Slik forvandler du bitrix24 crm til et timeadministrasjonsverktøy

Bitrix24 CRM er et dyktig frittstående CRM-verktøy (CRM), men det gjør mye mer. Innebygd i Software-as-a-Service (SaaS) -plattformen er funksjoner som dokument- og prosjektstyring (PM), sanntidssamarbeid og til og med voice-over-IP (VoIP) tjenester. Men en av Bitrix24s største styrker ligger i menneskets ressursstyring (HR) evner.

Som et rent CRM-verktøy kom Bitrix24 i nærheten av Editors 'Choice Apptivo CRM. Skjønt, når du legger til HR-ledelsesfunksjonene, blir Bitrix24 til et komplett skybasert knutepunkt for å administrere ikke bare kundeemner og salg, men tidsstyring, ansatte kataloger og intranett, kalendere, kunnskapsbaser og en rekke andre menneskelige mennesker Resources Information System (HRIS) -funksjoner.

Syv HR-ledelsesfunksjoner innebygd i Bitrix24

Et Bitrix24-abonnement kommer med mer enn to dusin gratis HR-styringsverktøy og enda flere premiumfunksjoner; du trenger bare å vite hvor du skal se. Følgende er syv sentrale funksjoner som du finner i hele Bitrix24, som du kan bruke til å utføre HR-oppgaver og gjøre CRM til en fungerende HR-plattform.

1. Aktivitetsstrøm

For en HR-administrator er Bitrix24 Activity Stream der du kan skaffe ansatte logistikk og policyinformasjon de trenger raskt og effektivt. Det er hovedpoenget med tilgang til selskapets intranett. Aktivitetsstrøm er en brukers første alternativ når de klikker på Mitt arbeidsområde i Bitrix24-navigasjonslinjen til venstre, som trekker opp en Facebook-lignende feed der du kan sende meldinger til alle bedriftsansatte eller medlemmer av en bestemt avdeling. Brukere kan også lage avstemninger, og det er en egen meldingsfunksjon kalt kunngjøringer for å lage uthevede innlegg i feeden eller i en egen widget (i høyre kolonne ved siden av hovedfeeden).

2. HR-skjemaer og arbeidsflyt

Bitrix24 inkluderer et sentralisert HR-dokumentlager for å lage og administrere tilpassbare skjemaer, inkludert opplæringsforespørsler, overføringsforespørsler og samsvarsformularer. Fra navigeringslinjen til venstre, under fanen Bedrift, kan brukere klikke på Lister for å se dokumenter og forespørsler sendt av ansatte i forskjellige kategorier (klager, overføringer, utgifter, etc.), og disse listene kan deles opp etter seksjon eller etter tilpassede kategorier. For å hjelpe til med administrasjon av poster integrerer Bitrix24 også med Microsoft SharePoint for å synkronisere filer mellom SharePoint-lister og bedriftens intranett.

Du kan også opprette tilpassbare HR-skjemaer ved å klikke på eOrders (serviceforespørsler) under fanen Tjenester i venstre navigasjon. Herfra kan HR-administratorene lage og endre papirløse skjemaer som de ansatte kan få tilgang til via sin selvbetjeningsportal. Prosessen som disse dokumentene sendes inn og godkjennes på, kan også tilpasses i delen Business Processes under samme fane, mens du kan se hvilket trinn i arbeidsflyten dokumentet er i ved å klikke på Workflow-visningen under My Workspace.

3. Tidsstyring

Bitrix24 inneholder en rekke tidsstyringsverktøy med organisasjonsfunksjoner og ytelsesrapporter innebygd. Fra Aktivitetsstrømmen kan ansatte slå seg inn og klokke ved å trykke på Pause eller Stopp-knappen i arbeidsdagen Varighet, samt lage en daglig plan med oppgaver å fullføre. HR-administratorer kan stille inn hvilken tid arbeidshverdagen starter og slutter, og Bitrix sporer IP-adresser så vel som tid til å logge om en ansatt jobber hjemmefra eller på kontoret. HR-administratorer kan også håndtere avspasering og forlate forespørsler fra kategorien Forretningsprosesser, og se Fraværsdiagrammet under fanen Bedrift for å kartlegge deltakelse på ansatte.

