunksjoner, for eksempel en QR-kodeleser og strekkodeleser. Du kan også bruke den til å signere dokumenter ved å bruke noe mer enn fingeren og telefonen eller nettbrettet.

Tilgjengelig på Android og iOS