Hvordan drepe e-post med riktig prosjektstyringsprogramvare

E-post øker stress, skaper unødvendig arbeid og får folk til å føle seg overveldet. Ingen kan være den beste versjonen av seg selv på jobb under disse forholdene. De siste årene har organisasjoner begynt å bevege seg fra e-post til fordel for apper for teammeldinger, som Slack og andre kommunikasjonsverktøy på arbeidsplassen. Å finne riktig verktøy, eller sett med verktøy, påvirker om teamet ditt vil kunne gi fra seg de tradisjonelle innboksene. For mange team bør prosjektstyringsprogramvare være en del av løsningen.

Hva er prosjektstyringsprogramvare?

Programstyringsprogramvare, også kalt prosjektledelsesapper, er online verktøy som teamene bruker for å spore arbeid. I vid forstand kan en prosjektledelsesapp være alt fra et komplekst programvare for å administrere arbeid, som Microsoft Project, til en grunnleggende oppgave-app. De mest populære appene inkluderer andre forretningsverktøy for å administrere ressurser, spore tidsbruk på oppgaven eller til og med fakturering.

Vi skiller ofte forskjellige typer samarbeidsverktøy fra prosjektstyringsapper for å gjøre det lettere å anbefale riktig app til riktig formål. Når det er sagt, overlapper de to kategoriene og noen få andre (for eksempel kanban-brett-apper og arbeidsstyringsapper) betydelig. Så mens jeg noen ganger gjør det slik at apper som Asana, Trello, Airtable og Basecamp ikke er strengt prosjektstyringsapper, kan vi inkludere dem her.

Hva gjør du i programvare for prosjektledelse?

Hver prosjektstyringsapp er litt annerledes, men de fleste av dem lar deg se forskjellige aspekter av teamets arbeid uten å kreve at du spør kollegaene om dem.

Når du logger inn, ser du alle oppgavene som teamet ditt må fullføre, og fristene. Du ser hvem som ble tildelt hvilken oppgave, om og når de fullførte den, og om de hadde noen kommentarer til den. Hvis en av kollegaene dine uventet er ute, kan du logge deg på prosjektstyringsappen og sjekke om de hadde noe presserende tildelt i dag som et annet teammedlem skulle hente. Hvis du for tiden bruker e-post for å fortelle noen at en oppgave er utført, stille spørsmål om en oppgave eller sende noe ut for godkjenning, vil du sannsynligvis ha fordel av en prosjektledelsesapp.

Det er mer enn det. Når du og kollegene dine bruker en prosjektledelsesapp, holder appen telling på arbeidet som blir gjort. Hvor mange oppgaver ble fullført i tide? Er prosjektet for øvrig fremdeles i rute for å være ferdig innen fristen? Robuste prosjektstyringsapper kommer med alle slags diagrammer og grafer som hjelper deg å holde et øye med denne typen ting. På den måten, hvis prosjektet begynner å gli, kan du oppdage det tidlig og jobbe for å forhindre det. Men la oss ikke bli sidespor. La oss holde oss til hvordan prosjektstyringsapper hjelper folk å kommunisere.

Hva gjør en prosjektleder?

Et prosjekt er en serie oppgaver. En prosjektleder er personen som vet hva alle disse oppgavene er - eller i det minste overvåker dem. Noen ganger faller prosjektlederen ut oppgavene eller legger dem i et basseng som folk kan kreve. Prosjektlederen holder deretter øye med oppgavene og menneskene som gjør dem til de alle er ferdige.

Ikke alle team har en prosjektleder per se, men de fleste har noen som har ansvaret. Det kan være en bedriftseier, leder eller teamleder. Den som er din poengperson eller daglige beslutningstaker, det er prosjektlederen din.

Hvorfor e-post er dårlig for prosjekter

E-post er elektronisk post, som jeg vet høres opplagt ut, men vær med meg her. Mail er en fryktelig mulighet for å tildele arbeid. Tenk om oppdragene dine kom til deg via sneglepost. Det er nesten latterlig. Likevel er e-post ikke så forskjellig fra vanlig post, bortsett fra at den er raskere.

Tenk på hva e-post er flinke til å gi:

• asynkron kommunikasjon med papirspor
• dokumentleveranse

Tenk nå på hva en prosjektleder trenger å vite når de administrerer en serie oppgaver:

• hvem er tilgjengelig
• hvor mye arbeid hver arbeider for tiden har tildelt dem og når det forfaller
• fremdriften i arbeidet som allerede er tildelt (f.eks. "John har to oppgaver tildelt ham og begge er 90 prosent ferdig")
• en kalender med frister
• muligheten til å prioritere og omprioritere oppgaver basert på prosjektets behov

Å gjøre den typen jobb på mail er latterlig.