Systemet inkluderer også arbeidsrapporter og effektivitetsrapporter, som kan genereres om et team, en individuell ansatt eller selskapet som helhet. Arbeidsrapporter kan kjøres daglig, ukentlig eller månedlig, for å bli evaluert av en veileder som kan gi en positiv eller negativ vurdering og kommentere hvor lang tid det tok å fullføre oppgaver, hvordan den ansatte klarte timeplanen osv. Effektivitetsrapporter tar dette et skritt videre ved å rulle arbeidsmengde, forfalte kontra fullførte oppgaver og effektivitetsmålinger til et rapportkort for sorteringer for avdelinger og ansatte.

4. Selvbetjeningsportal

Bitrix24 handler om selvbetjening av ansatte, og som sådan fungerer hele plattformen i hovedsak som en selvbetjeningsportal. Ansatte administrerer sine egne profiler - kontaktinfo, ID-bilder osv. - og får tilgang til alle dokumenter og tilpassbare skjemaer fra Company Drive-siden. Opplevelsen er designet for å automatisere rutinemessige HR-prosesser og eliminere lag med arkivering, forespørsel og godkjenning, så innen tjenesteseksjonen kan ansatte også legge til egne forretningsreiser, lage møter og bestille rom, som deretter legges til gruppekalenderen.. HR har fremdeles endelig uttrykk for alle disse forretningsprosessene, men ansatte kan kutte ut mellommannen og gjøre leggingen selv.

5. Diagram over medarbeidere og selskapets struktur

En sentral HRIS-funksjon i Bitrix24 er den sentraliserte medarbeiderkatalogen. Under kategorien Bedrift inneholder Ansatte-siden en søkbar katalog som lar deg finne en kollega etter navn eller delnavn, avdeling eller ekspertise. Brukere kan også legge til søkefiltre som stilling eller filial, og resultatene trekker opp en rik liste over ansatte, inkludert hodeskudd og diverse kontaktinfo.

Den andre måten å søke på er gjennom selskapsstruktur og organisasjonsdiagrammer. Firmastruktur-siden under fanen Bedrift gir brukere en visuell representasjon av selskapets organisasjonshierarki fordelt som et flytskjema, noe som gjør det enkelt å spore etter avdeling eller hvem som rapporterer hvem de skal finne den ansatte du trenger.

6. Kunnskapsstyring

I tråd med selvbetjeningsfilosofien tilbyr Bitrix24 HR-funksjoner som lar ansatte finne og administrere all informasjonen de trenger om selskapet og deres ansvar. Plattformen inkluderer en innebygd kunnskapsbase og Wiki der ansatte kan legge til avdeling- eller posisjonsspesifikke artikler og oppføringer med en WYSIWYG-tekstredigerer, og hver side inneholder en redigeringshistorikk og kommentarseksjon.

Kunnskapsbasen strekker seg også til e-læring og opplæringskurs og verktøy, der HR-administratorer eller ledere kan lage online-kurs, treninger og tester som skal administreres til nyansatte under onboarding. Til slutt inkluderer Bitrix også en fane Ideer under Tjenester som gir idehåndteringsfunksjonalitet for de ansatte til å sende inn ideer og forslag for å forbedre aspekter ved selskapet. Innleveringene blir deretter opp- eller nedstemt av andre brukere.

7. Rekrutteringsverktøy

En kjernefunksjon for enhver HR-profesjonell er å håndtere rekruttering. Uten muligheten til å opprette og redigere stillingsannonser, administrere gjenoppta og føre tilsyn med ansettelsesprosessen, ville Bitrix24 ikke være mye bra for en av de viktigste jobbene i menneskelige ressurser. Heldigvis inkluderer plattformen et internt jobbtavle på karrieresiden under fanen Bedrift hvor brukere kan se posisjoner og legge til innlegg. Bitrix bruker sin eksisterende dokumenthåndteringsinfrastruktur for å holde oversikt over gjenoppta, men kan gi ansettelsesansvarlige tilgang til relevante CVer i et spesifikt arkiv i sine egne arbeidsgrupper, slik at de ikke trenger å søke i hele dokumentdatabasen etter CVen de leter etter. Når det gjelder faktisk å intervjue kandidatene, blir planlegging og bestilling av møterom gjort på samme måte som bestilling av andre typer avtaler. Bitrix24 får ikke brukere til å gå ut av deres måte å få tilgang til HR-funksjonalitet; det hele er bakt inn i en opplevelse.