Hvordan kombinere pdf-filer

Problemet: Kombinere flere PDF-filer til en enkelt fil, slik at du ikke påfører et halvt dusin PDF-filer til regnskapsavdelingen når du vet at de vil miste oversikten over mer enn en fil. Eller kanskje har du fire eller fem deler av en rapport som du har skrevet ut for å skille PDF-filer fra Word, Excel og en fotoredigerer. Hvordan får du dem til en enkelt PDF?

Hvis du bruker en Mac, har du det eneste verktøyet du allerede trenger i MacOS-operativsystemet, selv om du kan finne mer fleksible og fullfunksjonsløsninger hvis du kjøper kommersielle tredjepartsapper. Hvis du bruker Windows, trenger du tredjepartsapper, men du kan finne gratis open source-apper som gjør jobben. Det er også online apper som tilbyr å kombinere og redigere PDF-filer som du laster opp, men jeg anbefaler ikke noen av dem. PDF-filene dine inneholder usynlige metadata, som potensielt kan identifisere deg og systemet ditt, og det kan være lurt å ikke gi disse metadataene til et nettsted som tilbyr gratis redigeringsfunksjoner. Det nettstedet vil kanskje tjene på dataene dine på måter du ikke vil.

Hvordan kombinere PDF-filer i Windows

Når du trenger å kombinere PDF-filer i Windows, kan du bestemme at du skulle ønske at du hadde en Mac, der forhåndsvisnings-appen gjør jobben raskt og enkelt. Windows 10 lar deg se PDF-filer i Edge-nettleseren, men lar deg ikke gjøre noe med dem. For å slå sammen eller administrere PDF-filer, trenger du enten en gratis, men begrenset tredjeparts produktivitetsapp eller en av en rekke godt designet kommersielle apper.

Hvis dine PDF-administrasjonsbehov er minimale, installerer du gratis PDFsam fra www.PDFsam.org. Hvis du vil at gratisproduktet, kan du fjerne merket for alternativet i installasjonsprogrammet for å laste ned den forbedrede versjonen, som er gratis å forhåndsvise, men $ 49 å beholde. Et romslig grensesnitt lar deg velge mellom funksjoner som å slå sammen og dele opp PDF-filer, pluss en fin funksjon som kombinerer to PDF-dokumenter, veksler sidene fra en fil med sidene fra den andre, slik at du kan lage en enkelt PDF fra separate PDF-filer som inneholder forsiden og baksiden av et originalt tosidig dokument.

Ikke forvent et brukervennlig grensesnitt som miniatyrbildevisningene i Adobe Reader og annen kommersiell programvare. Du fletter to PDF-filer ved å dra dem inn i et PDFsam-vindu, som legger dem til i en liste. Du kan spesifisere et sidespekter fra hver PDF, men du må finne ut hvilke sider du vil ved å se dokumentet i en egen app som Microsoft Edge eller Adobe Reader. Heldigvis kan du åpne PDF-filer direkte fra fillisten i PDFsam. Når du er klar til å slå sammen PDF-filene, klikker du på Kjør-knappen og en sammenslått PDF blir opprettet.

Hvis du vil ha bedre visuelle signaler når du slår sammen PDF-filer, trenger du en kommersiell app som lar deg se den kombinerte PDF-filen før du lagrer den på disk, og viser også miniatyrbilder som du kan dra opp og ned i en sidefelt for å ordne om sider. Du kan bruke nesten hvilken som helst PDF-redigeringsprogramvare, alt fra moderat priset PDF-Xchange Editor fra Tracker Software, eller velge en av våre Editor's Choice-apper som ABBYY FineReader 14 eller Adobe Acrobat DC.

Med alle disse appene kan du kombinere PDF-filer i utgangspunktet på samme måte. Slik gjør PDF-XChange Editor det. Den enkleste metoden er å bruke File-> New Document, og velge alternativet til å kombinere filer til en enkelt PDF. En filliste-boks åpnes. Dra inn filene du vil kombinere i en enkelt PDF-fil. Du kan legge til PDF-filer, eller hvilken som helst kombinasjon av tekst-, Word-, Excel- eller PowerPoint-dokumenter i listen, og appen vil konvertere dem til PDF-format mens du kombinerer alle filene til en enkelt PDF.