Enda viktigere er hvordan de fleste kontorarbeidere bruker e-post skaper avbrudd. Når nye e-postmeldinger kommer med dykker eller popup-varsler, sjekker arbeidere vanligvis at de innkommende meldinger ikke haster. Så kommer de tilbake til det vi gjorde til neste avbrudd. Folk gjør dette hele dagen, og sjekker og skanner e-posten. Flere studier viser at bruk av e-post tar rundt 30 prosent av en kunnskapsarbeiders dag, og at tiden spres jevnt utover dagen, i stedet for å være i diskrete biter. Med andre ord, e-post avbryter oss hele tiden.

Avbrudd har vanligvis en netto negativ effekt, selv om det kanskje ikke er slik du antar. Avbrudd får folk til å føle seg mer stresset og at de har større arbeidsmengde enn de faktisk gjør. Mennesker føler også større frustrasjon og tidspress.

Måten folk samhandler med e-post på, fører også til bortkastet tid. Vi mister tid når vi må lese den samme e-posten som vi skannet tidligere på dagen, fordi vi har glemt hva den sa. Hvis du glemmer hva datoen er for en nøkkel som kan leveres, tar det tid å grave den ut av e-post. Og hva hvis e-postmeldingen du graver opp, er en gammel, og datoen siden har gått frem en uke?

Dette er alt å si at e-post ikke var designet for å håndtere oppgaver. Det er feil verktøy for den jobben.

Kommunisere med en prosjektledelsestjeneste

Prosjektledelse innebærer å sjonglere mennesker og ressurser, holde et våkent øye med tiden, og omfordele eller omprioritere oppgaver når situasjonen endrer seg. Programstyringsprogramvare ble designet for å håndtere den slags problemer og andre som ofte dukker opp i løpet av et prosjekt.

Hvordan er det å kommunisere i en prosjektledelses-app kontra e-post? Det er som forskjellen mellom å se noe med egne øyne og lese en beskrivelse av det. I det første scenariet har du kontroll over hva du vil se og når. I det andre stoler du på at andre mennesker skriver ut meldinger som forteller deg hva de synes er viktigst - eller enda verre hva de tror du vil høre.

Ulike prosjektstyringsapper har forskjellige verktøy for å kommunisere. Nesten alle støtter for eksempel @ omtaler. Ser du på at Slack og andre team-meldingsapper har blitt så populære, kan du ofte koble dem til prosjektledelsesappen din, og dermed effektivisere samtalene dine til ett sted. Hvis du ikke allerede har en teamchat-app, kan du hoppe over den og i stedet lete etter en prosjektstyringsapp som inneholder en chatboks i appen. Zoho Projects og ProofHub tilbyr det begge.

La oss si at det aktuelle prosjektet har mange visuelle elementer, og teamet som jobber med det, trenger å diskutere dem. Livet ditt vil være mye enklere hvis du har verktøy for bildemarkering i prosjektledelsesappen. På den måten kan du elektronisk skrive på et bilde og legge ved kommentarer, noe som gjør det enklere for alle på teamet ditt å både gi og forstå tilbakemeldinger. Volerro er ett eksempel på en prosjektstyringsapp med markeringsverktøy.

Som nevnt håndterer prosjektstyringsapper alle de grunnleggende tingene du trenger for å sjonglere og spore, som oppgaver, tidsfrister, fremdrift og mottakere. All den informasjonen er synlig for de som trenger den. I den forstand er det mindre behov for å kommunisere om disse slags saker. Du trenger aldri å sende e-post til noen og CC et halvt dusin mennesker for å vite om de nesten er ferdige med en oppgave når du kan logge deg på systemet og se at det er merket som 75% gjort. Mange av de tingene som krever at du leser mellom linjene når du bruker e-post til oppgavestyring, blir plutselig krystallklart når du bruker programstyringsprogramvare.

Mindre tid på e-post betyr mer arbeidstid

Fordelene med å få et team via e-post og inn i en prosjektstyringsapp for å kommunisere kan være enorme. Reduksjonen i e-posten alene vil sikkert gjøre alle fornøyde, men det blek i forhold til merverdien av å ha større synlighet på hvem som gjør hva, hva annet de gjør og statusen til hver oppgave. Det gjør det mye enklere å ha nøyaktig informasjon tilgjengelig mens du jobber, slik at beslutningstakere kan ta gode beslutninger.

For mer spesifikke tips om å jobbe med en prosjektledelsesapp, se 7 måter å forenkle prosjektledelse i teamarbeid og 5 Zoho-prosjekter for å organisere virksomheten din.