Hvordan samle helse- og velværedata uten å skremme de ansatte

Nå som HR-avdelingen har taket i knasende tall for å ta bedre beslutninger om ledelse av mennesker, reiser det spørsmål om ansattes personvern. Det er tydelig fra nylige rapporter som beskriver hvordan arbeidsgivere og analyserfirmaer og forsikringsselskaper som de jobber med bruker - eller misbruker, avhengig av hvem som snakker - ansattes helse og velværedata.

Selv om noen HR-programvare gir velværedata basert på fordelsadministrasjon, ansetter flere og flere selskaper tredjeparts analysefirmaer for å gruve data samlet fra helseforsikringskrav, arbeidsgiver sponsede velværeplaner og andre kilder. De bruker informasjonen for å identifisere deler av arbeidsstyrken deres som kan ha nytte av informasjon om spesifikke helse- eller medisinske forhold.

Høres uskyldig ut. Men analysekonsulentvirksomhet Castlight Health kan fortelle hvilke ansatte som kan være i faresonen for diabetes, hvem som er gravid eller til og med hvem som kan trenge ryggkirurgi, sa en virksomhetsleder Fortune nylig. Selskapets data setter av alarmklokker hos personverngrupper. Organisasjonene hevder arbeidsgivere - spesielt hos mindre virksomheter - kan komme med utdannede gjetninger om hvilke ansattes data som er inkludert i samlede resultater. Bevæpnet med den slags informasjon argumenterer de for at mindre arbeidsmessige arbeidsgivere kan fyre opp ansatte som er gravide eller hvis tung bruk i helsevesenet kan øke kostnadene for de samlede fordeler.

Den føderale loven, nemlig Health Information Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA), hindrer bedrifter i å dele en persons konfidensielle helseinformasjon. Analysefirmaer i helsevesenet hevder at de ikke bryter HIPAA-forskriftene fordi de bare deler ansattes helse- og velværedata i samlet form, slik at ingenting kan spores tilbake til en enkelt person. Men selv om selskaper ikke bruker et eksternt analysefirma, bør HR-avdelingene ta dette som en vekker for å undersøke praksis for innsamling, bruk og ivaretakelse av ansattes helse- og velværedata.

"Vi kan ikke undervurdere følsomheten rundt helseinformasjon - spesielt på områder som graviditet der kvinner allerede er overbevisste om potensiell skjevhet og diskriminering fra arbeidsgiveren deres, " skrev Jennifer Benz, administrerende direktør i kommunikasjonsrådgivning for ansatte fordeler Benz Communications.

For å få tillit, vær gjennomsiktig

Det er riktige og gale måter å samle helse- og velværedata i, ifølge HR-ledere, konsulenter og arbeidsrettseksperter. For å få de ansattes tillit, vær helt gjennomsiktig om hva du gjør og hvorfor. Da Bob Merberg, ansatt velvære-programleder i Paychex, rullet ut et fornyet velværeprogram med biometrisk screening og helserisikovurderinger, var lønnstilbyderens 12 000+ ansatte skeptiske. For å motvirke det, var Paychex på forhånd om hvordan vurdering og andre data ville bli brukt - og la ikke skjul på detaljene i serviceavtale eller dispensasjoner.

Paychex bruker en tredjepart for å samle inn ansattes helseopplysninger, og "vi pålegger dem å holde det hellig, " sa Merberg. "Vi søker virkelig å samle den og få den overført så lite som mulig."

Mer i dag møter Paychex ikke motstand fra ansatte angående personvern, sa Merberg. "Vi har bevist at vi prøver å gjøre er å respektere personvernet. Men det viktigste må være mønsteret av åpenhet over tid."

Tillat ansatte å melde seg på

Når du setter opp et velværeprogram, er ansattes opt-in viktig. Programmer eller planer som er bortvalgt som standard - hvor ansatte automatisk blir registrert med mindre de eksplisitt ber om å bli fjernet - er ikke bra for moral eller for å få full ansattes engasjement for programmet.

Fordi så mye data i dag lagres i skyen og personlig informasjon er i faresonen kontinuerlig, bør de ansatte ha valget mellom å melde seg på. Dette er for å sikre at de forstår et programs intensjon, men også å være tydelig på hva å delta i programmet betyr, ifølge Mark Stelzner, grunnlegger og administrerende rektor ved konsulentfirmaet Inflexion Advisors HR (IA HR), som hjelper selskaper med HR-teknologiske implementeringer.

Når du har fortalt ansatte hvilke data du samler inn, ikke avvike fra det. Det kan være fristende å samle ny informasjon eller bruke dataene du samler inn på en annen måte. Å endre parametere betyr imidlertid at ansatte ikke er fullt ut informert, og at det kan åpne deg for invasjon av personvernkrav i følge Karla Grossenbacher, en partner i Seyfarth Shaw LLPs kontor i Washington, DC, og konsentrerer seg om arbeids- og ansettelsesrett. Hun er styreleder for deres arbeids- og ansettelsespraksis i Washington, DC.

"Når du begynner å bruke det til et annet formål, kan folk si at de ikke samtykket til det, og gråter stygt, " sa Grossenbacher. "Det er veldig viktig å få de ansatte til å føle seg komfortable."

Ansattes personvern er et av de store spørsmålene rundt kjerne HR-styringssystemer, ifølge HR teknologiske forskningsfirma Sierra-Cedar. Det kommer bare til å bli større etter hvert som HR-team får erfaring med prediktiv analyse i flere aspekter av ledelse av mennesker, inkludert å gjøre utdannede gjetninger om ansattes fremtidige atferd.

Som arbeidsgiver er det viktig å sørge for at du holder ansatte informert om hva du samler inn, hvordan du bruker det og hvilke alternativer de har til å velge bort hvis de ønsker det.