Når du kombinerer filer, kan du spesifisere sidområdet du vil importere, men du kan også finjustere kombinasjonen ved å åpne flere filer i separate faner i PDF-XChange Editor og dra miniatyrbilder av siden du ønsker fra kildefanen til målfanen (hvis miniatyrbilder ikke er synlige, trykk Ctrl-T eller bruk Vis> Ruter-menyen).

Hvordan kombinere PDF-filer på en Mac

I motsetning til Windows, kommer macOS med kraftige PDF-verktøy innebygd - levert av den villedende beskjedne Preview-appen. For å kombinere to eller flere PDF-filer i Forhåndsvisning, start med å lage en kopi av en av filene og jobbe med duplikatet (dette er en viktig forholdsregel fordi Forhåndsvisning lagrer filen mens du jobber, og hvis resultatene ikke er det du vil ha, må du gjøre noen fancy fotarbeid for å få tilbake den originale filen).

Åpne duplikatfilen. Hvis miniatyrbilder ikke er synlige i forhåndsvisning av sidefeltet, går du til Vis-menyen for å slå dem på. Deretter drar du bare flere PDF-filer til sidefeltet og slipper dem på stedet i filen der du vil at de skal være - i starten eller slutten, eller mellom to eksisterende sider. Hvis du får feil plassering, kan du dra en eller flere miniatyrbilder til riktig sted, og du kan slette alle sider du ikke vil ha.

Hva om du bare vil slå sammen noen få sider fra en andre PDF-fil? Åpne filen i et annet PDF-vindu og dra miniatyrbildene du vil ha til din første PDF-fil. Som alltid i macOS, kan du Shift-klikke for å velge et kontinuerlig utvalg av sider, eller Cmd-klikke på flere sider for å velge sider hvor som helst i filen. Hvis noen sider importeres i feil retning, kan du bruke Forhåndsvisning av verktøylinjen for å rotere dem.

Noen ganger fungerer forhåndsvisning på tilsynelatende uforutsigbare måter når du lagrer en fil, så når du har de kombinerte sidene ordnet slik du vil ha dem, velger du Fil> Eksporter til PDF og lagrer den sammenslåtte PDF-filen under eget navn. Du kan også velge Fil> Lukk, og følge instruksjonene for å lagre den sammenslåtte filen under navnet på filen du startet med, men det er tryggest å bruke alternativet Eksporter til PDF.

Forhåndsvisning har et annet PDF-sammenslående triks som ikke umiddelbart er åpenbart. Du kan slå sammen alle filer som Forhåndsvisning kan vise til en eksisterende PDF. Det betyr at du kan dra hvilket som helst PNG-, TIFF-, JPEG- eller annet standardbildeformat til en PDF. Men hva hvis du vil lage en PDF som inneholder et Word-dokument eller et Excel-regneark? Du kan ikke dra disse dokumentene til Forhåndsvisning, men du kan bruke Skriv ut-menyen i Word eller Excel til å lage PDF-filer som du kan bruke for en sammenslåing.

Alternativt, hvis du har en tredjeparts-app som Adobe Acrobat, kan du slå sammen PDF-filer på samme måte som du slå dem sammen i Forhåndsvisning - men du kan også direkte dra filer i alle filformater som Acrobat vet hvordan de skal konvertere til PDF, inkludert HTML-nettsider, ren tekstfiler, Word-dokumenter og Excel-regneark. Med Acrobat kan du også lage en helt ny PDF fra ett eller flere av de samme eksterne formatene. Bare bruk File> Create-menyen og følg instruksjonene.

For andre måter å konvertere en PDF til en Microsoft Word-fil, kan du sjekke ut vår guide. Hvis du trenger hjelp til å redigere PDF-en når dokumentene er kombinert, kan du sjekke vår guide som dekker Hvordan redigere en PDF.